Tilausnäkymässä voit muuttaa yksittäisten kohteiden tilaa. Tämä artikkeli kattaa, mitä kukin toiminto tekee, milloin sitä käytetään ja miten vältät yleisimmät virheet.
Mistä löydät tilaustoiminnot
Avaa Tilaukset-osio hallintapaneelissa.
Valitse tietty tilaus.
Valitse tilauksen tiedoista tai toimintovalikosta tarvitsemasi toiminto.
Päätoiminnot ja milloin niitä käytetään
Tilauksen summan muokkaus
Käytä tätä hinnan korjaamiseen (esim. yksilöllinen sopimus, hinnoitteluvirhe). Muutoksen jälkeen tarkista aina liittyvät asiakirjat ja sisäiset muistiinpanot.
Vahvista maksu / merkitse maksamattomaksi
Käytä tätä manuaalisiin maksutilan korjauksiin. Ole varovainen "maksamaton"-merkinnän kanssa — varmista, että tila vastaa todellisuutta.
Peruutus ja hyvityksen vahvistaminen
Peruutuksen jälkeen tilaus voi siirtyä "Odottaa hyvitystä" -tilaan. Kun olet todella lähettänyt rahat takaisin asiakkaalle (esim. pankkisiirrolla), vahvista hyvitys myös hallintapaneelissa.
Asiakirjojen lataaminen
Tilauksen tilasta riippuen voit ladata maksukuitin tai peruutusasiakirjan.
Tyypilliset tilanteet
Asiakas maksoi pankkisiirrolla, mutta tilaus näyttää edelleen maksamattomalta
Jos automaattinen täsmäytys ei tunnistanut maksua, tarkista maksu ja aseta tilauksen tila manuaalisesti oikeaksi.
Huomio: Automaattinen pankkisiirtotäsmäytys on käytettävissä vain Ultimate-tilauksessa. Jos sinulla on toinen tilaus, sinun tulee merkitä pankkisiirtotilaukset maksetuiksi manuaalisesti pankkitilisi tapahtumien perusteella.
Tilaus on peruutettu ja odottaa manuaalista hyvitystä
Lähetä rahat Zenamun ulkopuolella (pankkisiirto tai käteinen). Vahvista sitten hyvitys Zenamussa, jotta tilaus sulkeutuu taloudellisesti.
Tilauksessa on väärä summa
Käytä summan muokkausta ja lisää tarvittaessa sisäinen muistiinpano, jossa kerrotaan muutoksen syy.
Asiakkaan siirtäminen toiselle tunnille ilman hyvitystä
Joskus asiakas haluaa vain vaihtaa varauksensa toiselle tunnille — hän ei pyydä rahoja takaisin. Zenamussa ei ole erillistä "siirrä"-painiketta, mutta voit säilyttää maksun koskemattomana kahdessa vaiheessa:
Avaa alkuperäinen tunti ja peru asiakkaan varaus ilman hyvitystä. Raha jää tilauksen päälle.
Avaa uusi tunti ja luo asiakkaalle varaus hallintapaneelin puolelta. Aseta maksuksi "Maksu paikan päällä" ja mukautetuksi hinnaksi 0 — asiakas on jo maksanut alkuperäisellä tilauksella, joten tämä vain kirjaa uuden varauksen veloittamatta uudelleen.
Vinkki: Jos asiakas maksoi sarjakortilla, jäsenyydellä tai krediiteillä, voit kirjata hänet uudelle tunnille suoraan — alkuperäisen varauksen peruessasi käytetty käynti tai krediitti palautuu automaattisesti hänen tililleen ja on uudelleen käytettävissä.
UKK
Miten tiedän, käytänkö hyvityksen vahvistusta vai "maksamaton"-merkintää?
Jos olet todella palauttanut rahat asiakkaalle, käytä hyvityksen vahvistusta.
"Maksamaton" palvelee eri tarkoitusta — se merkitsee asiakkaan, jolla oli vahvistettu varaus paikan päällä tai pankkisiirtomaksulla, mutta joka ei saapunut eikä maksanut. Tämän merkinnän jälkeen asiakkaan nimi näkyy järjestelmässä punaisena ja lisätiedot avoimista velvoitteista.
Mistä lataan peruutusasiakirjan?
Tilaustoiminnoista valitse peruutusasiakirjan lataus. Jos vaihtoehto ei ole käytettävissä, tarkista tilauksen tila.
Peruutusasiakirja on käytettävissä vain, kun tilaukselle on olemassa maksukuitti.
Vaikuttaako summan muokkaus kirjanpitoon?
Kyllä, se voi vaikuttaa liittyviin asiakirjoihin ja raportteihin. Tee muutoksia vain, kun sinulla on selkeä syy.
Liittyvät artikkelit