Une déclaration du participant (souvent appelée décharge de responsabilité) vous permet d'exiger que les clients confirment certaines informations et les signent numériquement avant de réserver (par ex. état de santé, consentement éclairé, décharge de responsabilité). Cet article vous guide dans l'ensemble du processus — de la création d'une déclaration à la gestion des situations où un client n'a pas signé la version en vigueur, en passant par l'endroit où trouver les réponses des clients. Il ne concerne ni vos conditions générales, que les clients acceptent en cochant une case, ni les questions supplémentaires du formulaire de réservation (voir Champs personnalisés dans le formulaire de réservation).
Qu'est-ce qu'une déclaration du participant et quand l'utiliser
La déclaration du participant est un document indépendant lié à une réservation.
Elle peut être exigée pour les réservations en ligne comme pour celles créées depuis le panneau d'administration.
Si un client n'a pas signé la version en vigueur, sa réservation peut être bloquée.
Les déclarations du participant sont disponibles avec les formules Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d'essai.
Créer un modèle de décharge
Accédez à Paramètres › Page du planning et ouvrez l'onglet Déclaration du participant.
Cliquez sur Créer une déclaration et renseignez le Titre du formulaire, le Texte de la déclaration et les Champs du formulaire (au moins un champ). Un champ de signature est ajouté automatiquement.
Ajoutez tous les champs obligatoires que le client devra remplir avant de signer.
Utilisez Aperçu pour vérifier que le texte et les champs sont clairs du point de vue du client, puis cliquez sur Enregistrer.
Activez Exiger que les clients remplissent ce formulaire dans le même onglet. L'interrupteur est disponible dès qu'une déclaration existe.
Testez le processus avec une réservation réelle.
Conseil : Rédigez votre décharge de manière concise et compréhensible. Un texte trop long ou confus augmente le nombre de réservations abandonnées.
Versions de la décharge et importance de la raison de modification
Lorsque vous modifiez une déclaration existante (Modifier la déclaration), une nouvelle version est créée. Les déclarations signées précédemment restent archivées, mais tous les clients — y compris ceux qui ont signé une version antérieure — doivent signer la version en vigueur.
Lors de la modification, remplissez le champ obligatoire Motif de la modification (pour le suivi interne).
Communiquez les modifications importantes à vos clients à l'avance.
Après la publication d'une nouvelle version, vérifiez le formulaire de réservation publique.
Signature de la décharge lors de la réservation
Si une décharge est active, le client confirme son consentement et remplit les informations requises, y compris sa signature, pendant le processus de réservation.
Le client a une signature valide
La réservation se poursuit normalement, sans aucun blocage.
Le client n'a pas de signature valide
Le système lui demande de remplir et signer la décharge. La réservation ne peut pas être finalisée tant que cette étape n'est pas terminée.
Dérogation dans le panneau d'administration — créer une réservation au nom d'un client
Lorsque vous créez une réservation depuis le panneau d'administration, il peut arriver que le client n'ait pas signé la version en vigueur de la décharge. Dans ce cas, le formulaire de réservation affiche Le client n'a pas signé la décharge de responsabilité actuelle. Indiquez un motif dans le champ de texte et cliquez sur Confirmer la dérogation pour poursuivre. Le bouton reste inactif tant que vous n'avez pas saisi de motif.
Quand utiliser une dérogation
Situations opérationnelles inhabituelles (par ex. réservation de dernière minute par téléphone).
Le client a déjà donné son consentement par un autre canal et la signature sera ajoutée ultérieurement.
Quand ne pas utiliser une dérogation
Comme raccourci habituel pour éviter d'obtenir la signature réelle.
Si vous n'êtes pas certain des implications juridiques ou opérationnelles.
Important : Utiliser une dérogation signifie que vous procédez sciemment à la réservation sans signature de la décharge en vigueur.
Où voir les réponses des clients à la déclaration du participant ? Puis-je les exporter ?
Vous pouvez consulter la déclaration du participant signée de chaque client, y compris les réponses à vos champs de formulaire, à deux endroits :
Clients › colonne Déclaration du participant : cliquez sur l'icône en forme d'œil à côté d'un client qui a signé la version en vigueur.
Détail du client › Statut de la décharge de responsabilité : la déclaration signée en vigueur, et les versions précédentes sous Historique.
La fenêtre Décharge de responsabilité signée affiche les réponses sous Informations transmises, avec la signature. Cliquez sur Télécharger le PDF pour enregistrer cette déclaration signée. La colonne et la section n'apparaissent que lorsque l'option Exiger que les clients remplissent ce formulaire est activée.
Les réponses aux déclarations ne peuvent être ni filtrées ni exportées en masse. La liste des clients indique uniquement si un client a signé la version en vigueur, et ni l'export des clients (Télécharger le fichier CSV) ni l'export des participants d'un cours ne contiennent ces réponses. Si vous ajoutez une case newsletter à votre déclaration, vous ne pourrez donc pas obtenir la liste des clients qui l'ont cochée. Pour le consentement à la newsletter, utilisez plutôt le consentement marketing intégré, que vous pouvez filtrer et exporter (voir Téléchargez vos contacts Zenamu au format CSV).
Problèmes courants et solutions
« La réservation ne se finalise pas »
Vérifiez que le client a signé la version en vigueur de la décharge et que tous les champs obligatoires sont remplis.
« Le client a signé auparavant, mais le système redemande une signature »
Une nouvelle version du modèle a probablement été publiée. La signature d'une ancienne version ne vaut pas signature de la version en vigueur.
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