Tämä artikkeli käsittelee asiakkaidesi tilauksia hallinnan Tilaukset-osiossa: mitä kukin tilaustoiminto tekee (Kirjaa maksu, Lähetä maksumuistutus, Merkitse maksamattomaksi, Vahvista hyvitys, Muokkaa summaa ja asiakirjojen lataaminen), milloin sitä käytetään ja miten luot tilauksen asiakkaalle itse. Artikkeli ei koske Zenamu-pakettisi kuukausittaista tilausrajaa (katso Mitä tapahtuu, kun Zenamu-pakettini tilausraja tai kurssien ja tapahtumien raja täyttyy?) eikä laskuja, jotka Zenamu lähettää sinulle paketistasi (katso Mistä löydän laskun Zenamu-varausjärjestelmästä?).

Maksukuitteja ja muita asiakirjoja voi ladata vain, kun Luo maksukuitti on käytössä kohdassa Asetukset › Maksut, eikä ilmaisessa Aloittelijapaketissa tai vanhemmassa Lite-paketissa. Laskun antaminen kuitin sijaan edellyttää Expert- tai Ultimate-pakettia tai kokeilujaksoa. Laskujen käyttö määritetään koko studiolle, ei asiakkaan tietojen perusteella: Zenamu antaa laskuja, jos olet ALV-velvollinen tai jos olet yritys, joka ei ole ALV-velvollinen ja on valinnut kohdassa Myönnettävän asiakirjan tyyppi vaihtoehdon Lasku. Kun annat laskuja, asiakkaiden on täytettävä laskutusosoite varatessaan tai ostaessaan verkossa. Asiakkaan laskutusosoite näkyy asiakirjassa.

Näkyvissä ovat vain ne toiminnot, jotka sopivat tilauksen maksutapaan ja maksun tilaan. Jos toiminto puuttuu, tarkista ensin nämä kaksi saraketta.

Käytä toimintoa Muokkaa summaa tilauksen hinnan korjaamiseen (esim. yksilöllinen sopimus, hinnoitteluvirhe). Summaa voi muuttaa vain tilauksissa, jotka maksetaan paikan päällä tai tilisiirrolla. Muilla maksutavoilla (esimerkiksi kortilla tai PayPalilla) vaihtoehto näkyy harmaana. Muutoksen jälkeen tarkista aina liittyvät asiakirjat ja sisäiset muistiinpanot.

Kirjaa maksu merkitsee tilauksen maksetuksi, kun asiakas maksoi paikan päällä tai tilisiirrolla. Toiminto on käytettävissä tilauksille, joiden tila on Odottaa maksua tai Ei maksettu. Tarkista ikkunassa Kirjaa maksu kohta Maksupäivä (oletuksena tämä päivä, tulevaa päivää ei voi valita) ja napsauta Tallenna. Kortti- ja PayPal-tilausten tila muuttuu automaattisesti, joten niille tätä toimintoa ei tarjota.

Kun tilaus koskee sarjakorttia tai krediittejä, ikkunassa Kirjaa maksu on myös valintaruutu Lähetä asiakkaalle vahvistus sähköpostitse, joka on oletuksena valittuna. Poista valinta, jos kirjaat maksun, jota et ole vielä saanut, esimerkiksi kun annat asiakkaan aloittaa sarjakortin käytön ennen maksua. Käyntikerrat tai krediitit lisätään joka tapauksessa, mutta asiakas ei saa mitään sähköpostia, ja kohdassa Tilaushistoria näkyy, että asiakkaalle ei lähetetty sähköpostia. Vahvistusta ei voi lähettää jälkikäteen.

Merkitse maksamattomaksi on käytettävissä vain paikan päällä tai tilisiirrolla maksettaville tilauksille, joiden tila on vielä Odottaa maksua. Ole varovainen "maksamaton"-merkinnän kanssa — varmista, että tila vastaa todellisuutta.

Painikkeella Lähetä maksumuistutus voit muistuttaa asiakasta sähköpostitse maksamaan yksittäisen tilauksen tilisiirrolla. Zenamu ei lähetä muistutuksia maksamattomista tilisiirtotilauksista automaattisesti, eikä tilauksesta ole asiakirjaa, jonka voisit lähettää muistutuksen sijaan: maksukuitti syntyy vasta, kun maksu on kirjattu.

Asiakas saa sähköpostin, jossa on viestisi, tilaus ja sen summa, tilitietosi ja maksuviite (ja myös maksun QR-koodi, jos sellainen on) sekä linkki tilaukseen. Jokainen lähetetty muistutus näkyy kohdassa Tilaushistoria.

Muistutus on käytettävissä kaikissa paketeissa tilisiirrolla maksettaville tilauksille, joiden tila on Odottaa maksua. Sitä ei tarjota, jos tilaus maksetaan paikan päällä, kortilla tai PayPalilla, jos tilauksen tila on Ei maksettu tai jos tilaus on peruutettu. Muistutusta ei voi lähettää myöskään jonotuslistan varauksista. Voit lähettää kustakin tilauksesta yhden muistutuksen 24 tunnin välein. Painike näkyy harmaana, jos tilaus on yli 30 päivää vanha tai asiakkaalla ei ole sähköpostiosoitetta; syyn näet, kun viet hiiren painikkeen päälle.

Tilisiirto- ja paikan päällä tehdyissä maksuissa Zenamu ei palauta rahoja puolestasi: palautat ne itse verkkopankissa tai henkilökohtaisesti. Kun maksettu tilisiirtotilaus perutaan ja rahaa on palautettavana, tilauksen tila on Odottaa hyvitystä. Kun olet lähettänyt rahat takaisin asiakkaalle, napsauta tilauksessa Vahvista hyvitys. Paikan päällä tehty maksu merkitään hyvitetyksi heti, kun peruutat varauksen tai asiakas peruu sen, joten vahvistettavaa ei ole. Tilan Odottaa hyvitystä se saa vain, jos Zenamu on perunut tunnin tai tapahtuman automaattisesti vähäisen osallistujamäärän vuoksi tai jos tilavuokrausvaraus on peruttu. Vahvista hyvitys tarjotaan vain tilisiirto- ja paikan päällä maksettaville tilauksille, jotka odottavat hyvitystä.

Tilauksen tilasta riippuen voit ladata maksukuitin (Lataa maksukuitti) tai peruutuskuitin (Lataa peruutuskuitti). Maksamattomalla tilauksella ei ole vielä asiakirjaa: maksukuitti syntyy, kun maksu kirjataan. Asiakirjoja voi ladata kaikissa paketeissa paitsi ilmaisessa Aloittelijapaketissa ja Lite-paketissa, ja vain kun Luo maksukuitti on käytössä kohdassa Asetukset › Maksut. Jos olet yhdistänyt Billingon tai Számlázz.hun (Unkarissa toimivat studiot), Lataa maksukuitti ei ole näkyvissä. Palvelun laatimat asiakirjat löytyvät tilaustietojen osiosta Ulkoinen asiakirja. Valitse listassa kolmen pisteen (⋯) valikosta Lataa lasku tai Lataa peruutuslasku.

Tilausta, jolle on laadittu ulkoinen asiakirja, ei voi muokata: toiminnot Muokkaa summaa, Muokkaa kuitin tekstiä ja Muuta verokanta näkyvät harmaina. Jos haluat korjata asiakirjan, napsauta Ulkoinen asiakirja -osiossa Peruuta asiakirja. Billingo tai Számlázz.hu laatii siitä peruutusasiakirjan, joka raportoidaan NAV:lle. Laadi sitten korjattu asiakirja suoraan Billingo- tai Számlázz.hu-palvelussa; Zenamussa tilaus pysyy ennallaan. Jos tilaus on peruttu peruutusmaksulla, alkuperäinen asiakirja pysyy voimassa, eikä painiketta Peruuta asiakirja näytetä.

Jos automaattinen täsmäytys ei tunnistanut maksua, tarkista maksu pankkitililtäsi, avaa sitten tilaus ja napsauta Kirjaa maksu.

Lähetä rahat Zenamun ulkopuolella (tilisiirto tai käteinen). Napsauta sitten tilauksessa Vahvista hyvitys, jotta tilaus sulkeutuu taloudellisesti.

Käytä toimintoa Muokkaa summaa (vain paikan päällä tai tilisiirrolla maksetut tilaukset) ja lisää tarvittaessa sisäinen muistiinpano, jossa kerrotaan muutoksen syy. Jos Billingo tai Számlázz.hu on jo laatinut tilaukselle asiakirjan, Muokkaa summaa ei ole käytettävissä: peruuta asiakirja Ulkoinen asiakirja -osion painikkeella Peruuta asiakirja ja laadi korjattu asiakirja suoraan Billingo- tai Számlázz.hu-palvelussa.

Siirrät asiakkaan yhdellä toiminnolla suoraan tunnin tiedoissa: napsauta osallistujan kohdalla Siirrä toiselle tunnille. Maksu, hinta ja kuitti pysyvät ennallaan, ja asiakas saa sähköpostin uudesta tunnista. Tarkemmat tiedot, myös siitä mitä tapahtuu maksetulle ja maksamattomalle tilaukselle, löytyvät artikkelista Asiakkaan siirtäminen toiselle tunnille ilman peruutusta ja hyvitystä.

Zenamussa ei ole tyhjää tilauslomaketta — tilaus syntyy aina varauksesta tai ostosta. Kun asiakas siis tarvitsee tilauksen ja tositteen tunnista, joka on jo pidetty, aloita varauksesta:

Jos hinnan pitää poiketa vakiohinnasta, käytä tilauksen tiedoissa toimintoa Muokkaa summaa.

Sarjakortit ja jäsenyydet toimivat samalla tavalla, vain eri lähtökohdasta: myönnä ne asiakkaan tiedoista (Lisää jäsenyys tai lisäämällä krediittejä tai käyntikertoja). Voit asettaa siellä oman hinnan, myös 0, ja tilaus syntyy automaattisesti.

Käytä toimintoa Vahvista hyvitys, kun perutun tilauksen tila on Odottaa hyvitystä ja olet palauttanut rahat asiakkaalle. Muissa tilauksissa tätä painiketta ei ole: esimerkiksi paikan päällä tehty maksu, jonka sinä tai asiakas peruu, merkitään hyvitetyksi heti.

"Maksamaton" palvelee eri tarkoitusta — se merkitsee asiakkaan, jolla oli vahvistettu varaus paikan päällä tai pankkisiirtomaksulla, mutta joka ei saapunut eikä maksanut. Tämän merkinnän jälkeen asiakkaan nimi näkyy järjestelmässä punaisena ja lisätiedot avoimista velvoitteista.

Et itse. Kun maksu on kerran vahvistettu, tilausta ei saa sovelluksessa takaisin maksamattomaksi — "maksamaton" on tarkoitettu merkitsemään asiakas, joka on sinulle velkaa, kuten yllä kuvattiin, ei perumaan vahvistettua maksua.

Kirjoita meille sovelluksen chatissa, niin korjaamme asian omalta puoleltamme.

Valitse tilaustoiminnoista Lataa peruutuskuitti. Jos vaihtoehto ei ole käytettävissä, tarkista tilauksen tila.

Peruutuskuitti on käytettävissä vain, kun tilaukselle on olemassa maksukuitti.

Kyllä, se voi vaikuttaa liittyviin asiakirjoihin ja raportteihin. Tee muutoksia vain, kun sinulla on selkeä syy.