Les cours n’ont pas tous le même prix, la même capacité ni les mêmes coûts de fonctionnement — un carnet unique et universel ne convient donc pas à tous les studios. Grâce aux catégories de carnets, vous pouvez répartir vos carnets d’entrées en groupes distincts et définir précisément les cours pour lesquels vos clients peuvent les utiliser.
Une réservation ne peut utiliser que des entrées d’une catégorie ajoutée comme option tarifaire sur ce cours, et seulement si ces entrées sont encore valables le jour du cours. Les catégories déterminent où un carnet peut être utilisé, pas qui peut l’acheter : vous ne pouvez pas masquer un carnet ni le proposer uniquement à certains clients.
Les catégories de carnets existent uniquement pour les carnets d’entrées. Les crédits n’ont pas de catégories, et un abonnement client se limite à certains cours en l’ajoutant comme option tarifaire uniquement sur ces cours.
Vous pouvez par exemple proposer des carnets valables :
uniquement pour les cours de Pilates Reformer,
uniquement pour les événements du week-end,
ou uniquement pour les cours d’un professeur en particulier.
Vos clients achètent un lot d’entrées qu’ils utilisent uniquement pour ces cours précis. Les différentes parties de votre offre restent ainsi bien séparées : un carnet meilleur marché pour les cours réguliers ne peut pas servir pour les séances de Reformer plus chères, et un lot acheté auprès d’un professeur reste réservé à ses cours.
Qu’est-ce qu’une catégorie de carnets ?
Une catégorie est un groupe de carnets d’entrées avec son propre nom et, en option, une description et une image. Au sein d’une même catégorie, vous pouvez proposer plusieurs variantes de carnets — par exemple 5, 10 ou 20 entrées, à des prix et pour des durées de validité différents. Comme auparavant.
La nouveauté, c’est que chaque catégorie peut être proposée sur des cours différents : vous déterminez où s’appliquent les carnets d’une catégorie en les ajoutant comme option tarifaire à des cours, cycles de cours, événements ou prestations de rendez-vous précis.
Comment créer une nouvelle catégorie
Accédez à Paramètres → Carnets et abonnements clients et cliquez sur Ajouter un carnet d’entrées.
Choisissez Ajouter une catégorie de carnets. (Si vous voulez seulement ajouter une variante à une catégorie que vous avez déjà, choisissez plutôt Ajouter des entrées à une catégorie existante.)
Nommez la catégorie (par exemple « Carnet Reformer ») et, en option, ajoutez une description et une image.
Ajoutez ses premières variantes de carnets — pour chacune, définissez le nombre d’entrées, le prix et la validité. Vous pourrez ajouter d’autres variantes à tout moment par la suite.
Enregistrez. La nouvelle catégorie apparaît dans votre planning public, dans la section Carnets et abonnements, et vos clients peuvent commencer à acheter ses carnets.
Déterminez les cours auxquels les carnets s’appliquent
Un carnet peut servir à payer un cours dès que vous l’ajoutez comme option tarifaire. Lors de la création ou de la modification d’un cours, d’un cycle de cours, d’un événement ou d’une prestation de rendez-vous, ajoutez le carnet à ses options tarifaires — dès cet instant, les clients qui le possèdent peuvent payer avec.
Un même cours peut proposer des carnets de plusieurs catégories côte à côte (et les combiner avec les crédits, le paiement par carte et d’autres moyens) — chaque client choisit simplement l’option qu’il possède.
Combien d’entrées une réservation déduit-elle ?
Un cours, un modèle de cours et une séance individuelle d’un cycle déduisent toujours exactement 1 entrée, et aucun champ ne permet de le modifier. Vous définissez le nombre d’entrées par réservation (jusqu’à 20) uniquement pour un cycle entier, un événement ou une prestation sur rendez-vous. Ce nombre n’est pas la taille du carnet. Si certains cours doivent coûter plus cher, donnez-leur leur propre catégorie de carnets ou utilisez les crédits. Pour en savoir plus, consultez Carnet d’entrées.
Ce que voient vos clients
Dans votre planning public, la section Carnets et abonnements présente l’offre par catégorie — avec son nom, son image et les variantes disponibles.
Après l’achat, les entrées sont ajoutées au compte du client — le client et vous (dans le détail du client) pouvez voir le solde.
Lors de la réservation, le carnet est proposé comme moyen de paiement uniquement sur les cours où vous l’avez ajouté comme option tarifaire — les entrées d’une catégorie ne peuvent pas être dépensées ailleurs.
Comme pour tous les carnets, vos clients ont besoin d’un compte Zenamu pour les acheter et les utiliser — voir Carnet d’entrées pour plus de détails.
Combien de catégories pouvez-vous avoir ?
Les carnets d’entrées font partie de toutes les formules payantes (pas de la formule gratuite Débutant), et une catégorie de carnets est toujours incluse. Plusieurs catégories de carnets sont disponibles dans les formules actuelles Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d’essai.
Expert 2024 n’inclut pas plusieurs catégories de carnets. Si le nom de votre formule comporte une année, comme Expert 2024, vous utilisez l’ancienne version de la formule Expert. Elle conserve une seule catégorie de carnets, comme la formule Standard et les anciennes formules Lite et Professional. Pour gérer plusieurs catégories côte à côte, passez à la formule Expert ou Ultimate actuelle.
Vous ne voulez pas passer à une formule supérieure, mais vous avez besoin d’une autre catégorie ? Archivez d’abord votre catégorie active — vous pourrez ensuite en créer une nouvelle, par exemple une offre universelle. Les carnets que vos clients ont déjà achetés leur restent acquis — et vous pouvez transférer leurs entrées en bloc vers la nouvelle catégorie (voir plus bas).
Archivage, transfert des entrées et suppression d’une catégorie
Lorsque vous cessez d’utiliser une catégorie — lors d’un changement saisonnier de votre offre, par exemple — Zenamu vous guide en une seule fenêtre à travers tout ce qu’il faut décider : ce qu’il advient des entrées de vos clients et ce qu’il advient du carnet sur les cours.
Archivage
L’archivage (l’option Archiver dans le menu de la catégorie) retire la catégorie de votre offre publique — vos clients ne peuvent plus rien y acheter. La fenêtre affiche d’abord un récapitulatif : combien de clients ont des entrées inutilisées, combien d’entrées ont expiré, combien de commandes sont en attente de paiement et où la catégorie est actuellement utilisée. Elle pose ensuite deux questions :
① Que faire des entrées des clients ?
Laisser dans la catégorie actuelle — vos clients utilisent leurs entrées là où elles se trouvent (à condition de conserver la catégorie comme option tarifaire sur les cours).
Transférer vers une autre catégorie — les entrées valides inutilisées, y compris celles bloquées sur la liste d’attente, sont transférées en bloc vers la catégorie active que vous choisissez. Si le client a déjà des entrées dans la catégorie de destination, les deux lots sont fusionnés et la validité retenue est la plus lointaine des deux dates. Les commandes de carnets impayées sont transférées elles aussi — une fois payées, les entrées arrivent directement dans la nouvelle catégorie. Chaque transfert est inscrit dans l’historique du client.
Les entrées expirées ne sont jamais transférées. Elles restent visibles chez le client dans la catégorie d’origine — la fenêtre vous en indique le nombre. Si vous ne souhaitez pas les conserver, retirez-les à la main dans le détail de chaque client. Le paramètre Supprimer automatiquement les entrées non utilisées à l’expiration (Paramètres → Carnets et abonnements clients → Système d’entrées) ne supprime que les entrées qui expirent après son activation.
② Que faire du carnet pour les cours et les autres activités ?
Laisser inchangé — la catégorie reste disponible sur les activités, vos clients peuvent utiliser jusqu’au bout les carnets qu’ils ont déjà.
Retirer partout — la catégorie n’est plus proposée comme option tarifaire.
Remplacer par une autre catégorie — sur toutes les activités, elle est échangée contre la catégorie choisie.
Le retrait comme le remplacement concernent les modèles ainsi que les cours, cycles de cours, événements et rendez-vous à venir — les cours déjà passés restent inchangés.
L’archivage lui-même peut être annulé à tout moment avec l’option Renouveler. Un transfert d’entrées déjà effectué ne peut en revanche pas être annulé — il faudrait le relancer manuellement dans l’autre sens.
Transférer les entrées plus tard
Dans le menu d’une catégorie archivée, vous trouvez l’action Transférer les entrées des clients — la même fenêtre, que vous pouvez donc lancer après coup. C’est utile dans deux situations :
Sur une formule à une seule catégorie, impossible de créer une nouvelle catégorie tant que l’ancienne n’est pas archivée. L’ordre est donc : archiver → créer la nouvelle → Transférer les entrées des clients.
L’annulation d’une réservation sur un cours déjà passé rend l’entrée à la catégorie sur laquelle elle avait été prélevée, c’est-à-dire à la catégorie d’origine. Si des entrées y « reviennent » avec le temps, relancez simplement le transfert.
Après le transfert, l’annulation d’une réservation à venir rend l’entrée à la nouvelle catégorie.
Suppression
Seule une catégorie archivée peut être supprimée, et c’est définitif. La fenêtre pose les deux mêmes questions — avec deux différences :
Les entrées que vous ne transférez pas sont perdues (elles restent visibles dans le détail du client, mais ne peuvent plus être transférées nulle part).
Les options tarifaires ne peuvent pas être « laissées » telles quelles — pour une catégorie supprimée, elles doivent être retirées ou remplacées.
S’il reste dans la catégorie des commandes de carnets en attente de paiement, la suppression est bloquée — la fenêtre les liste avec un lien vers leur détail. Vous les réglez soit en annulant les commandes une à une, soit en transférant les entrées (les commandes suivent).
Marche à suivre pour un changement saisonnier : 1) créez la nouvelle catégorie, 2) archivez l’ancienne et, dans la fenêtre, transférez les entrées et remplacez les options tarifaires par la nouvelle catégorie, 3) vérifiez votre planning. Zenamu n’envoie aucun e-mail aux clients au sujet du transfert — nous vous conseillons de leur annoncer le changement vous-même.
Questions fréquentes
Un même cours peut-il proposer des carnets de plusieurs catégories ?
Oui. Un cours peut avoir un nombre illimité de carnets parmi ses options tarifaires — par exemple à la fois un carnet universel et le carnet propre au professeur. Les clients paient avec celui qu’ils possèdent.
Puis-je proposer plusieurs variantes au sein d’une même catégorie ?
Oui — comme auparavant, une catégorie peut contenir plusieurs variantes, par exemple 5, 10 ou 20 entrées, chacune avec son propre prix et sa propre validité.
Qu’advient-il des carnets que les clients ont déjà achetés lorsque j’archive ou supprime une catégorie ?
Rien ne se fait tout seul — les entrées restent sur les comptes de vos clients. Lors de l’archivage ou de la suppression, vous pouvez toutefois transférer les entrées vers une autre catégorie en bloc, pour que vos clients les dépensent là où les réservations continuent — voir la section Archivage, transfert des entrées et suppression.
Les clients sont-ils informés du transfert ?
Zenamu n’envoie aucun e-mail au sujet du transfert — le client voit le changement sur ses carnets (les entrées relèvent désormais de la nouvelle catégorie) et dans l’historique de son compte. Nous vous conseillons d’informer vos clients du changement dans votre offre, par exemple par un message groupé.
Les crédits ont-ils aussi des catégories ?
Non. Les crédits fonctionnent comme un solde unique et commun que vos clients dépensent sur l’ensemble de votre offre — c’est précisément là leur force. Si vous voulez garder certaines parties de votre offre séparées, utilisez les catégories de carnets ; si vous préférez un solde unique et flexible, optez pour les crédits.
Je suis sur la formule Standard ou Expert 2024 et je veux une autre catégorie — quelles sont mes options ?
Soit vous archivez votre catégorie active et en créez une nouvelle — les entrées de vos clients sont ensuite transférées dans la nouvelle catégorie avec l’action Transférer les entrées des clients —, soit vous passez à la formule Expert ou Ultimate actuelle et gérez plusieurs catégories côte à côte.
Comment les clients savent-ils pour quels cours un carnet est valable ?
Le carnet est proposé comme moyen de paiement uniquement sur les cours où vous l’avez ajouté comme option tarifaire : les clients ne peuvent donc pas le dépenser au mauvais endroit. Un nom et une description de catégorie clairs (par exemple « Valable uniquement pour les cours sur Reformer ») les aident aussi à choisir le bon carnet au moment de l’achat.
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