El comprobante de pago se crea en el momento en que se paga el pedido. Solo entonces recibe su número de la serie, su fecha de emisión y, en las facturas, la fecha de operación. Estos tres valores ya no cambian nunca, ni siquiera si más adelante edita o cancela el pedido.

Funciona igual con todos los métodos de pago. Con tarjeta y PayPal el documento está disponible casi de inmediato tras el pago. Con una transferencia bancaria o un pago presencial aparece cuando concilia el pago con su extracto bancario o lo registra en el pedido con Registrar pago.

Zenamu emite documentos solo si tiene activada la opción Emitir comprobantes de pago en los ajustes, sección Pagos, y su plan lo permite. Sin ese ajuste, sus pedidos funcionan exactamente igual, simplemente no tienen documento.

Mientras el pedido no esté pagado no hay un documento, sino una solicitud de pago. El cliente recibe un correo electrónico con los datos bancarios, la referencia de pago y una fecha de vencimiento. Una solicitud de pago no tiene número de documento y no entra en su contabilidad. Es solo una indicación para que el cliente pague.

La fecha de vencimiento consta en ese correo y Zenamu la cuenta desde el momento en que se creó el pedido. Nunca es posterior al inicio de la clase que ha reservado el cliente. Cuando vence el plazo, Zenamu no cancela el pedido automáticamente. Esa decisión es suya.

Si su estudio emite documentos, el correo también informa al cliente de que podrá descargar el documento desde el detalle del pedido en cuanto llegue el pago.

Una factura lleva el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de operación y la fecha del pedido.

La fecha de emisión es el día en que se pagó el pedido. La fecha del pedido es el día en que se creó el pedido, es decir, cuando el cliente reservó o compró. En las reservas que se pagan más tarde, las dos fechas son distintas, y es correcto que así sea.

La fecha de operación puede ser anterior a la fecha de emisión, por ejemplo cuando el cliente asiste a la clase antes de que se cobre el pago. Zenamu crea el documento solo cuando el pago se cobra efectivamente, así que la fecha de emisión nunca se basa en una simple autorización de la tarjeta.

El recibo, que es lo que emiten los estudios que no son sujetos pasivos de IVA, lleva el número de recibo, la fecha del pedido y el número de pedido. No lleva fecha de operación y, a diferencia de la factura, tampoco imprime la fecha de emisión, aunque usted sigue viendo esa fecha en el detalle del pedido.

En el área de administración, abra Pedidos y haga clic en el pedido: su detalle muestra el número de documento, la fecha de emisión y la fecha de operación. El cliente ve los mismos valores en el detalle del pedido dentro de su cuenta.

Mientras el pedido esté sin pagar, esas filas no aparecen, porque el documento todavía no existe.

Cuando edita un pedido que ya tiene documento, Zenamu le avisa de que el cambio se reflejará en él. Su número y su fecha de emisión no cambian.

Un pedido sin pagar no tiene documento, así que al cancelarlo no se emite ninguno. Tampoco consume ningún número de la serie, por lo que no queda ningún hueco en su numeración.

Cuando el dinero vuelve al cliente, Zenamu emite un documento rectificativo que hace referencia a la factura o al recibo original. El propio documento se encabeza con Factura rectificativa, o Rectificación de recibo si el original era un recibo, mientras que el botón de las acciones del pedido se llama Descargar comprobante de cancelación. Su fecha de emisión es el día de la cancelación, y el documento original se mantiene sin cambios.

Cuando no vuelve nada al cliente, por ejemplo con una tarifa de cancelación del 100 %, no se crea ningún documento rectificativo y el documento original sigue siendo válido.

Un documento individual se descarga desde el detalle del pedido. Para descargar todo un mes de una vez, abra Pedidos y luego Documentos emitidos: ahí puede exportar un PDF unificado o un ZIP con los PDF individuales. Los estudios de la República Checa y de Eslovaquia obtienen allí además ISDOC y Pohoda XML.

La exportación de pedidos incluye una columna Fecha de emisión junto a la fecha del pedido y la fecha de pago.

La exportación a ISDOC y Pohoda XML incluye también las facturas de pedidos que se cancelaron después, junto con la factura rectificativa correspondiente. Si ya había exportado un periodo anterior y su contable añadió algunos documentos a mano, compruebe tras una nueva exportación que nada se ha contabilizado dos veces. Los documentos que ya ha descargado no cambian.

Cuando registra un pago más tarde e indica una fecha de pago anterior, el documento recibe como fecha de emisión el día en que registró el pago y como fecha de operación la del pago en sí.

En el cambio de año, esto significa que el documento recibe un número de la serie del año nuevo aunque su fecha de operación siga cayendo en diciembre. Si necesita el documento en la serie antigua, registre el pago antes de que acabe el año.

Antes, las facturas recibían su número y su fecha de emisión ya en el momento de crear el pedido, mientras que la fecha de operación se rellenaba solo después del pago. Por eso, los pedidos pagados más tarde generaron facturas cuya fecha de emisión es anterior a la fecha de operación. No modificamos esas facturas de forma retroactiva, porque un documento emitido no se vuelve a numerar ni a fechar. Este artículo explica de dónde viene esa diferencia.

Los pedidos sin pagar que se cancelaron conservaron el número que se les había asignado entonces, así que en su serie puede haber números sin usar. No los volvemos a numerar ni emitimos facturas rectificativas por ellos. Si lo pide, le enviaremos la lista de los números sin usar de su estudio: basta con escribir al soporte.

Los pedidos numerados con el funcionamiento antiguo que siguen esperando el pago conservan su número. Su fecha de emisión y las filas del documento aparecen en el detalle del pedido el día en que el cliente paga.