Le justificatif de paiement est créé au moment où la commande est payée. C'est seulement à ce moment-là qu'il reçoit son numéro dans la série, sa date d'émission et, sur les factures, la date de la prestation imposable. Ces trois valeurs ne changent plus jamais, même si vous modifiez ou annulez la commande par la suite.

Le principe est le même pour tous les moyens de paiement. Avec la carte et PayPal, le document est disponible presque tout de suite après le paiement. Avec un virement bancaire ou un paiement sur place, il apparaît lorsque vous rapprochez le paiement de votre relevé bancaire ou que vous l'enregistrez sur la commande avec Enregistrer le paiement.

Zenamu n'émet des documents que si l'option Émettre des justificatifs de paiement est activée dans les paramètres, section Paiements, et que votre formule le permet. Sans ce réglage, vos commandes fonctionnent exactement de la même façon, elles n'ont simplement pas de document.

Tant que la commande n'est pas payée, il ne s'agit pas d'un document mais d'une demande de paiement. Le client reçoit un e-mail avec les coordonnées bancaires, la référence de paiement et une date d'échéance. Une demande de paiement n'a pas de numéro de document et n'a pas sa place dans votre comptabilité. C'est une simple invitation à payer.

La date d'échéance figure dans cet e-mail et Zenamu la calcule à partir du moment où la commande a été créée. Elle ne tombe jamais après le début du cours réservé par le client. Une fois l'échéance passée, Zenamu n'annule pas la commande automatiquement. Cette décision vous revient.

Si votre studio émet des documents, l'e-mail indique aussi au client qu'il pourra télécharger le document depuis le détail de la commande dès réception du paiement.

Une facture porte le numéro de facture, la date d'émission, la date de la prestation imposable et la date de commande.

La date d'émission est le jour où la commande a été payée. La date de commande est le jour où la commande a été créée, c'est-à-dire le moment où le client a réservé ou acheté. Pour les réservations payées plus tard, ces deux dates diffèrent, et c'est normal.

La date de la prestation imposable peut être antérieure à la date d'émission, par exemple lorsque le client assiste au cours avant que le paiement ne soit encaissé. Zenamu ne crée le document qu'une fois le paiement réellement encaissé : la date d'émission ne repose donc jamais sur une simple autorisation de carte.

Le reçu, qu'émettent les studios non assujettis à la TVA, porte le numéro de reçu, la date de la commande et le numéro de commande. Il n'a pas de date de prestation imposable et, contrairement à la facture, il ne porte pas non plus la date d'émission, que vous retrouvez malgré tout dans le détail de la commande.

Dans l'administration, ouvrez Commandes, cliquez sur la commande : son détail affiche le numéro de document, la date d'émission et la date de la prestation imposable. Le client voit les mêmes valeurs dans le détail de la commande, dans son compte.

Tant que la commande n'est pas payée, ces lignes n'apparaissent pas, parce que le document n'existe pas encore.

Lorsque vous modifiez une commande qui a déjà un document, Zenamu vous avertit que la modification apparaîtra sur ce document. Son numéro et sa date d'émission, eux, ne changent pas.

Une commande impayée n'a pas de document : son annulation n'en émet donc aucun. Elle ne consomme pas non plus de numéro dans la série, et aucun trou n'apparaît dans votre numérotation.

Lorsque de l'argent est rendu au client, Zenamu émet un avoir qui renvoie à la facture ou au reçu d'origine. En tête du document figure Facture d'avoir, ou Rectification de reçu si l'original était un reçu, tandis que le bouton dans les actions de la commande s'appelle Télécharger le justificatif d'annulation. Sa date d'émission est le jour de l'annulation, et le document d'origine reste inchangé.

Lorsque rien n'est rendu au client, par exemple avec des frais d'annulation de 100 %, aucun avoir n'est créé et le document d'origine reste valable.

Vous téléchargez un document individuel depuis le détail de la commande. Pour récupérer tout un mois d'un coup, ouvrez Commandes puis Documents émis : vous pouvez y exporter un PDF fusionné ou un ZIP de PDF individuels. Les studios de République tchèque et de Slovaquie y obtiennent en plus les formats ISDOC et Pohoda XML.

L'export des commandes comporte une colonne Date d'émission à côté de la date de commande et de la date de paiement.

L'export ISDOC et Pohoda XML contient aussi les factures des commandes annulées par la suite, accompagnées de l'avoir correspondant. Si vous aviez déjà exporté une période antérieure et que votre comptable a saisi certains documents à la main, vérifiez après un nouvel export que rien n'a été comptabilisé deux fois. Les documents que vous avez déjà téléchargés ne changent pas.

Lorsque vous enregistrez un paiement après coup et que vous saisissez une date de paiement antérieure, le document reçoit comme date d'émission le jour où vous avez enregistré le paiement, et comme date de prestation imposable celle du paiement lui-même.

Au passage d'une année à l'autre, cela signifie que le document reçoit un numéro de la série de la nouvelle année alors que sa date de prestation imposable tombe encore en décembre. Si vous avez besoin du document dans l'ancienne série, enregistrez le paiement avant la fin de l'année.

Auparavant, les factures recevaient leur numéro et leur date d'émission dès la création de la commande, tandis que la date de la prestation imposable n'était renseignée qu'après le paiement. Les commandes payées plus tard ont donc produit des factures dont la date d'émission est antérieure à la date de la prestation imposable. Nous ne modifions pas ces factures rétroactivement : un document émis ne change jamais de numéro ni de date. Cet article explique d'où vient cet écart.

Les commandes impayées annulées ont gardé le numéro qui leur avait été attribué à l'époque : votre série peut donc comporter des numéros inutilisés. Nous ne les renumérotons pas et n'émettons pas d'avoir pour eux. Sur demande, nous vous enverrons la liste des numéros inutilisés de votre studio : il suffit d'écrire au support.

Les commandes numérotées sous l'ancien fonctionnement et qui attendent encore leur paiement conservent leur numéro. Leur date d'émission et les lignes du document apparaissent dans le détail de la commande le jour où le client paie.