Asiakkaan laskutustiedot ovat osoitetiedot, jotka järjestelmä tarvitsee maksutositteen (kuitin tai laskun) laatimista varten. Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin laskutustietoja vaaditaan, mihin asiakas ne täyttää ja miten niitä käsitellään hallintapaneelissa.
Milloin järjestelmä vaatii laskutustietoja asiakkailta?
Laskutustietoja vaaditaan asiakkailta vain silloin, kun molemmat ehdot täyttyvät:
Olet ottanut käyttöön Luo maksukuitti -asetuksen (kohdassa Asetukset > Maksut).
Ja vähintään toinen seuraavista pätee:
Olet ALV-velvollinen — järjestelmä luo automaattisesti laskuja, ja asiakkaan laskutusosoite on pakollinen jokaisessa laskussa.
Olet yritys (et ALV-velvollinen) ja olet valinnut asiakirjatyypiksi Lasku kuitin sijaan.
Vinkki: Etkö ole varma, mikä asiakirjatyyppi on käytössä? Tarkista Asetukset > Maksut > Maksukuitit. Lisätietoja löydät artikkelista Kuitti vs lasku.
Milloin laskutustietoja ei vaadita?
Järjestelmä ei kysy asiakkailta laskutustietoja seuraavissa tapauksissa:
Kuittien luonti ei ole käytössä.
Et ole ALV-velvollinen ja luot vain kuitteja (yksinkertaistettu asiakirja, joka ei sisällä asiakkaan laskutusosoitetta).
Asiakas maksaa luotoilla, sarjakortin kerroilla tai korvauskerralla — näistä maksutavoista ei luoda erillistä tositetta.
Hintavariantti on ilmainen (0).
Miten asiakas täyttää laskutustietonsa
Jos studio vaatii laskutustietoja, asiakas täyttää ne suoraan oston tai varauksen yhteydessä. Osoitelomake (katuosoite, kaupunki, postinumero, maa) näkyy osana maksuprosessia — sitä ei voi ohittaa.
Jos asiakas käyttää sähköpostiosoitetta, joka on jo järjestelmässä, aiemmin tallennetut tiedot täytetään automaattisesti. Kaikkea ei tarvitse kirjoittaa uudelleen.
Profiili — Laskutustiedot
Asiakas voi tarkistaa ja päivittää laskutusosoitteensa milloin tahansa kohdassa Profiilini > Laskutustiedot. Jos laskutustietoja ei ole vielä täytetty, näkyviin tulee huomautus, jossa kerrotaan, että jotkut studiot saattavat vaatia ne maksutositteen laatimista varten.
Laskutusosoite tallennetaan käyttäjätilille — se on yhteinen kaikille studioille, joissa asiakas on rekisteröitynyt.
Mitä tehdä hallintapaneelissa, kun asiakkaalla ei ole laskutustietoja
Jos lisäät luottopaketin, sarjakortin tai jäsenyyden asiakkaalle, jolla ei ole laskutusosoitetta, näet varoituksen. Lomake on lukittu eikä sitä voi lähettää.
Vaihtoehtoja on kaksi:
Lisää asiakkaan laskutusosoite — siirry asiakkaan tietoihin ja täytä osoite siellä.
Jatka ilman osoitetta — napsauta "Ymmärrän, jatka" -painiketta. Lomake avautuu ja voit viimeistellä tilauksen. Tosite laaditaan ilman asiakkaan tietoja. Osoitteen voi lisätä myöhemmin asiakkaan profiilissa tai tilauksen tiedoissa.
Varausta luotaessa (tunti, kurssi, tapahtuma, ajanvaraus) varoitus tulee näkyviin, kun palvelin havaitsee puuttuvan laskutusosoitteen. Samaa ohituspainiketta voi käyttää myös tässä tilanteessa.
Unkari: Unkarilaisten studioiden, joiden täytyy luoda szamla (lasku), kohdalla ohituspainiketta ei ole käytettävissä. Unkarin verolainsäädäntö edellyttää todellista asiakkaan laskutusosoitetta jokaisessa asiakirjassa.
Laskutustiedot tilauksissa
Kun tilaus luodaan, järjestelmä tallentaa automaattisesti tilannekuvan asiakkaan laskutustiedoista suoraan tilaukselle. Jos asiakas päivittää osoitteensa myöhemmin, vanhemmat tilaukset säilyttävät alkuperäiset tiedot — asiakirja vastaa aina ostohetken tilannetta.
Laskutusosoite tilauksen tiedoissa
Jokaisen tilauksen tiedoissa on Laskutusosoite-osio. Siinä on kaksi mahdollista tilannetta:
Tiedot on täytetty — tilaushetken osoite näkyy. Napsauta "Muokkaa" muuttaaksesi tietoja, mutta muutos koskee vain tätä tilausta.
Tiedot puuttuvat — näet tekstin "Tässä tilauksessa ei ole asiakkaan laskutustietoja." ja mahdollisuuden lisätä ne. Tässä tapauksessa tiedot tallennetaan sekä tilaukselle että asiakkaan profiiliin.
Yhteistyö (jaetut tapahtumat)
Jos jaat tapahtuman toisen studion kanssa, laskutusasetukset noudattavat aina lähde-studiota (se, joka loi tapahtuman). Kumppanistudion kautta ilmoittautuva asiakas näkee laskutuslomakkeen lähde-studion asetusten mukaisesti. Asiakirjat luodaan oikein riippumatta siitä, minkä studion kautta asiakas rekisteröityi.
UKK
Mistä asiakas löytää laskutusosoitteensa?
Kohdassa Profiilini > Laskutustiedot kirjautumisen jälkeen.
Jos asiakas vaihtaa osoitteensa, päivittyykö se vanhoihin tilauksiin?
Ei. Vanhemmat tilaukset säilyttävät alkuperäiset laskutustiedot. Uusi osoite koskee vain tulevia tilauksia.
Asiakas on rekisteröitynyt useaan studioon — pitääkö osoite täyttää joka kerta?
Ei. Laskutusosoite tallennetaan käyttäjätilille ja se on yhteinen kaikille studioille.
Miksi laskutustietoja ei vaadita luotoilla tai sarjakortilla maksettaessa?
Kun asiakas maksaa luotoilla, sarjakortin kerroilla tai korvauskerralla, uutta maksutositetta ei luoda — tosite on jo luotu alkuperäisen luottopaketin tai sarjakortin oston yhteydessä.
Voinko ylläpitäjänä aina jatkaa ilman laskutusosoitetta?
Kyllä, lukuun ottamatta unkarilaisia studioita. "Ymmärrän, jatka" -painikkeella voit viimeistellä tilauksen. Osoitteen voi lisätä milloin tahansa myöhemmin.
Voinko muokata laskutusosoitetta olemassa olevassa tilauksessa?
Kyllä. Napsauta tilauksen tiedoissa "Muokkaa" Laskutusosoite-osion vierestä. Muutos tallennetaan vain kyseiselle tilaukselle.
Aiheeseen liittyvät artikkelit