Zenamu simplifie votre communication en envoyant automatiquement divers e‑mails à vous et à vos clients. Ces e‑mails incluent les confirmations de réservation, les notifications de nouvelles commandes de carnets (d’entrées ou de crédits), les changements d’horaire et les annulations de cours. Cet article liste ces e‑mails automatiques et indique ceux que vous pouvez activer ou désactiver dans Paramètres › Notifications. Les notifications pour les clients affichées dans votre planning public ne sont pas des e‑mails ; elles sont décrites dans Notifications pour les clients : création, modification et affichage dans le planning public.

Bienvenue à un nouveau client
Cet e‑mail accueille les clients qui réservent un cours, un cycle de cours ou un événement pour la première fois. Il est également envoyé lorsque vous ajoutez manuellement un nouveau client dans le système.

Confirmation de réservation
Immédiatement après qu’un client réserve un cours, un cycle de cours ou un événement, il reçoit un e‑mail détaillant la date, l’heure, le lieu, le professeur et le moyen de paiement. L’e‑mail contient aussi un lien pour gérer sa réservation.

Dans Paramètres › Notifications, sous les interrupteurs des notifications par e‑mail, se trouve le champ « Message personnalisé pour la confirmation de la première réservation ». Ce que vous y écrivez est ajouté à l’e‑mail de confirmation de réservation.

Il vaut la peine de savoir exactement quand ce message part, car cela surprend beaucoup de studios :

Confirmation de paiement
Envoyée lorsque le professeur enregistre la réservation d’un client comme payée.

Notification de liste d’attente
Lorsqu’une place se libère dans un cours, le premier client sur liste d’attente est automatiquement inscrit et reçoit cet e‑mail. Cet e‑mail est toujours envoyé : aucun réglage ne permet de le désactiver, et il n’en existe pas de version SMS.

Notification de place libre (« M'avertir »)
Sur un cours complet, les clients (y compris ceux qui n’ont pas de compte) peuvent cliquer sur M'avertir et laisser leur adresse e‑mail, par exemple s’ils ne souhaitent pas rejoindre la liste d’attente ou si le cours n’a pas de liste d’attente. Lorsqu’une place se libère (par exemple parce que quelqu’un annule) et que personne n’attend sur la liste d’attente, toutes les personnes ayant cliqué sur M'avertir reçoivent cet e‑mail en même temps. Rien n’est réservé automatiquement : la place revient à la première personne qui réserve. Les clients qui n’ont pas encore réservé reçoivent de nouveau l’e‑mail la prochaine fois qu’une place se libère, et l’e‑mail contient un lien pour désactiver ces alertes.

Informations pour accéder au cours en ligne
Cet e‑mail rappelle aux participants un cours en ligne à venir. Il est envoyé lorsque Rappel pour un cours en ligne est activé dans Paramètres › Notifications, au moment choisi dans Rappeler avant (1 heure avant le cours par défaut). Les participants dont la réservation est payée reçoivent dans cet e‑mail les détails d’accès, comme le lien de diffusion en direct (Zoom, YouTube, etc.). Les mises à jour du lien ou des informations du cours en ligne déclenchent également un e‑mail aux participants inscrits.

Changement de professeur ou de lieu
Cet e‑mail informe tous les participants de tout changement de professeur ou de lieu d’un cours.

Annulation d’un cours, d’une séance de cycle ou d’un événement
Si un cours, une séance de cycle ou un événement est annulé, tous les participants inscrits sont avertis par e‑mail. L’e‑mail contient un avis d’annulation standard, que vous ne pouvez pas modifier, suivi de votre propre message. Vous rédigez ce message au moment de l’annulation, dans le champ Informations complémentaires pour les participants (e-mail) (pour une séance de cycle ou un événement : Informations supplémentaires pour les participants (e-mail)) ; il est prérempli avec un court message d’excuse que vous pouvez modifier.

Annulation initiée par le professeur
Envoyée lorsqu’un professeur annule la réservation d’un client (par exemple, en cas de non‑paiement ou de demande tardive d’annulation). L’e‑mail contient un avis d’annulation standard, que vous ne pouvez pas modifier. Si vous remplissez le champ facultatif Remarque lors de l’annulation (par exemple avec le motif de l’annulation), votre remarque est ajoutée en dessous.

Annulation initiée par le client
Les clients reçoivent cet e‑mail lorsqu’ils annulent une réservation.

Alerte d’expiration imminente
Deux semaines avant l’expiration d’un carnet d’entrées ou d’un carnet de crédits, les clients reçoivent un e‑mail, à condition qu’il leur reste des entrées ou des crédits non utilisés. Cet e‑mail indique la date d’expiration et le solde actuel. Si l’interrupteur Supprimer automatiquement les entrées non utilisées à l'expiration (pour les carnets d’entrées) ou Supprimer automatiquement les crédits non utilisés à l'expiration (pour les carnets de crédits) est désactivé, l’e‑mail les invite aussi à prolonger la validité de leur solde en achetant un nouveau carnet d’entrées ou de crédits. Si l’interrupteur est activé, cette invitation n’y figure pas.

Notification d’expiration
Juste après l’expiration d’un carnet d’entrées ou d’un carnet de crédits, les clients reçoivent un e‑mail. Son texte dépend de deux interrupteurs situés dans vos paramètres de carnets et de crédits, Supprimer automatiquement les entrées non utilisées à l'expiration et Supprimer automatiquement les crédits non utilisés à l'expiration :

Confirmation d’ajout de carnet
Cet e‑mail confirme l’ajout de carnet d’entrées ou de crédits au compte d’un client. Cela peut être fait manuellement dans l’administration, notamment pour des achats physiques effectués au studio.

Confirmation de commande et de paiement
Après la création d’une commande de carnet, les clients reçoivent un e‑mail de confirmation. Une fois le paiement traité et confirmé, un autre e‑mail leur est envoyé.

Accédez à Paramètres › Notifications. L’encadré Notifications par e-mail pour les professeurs contient un interrupteur pour chacun de ces e‑mails :

Le professeur assigné à la séance reçoit un e‑mail lorsqu’un client crée une nouvelle réservation (cours, cycles, événements et ateliers, rendez-vous). Selon votre formule, un interrupteur supplémentaire Copie pour les administrateurs permet d’envoyer aussi ces e‑mails aux administrateurs.

Le professeur assigné à la séance reçoit un e‑mail lorsqu’un client annule sa réservation. Selon votre formule, Copie pour les administrateurs permet d’envoyer aussi ces e‑mails aux administrateurs.

Le professeur ayant le rôle « Administrateur » reçoit un e‑mail dès qu’un client passe une commande de carnet ou une commande d’abonnement client. Chacun de ces e‑mails a son propre interrupteur.

Toutes les personnes ayant le rôle « Administrateur » reçoivent un e‑mail la première fois qu’un nouveau client entre en contact avec votre studio : inscription, première réservation ou premier achat. Les clients que vous ajoutez vous-même au studio ne déclenchent pas cet e‑mail.

Rappel de cours au professeur envoie au professeur assigné un rappel avant un cours, une séance de cycle ou un événement, avec la liste des clients inscrits à ce moment-là. Vous choisissez le moment dans Rappeler avant (délais prédéfinis entre 1 et 15 heures avant le début ; 2 heures par défaut). Récapitulatif quotidien pour le praticien envoie chaque jour à un praticien le récapitulatif de tous ses rendez-vous de la journée.

Les rappels aux clients se règlent dans Paramètres › Notifications, dans l’encadré Notifications par e-mail pour les clients. Chaque rappel a un interrupteur et une option Rappeler avant avec des délais prédéfinis :

Les intervalles personnalisés (par exemple, 72 heures) ne sont pas pris en charge actuellement : le délai le plus long est de 48 heures. Si vous souhaitez rappeler vos clients plus tôt, vous pouvez envoyer un message groupé depuis le détail du cours.

Les studios situés en Tchéquie et en Slovaquie voient aussi l’encadré Notifications par SMS pour les clients, avec Annulation du cours et Rappel de la séance avant son début (qui a son propre réglage Rappeler avant).

Beaucoup de studios se demandent si les e‑mails système portent la marque du studio ou s'ils donnent l'impression d'être envoyés « par Zenamu ». Voici précisément comment ils apparaissent dans la boîte de réception de vos clients :