Cet article porte sur les commandes de vos clients dans la section Commandes de l'administration : ce que fait chaque action sur une commande (Enregistrer le paiement, Envoyer un rappel de paiement, Marquer comme impayé, Confirmer le remboursement, Modifier le montant et le téléchargement des documents), quand l'utiliser, et comment créer vous-même une commande pour un client. Il ne traite ni de la limite mensuelle de commandes de votre formule Zenamu (voir Que se passe-t-il lorsque j'atteins la limite de commandes ou la limite de cycles et d'événements de ma formule ?), ni des factures que Zenamu vous émet pour votre formule (voir Où puis-je trouver ma facture Zenamu ?).

Les justificatifs de paiement et les autres documents ne peuvent être téléchargés que si Émettre des justificatifs de paiement est activé dans Paramètres › Paiements, et pas dans la formule gratuite Débutant ni dans l'ancienne formule Lite. Pour émettre une facture au lieu d'un justificatif, il faut la formule Expert ou Ultimate ou la période d'essai. L'émission de factures se règle pour l'ensemble de votre studio, et non en fonction des coordonnées du client : Zenamu émet des factures si vous êtes assujetti à la TVA, ou si vous êtes une société non assujettie à la TVA et que vous avez choisi Facture dans Type de document à émettre. Avec les factures, les clients doivent renseigner une adresse de facturation lorsqu'ils réservent ou achètent en ligne. L'adresse de facturation du client figure sur le document.

Seules les actions adaptées au moyen de paiement et au statut du paiement de la commande sont affichées. Si une action manque, vérifiez d'abord ces deux colonnes.

Utilisez Modifier le montant pour corriger le prix d'une commande (par ex. accord individuel, erreur de tarif). Vous ne pouvez modifier le montant que des commandes payées sur place ou par virement bancaire. Pour les autres moyens de paiement (par exemple carte ou PayPal), l'option est grisée. Après la modification, vérifiez toujours les documents associés et les notes internes.

Enregistrer le paiement marque une commande comme payée lorsque le client a payé sur place ou par virement bancaire. Cette action est disponible pour les commandes En attente de paiement ou Non payé. Dans la fenêtre Enregistrer le paiement, vérifiez la Date de paiement (par défaut, la date du jour ; elle ne peut pas être dans le futur) et cliquez sur Enregistrer. Les commandes payées par carte ou PayPal changent de statut automatiquement : cette action ne leur est donc pas proposée.

Lorsque la commande porte sur un carnet ou des crédits, la fenêtre Enregistrer le paiement contient aussi la case Envoyer au client une confirmation par e-mail, cochée par défaut. Décochez-la si vous enregistrez un paiement qui n'est pas encore arrivé, par exemple lorsque vous laissez un client commencer à utiliser un carnet avant de l'avoir payé. Les entrées ou les crédits sont ajoutés dans les deux cas, mais le client ne reçoit aucun e-mail, quel qu'il soit, et l'Historique de la commande indique qu'aucun e-mail n'a été envoyé. Vous ne pourrez pas envoyer la confirmation plus tard.

Marquer comme impayé n'est disponible que pour les commandes sur place ou par virement bancaire qui sont encore En attente de paiement. Soyez prudent avec « non payé » — assurez-vous que le statut reflète bien la réalité.

Avec le bouton Envoyer un rappel de paiement, vous adressez au client un e-mail qui l'invite à payer une commande par virement bancaire. Zenamu n'envoie pas automatiquement de rappel pour les commandes par virement non payées, et il n'existe aucun document que vous pourriez envoyer à la place : le justificatif de paiement n'est créé qu'une fois le paiement enregistré.

Le client reçoit un e-mail avec votre note, la commande et son montant, vos coordonnées bancaires et la référence de paiement (ainsi que le QR code de paiement, s'il y en a un), et un lien vers la commande. Chaque rappel est consigné dans l'Historique de la commande.

Le rappel est disponible avec toutes les formules, pour les commandes payées par virement bancaire qui sont En attente de paiement. Il n'est pas proposé pour les commandes payées sur place, par carte ou par PayPal, ni pour les commandes marquées Non payé, les commandes annulées ou les réservations en liste d'attente. Vous pouvez envoyer un rappel par commande toutes les 24 heures. Le bouton est grisé si la commande a été passée il y a plus de 30 jours ou si le client n'a pas d'adresse e-mail ; survolez-le avec la souris pour savoir pourquoi.

Zenamu ne rend pas l'argent des paiements par virement bancaire et sur place : vous le rendez vous-même, depuis votre banque en ligne ou en main propre. Lorsqu'une commande payée par virement bancaire est annulée et qu'il y a de l'argent à rendre, la commande affiche En attente de remboursement. Une fois l'argent renvoyé au client, cliquez sur Confirmer le remboursement sur la commande. Un paiement sur place est marqué comme remboursé dès que vous ou le client annulez la réservation : il n'y a donc rien à confirmer. Il n'affiche En attente de remboursement que si Zenamu a annulé automatiquement un cours ou un événement en raison d'un faible remplissage, ou si une réservation de location d'espace a été annulée. Confirmer le remboursement n'est proposé que pour les commandes payées par virement bancaire ou sur place qui sont en attente de remboursement.

Selon le statut de la commande, vous pouvez télécharger un justificatif de paiement (Télécharger le justificatif de paiement) ou un justificatif d'annulation (Télécharger le justificatif d'annulation). Une commande non payée n'a pas encore de document : le justificatif de paiement est créé au moment où le paiement est enregistré. Les documents peuvent être téléchargés avec toutes les formules sauf la formule gratuite Débutant et la formule Lite, et uniquement lorsque l'option Émettre des justificatifs de paiement est activée dans Paramètres › Paiements. Lorsque Billingo ou Számlázz.hu est connecté (studios en Hongrie), Télécharger le justificatif de paiement ne s'affiche pas. Les documents émis par votre fournisseur se trouvent dans la section Document externe des détails de la commande. Dans la liste, utilisez Télécharger la facture ou Télécharger la facture d'annulation dans le menu des trois points (⋯).

Une commande pour laquelle un document externe a été émis ne peut pas être modifiée : les actions Modifier le montant, Modifier le texte du justificatif et Modifier le taux d'imposition sont grisées. Pour corriger le document, cliquez sur Annuler le document dans la section Document externe. Billingo ou Számlázz.hu émet alors le document d'annulation correspondant, qui est déclaré à la NAV. Émettez ensuite le document corrigé directement dans Billingo ou Számlázz.hu ; la commande reste inchangée dans Zenamu. Si la commande a été annulée avec des frais d'annulation, le document d'origine reste valable et Annuler le document n'est pas proposé.

Si le rapprochement automatique n'a pas fonctionné, vérifiez le paiement sur votre compte bancaire, puis ouvrez la commande et cliquez sur Enregistrer le paiement.

Envoyez l'argent en dehors de Zenamu (virement bancaire ou espèces). Cliquez ensuite sur Confirmer le remboursement sur la commande pour la clôturer financièrement.

Utilisez Modifier le montant (uniquement pour les commandes payées sur place ou par virement bancaire) et ajoutez éventuellement une note interne expliquant la raison du changement. Si Billingo ou Számlázz.hu a déjà émis un document pour cette commande, Modifier le montant n'est pas disponible : annulez ce document avec le bouton Annuler le document de la section Document externe et émettez un document corrigé directement dans Billingo ou Számlázz.hu.

Vous déplacez le client en une seule action, directement dans le détail du cours : cliquez sur Déplacer vers un autre cours à côté du participant. Le paiement, le prix et le justificatif restent inchangés, et le client reçoit un e-mail avec le nouveau cours. Pour les détails, notamment ce qui arrive à une commande payée et à une commande impayée, voir l'article Comment déplacer un client vers un autre cours sans annulation ni remboursement.

Zenamu n'a pas de formulaire de commande vierge : une commande naît toujours d'une réservation ou d'un achat. Lorsqu'un client a besoin d'une commande et d'un document pour un cours qui a déjà eu lieu, partez donc de la réservation :

Si le prix doit différer du tarif habituel, utilisez Modifier le montant dans le détail de la commande.

Les carnets et les abonnements fonctionnent de la même façon, seul le point de départ change : émettez-les depuis la fiche du client (Ajouter un abonnement client, ou en ajoutant des crédits ou des entrées). Vous pouvez y définir votre propre prix, y compris 0, et la commande est créée automatiquement.

Utilisez Confirmer le remboursement lorsqu'une commande annulée affiche En attente de remboursement et que vous avez rendu l'argent au client. Les autres commandes n'ont pas ce bouton : par exemple, un paiement sur place annulé par vous ou par le client est marqué comme remboursé immédiatement.

« Non payé » a un autre objectif : il sert à signaler un client qui avait une réservation confirmée avec paiement sur place ou par virement mais qui ne s'est pas présenté et n'a pas payé. Après ce marquage, le nom du client apparaît en rouge dans le système avec des informations sur les obligations en cours.

Pas par vous-même. Une fois le paiement confirmé, l'application ne permet plus de repasser la commande en non payé : comme expliqué plus haut, « non payé » sert à signaler un client qui vous doit de l'argent, pas à défaire un paiement confirmé.

Écrivez-nous via le chat dans l'application et nous le corrigerons de notre côté.

Dans les actions de la commande, choisissez Télécharger le justificatif d'annulation. Si l'option n'est pas disponible, vérifiez le statut de la commande.

Un document d'annulation n'est disponible que lorsqu'un justificatif de paiement existe pour cette commande.

Oui, elle peut avoir un impact sur les documents et les exports associés. Ne modifiez le montant que si vous avez une raison claire.