Les carnets d’entrées fonctionnent comme un forfait de cours prépayés (par ex. 10 entrées). Ils peuvent être utilisés non seulement pour des cours individuels, mais aussi pour des cycles, des événements et ateliers, et des rendez-vous, partout où vous ajoutez le carnet comme option tarifaire. Un carnet d’entrées se distingue des crédits, qui forment un solde commun où chaque cours peut coûter un nombre de crédits différent, et des abonnements clients, qui donnent accès aux cours pendant une période donnée. Voici leur fonctionnement et leurs avantages :
Vous ne pouvez pas masquer un carnet ni le vendre uniquement à certains clients : le réglage Visible uniquement par les administrateurs n’existe que pour les abonnements. Pour accorder un meilleur prix à quelques clients, ajoutez les entrées dans le détail du client avec Ajouter un nombre personnalisé d'entrées au prix convenu, ou créez un code promo valable pour les carnets (non disponible dans les formules Débutant et Standard).
Utilisation : chaque réservation d’un cours déduit exactement 1 entrée du compte du client. Pour un cycle entier, un événement ou un rendez-vous, c’est vous qui décidez combien d’entrées une réservation déduit (voir Combien d’entrées une réservation déduit-elle ?).
Avantages des carnets d’entrées
Simplicité pour vous et vos clients
Paiement anticipé : Les paiements sont effectués à l’avance.
Déduction automatique : Les entrées sont automatiquement déduites lors de la réservation.
Inscription automatique depuis la liste d’attente : Les clients sont inscrits automatiquement lorsqu’une place se libère.
Les clients peuvent acheter des carnets d’entrées à l’avance
Les clients peuvent acheter leurs carnets d’entrées avant de réserver, ce qui leur permet de s’inscrire aux cours sans utiliser de carte bancaire ou de virement.Vous recevez vos paiements à l’avance
Toutes les réservations sont prépayées, ce qui facilite la gestion financière.Validité limitée pour encourager leur utilisation
La période de validité motive les clients à utiliser leurs entrées dans un délai défini.Inscription automatique depuis la liste d’attente
Réservation : Un certain nombre d’entrées est réservé pour le client.
Libération : Si aucune place ne se libère, les entrées sont automatiquement réattribuées au compte du client.
Paramètres : Activez cette fonction dans Paramètres > Réservation de cours.
5. Frais d’annulation équitables et transparents
Remboursements : Les réservations annulées entraînent un remboursement immédiat des entrées sur le compte Zenamu du client.
Aucun frais : Contrairement aux transactions par carte bancaire, les remboursements d’entrées ne génèrent aucun coût supplémentaire (voir Comment Zenamu évite les frais inutiles sur les annulations).
Remboursements automatiques : Tout est automatisé, sans besoin de transfert manuel.
6. Soutien marketing
Forfaits promotionnels : Proposez des offres comme 11 entrées pour le prix de 10, offrant aux clients 1 cours gratuit comme bonus.
Configurer les carnets d’entrées
Accédez à Paramètres > Carnets et abonnements clients et cliquez sur Ajouter un carnet d’entrées. Choisissez Ajouter une catégorie de carnets pour créer une nouvelle catégorie, ou Ajouter des entrées à une catégorie existante pour ajouter une variante à une catégorie que vous avez déjà.
Renseignez les informations suivantes :
– Nom de la catégorie et, si vous le souhaitez, une description (pour une nouvelle catégorie)
– Nombre d’entrées du carnet
– Prix
– Validité : calculée à partir de la date d’achat.
Les carnets d’entrées apparaîtront ensuite dans votre planning public, section Carnets et abonnements.
Répartissez vos carnets en plusieurs catégories
Chaque carnet appartient à une catégorie de carnets. Tant qu’une seule offre universelle vous suffit, vous n’avez pas à vous soucier des catégories : il vous suffit d’ajouter toutes vos variantes de carnets (par ex. 5, 10 et 20 entrées, avec des prix et des durées de validité différents) à une même catégorie.
Si vous souhaitez proposer des carnets valables uniquement pour certains cours (par exemple un carnet réservé aux cours sur Reformer, aux événements du week-end ou à un professeur en particulier), créez des catégories supplémentaires et ajoutez leurs carnets comme option tarifaire uniquement aux cours de votre choix. Une catégorie est incluse dans toutes les formules payantes. Plusieurs catégories sont disponibles dans les formules actuelles Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d’essai ; l’ancienne formule Expert 2024 conserve une seule catégorie.
Pour un guide détaillé et une FAQ, consultez Catégories de carnets.
Politiques d’annulation pour les carnets d’entrées
Lorsqu’une réservation est annulée à l’avance, les entrées sont recréditées sur le compte Zenamu du client, ce qui leur permet de les utiliser pour de futures réservations. Plus besoin de remboursements manuels ou de frais liés aux passerelles de paiement (voir Frais de Stripe).
Si vous avez des conditions d’annulation spéciales, les frais d’annulation basés sur un pourcentage ne s’appliquent pas aux carnets d’entrées : les frais d’annulation sont toujours de 100 %, ce qui signifie que l’entrée n’est pas restituée au client. Un remboursement complet de l’entrée ne peut être effectué que manuellement par vos soins, par exemple si un client régulier vous appelle pour s’excuser d’une absence imprévue pour cause de maladie.
En pratique, un client qui a payé avec des entrées peut annuler et récupérer son entrée uniquement tant qu’aucune de vos fenêtres de frais d’annulation n’a commencé.
Accepter uniquement les paiements via des carnets d’entrées
Vous le décidez pour chaque cours, cycle ou événement, dans sa section Prix, en choisissant les options tarifaires qu’il propose.
Lors de la création d’un cours, cycle de cours ou événement, vous pouvez définir les carnets d’entrées (ou crédits) comme seul moyen de paiement.
Comment vos clients peuvent-ils acheter des carnets d’entrées ?
Paiements électroniques : Activez au moins un moyen de paiement (carte bancaire ou virement) pour permettre aux clients d’acheter directement leurs carnets via le système. (Voir les guides Configurer les paiements par carte et Configurer les virements.)
Paiement sur place : Vous pouvez désormais laisser vos clients commander un carnet d’entrées dans le système de réservation et payer au studio. Activez cette option dans Paramètres → Carnets et abonnements clients → Système d’entrées, dans la section Moyens de paiement autorisés, où vous choisissez lesquels de vos moyens de paiement activés peuvent servir à l’achat d’un carnet. Le client passe commande, paie au studio et vous marquez la commande comme payée — les entrées sont créditées à ce moment-là. Détails dans l’article Payer sur place les carnets d’entrées et les crédits.
Important : Les clients doivent avoir un compte Zenamu pour acheter et utiliser des carnets d’entrées. Sans compte, le système ne peut ni gérer ni rembourser leurs entrées.
Gestion des carnets d’entrées des clients
Gérez les carnets depuis le profil du client : vous pouvez attribuer un carnet existant ou ajouter des entrées manuellement.
Vous pouvez également déduire des entrées si nécessaire (avec transparence sur les raisons, par ex. déménagement ou remboursement exceptionnel).
Quand un client se présente sans réservation
Il arrive qu’un client participe à votre cours sans avoir réservé. Le plus simple est de créer manuellement la réservation en sélectionnant « entrée » comme moyen de paiement : l’entrée sera automatiquement déduite de son compte. Vous pouvez ajouter un client directement depuis le cours via Ajouter un participant.
Comment fonctionne l’expiration des entrées ?
Par défaut, les entrées expirées ne sont pas supprimées du compte du client : elles sont désactivées et ne peuvent plus être utilisées. Lorsque le client achète un carnet de la même catégorie de carnets, les entrées expirées non utilisées sont ajoutées au nouveau lot et redeviennent utilisables.
Si vous ne le souhaitez pas, activez Supprimer automatiquement les entrées non utilisées à l’expiration dans Paramètres → Carnets et abonnements clients → Système d’entrées. Les entrées qui expirent après cette activation sont alors supprimées du compte du client. Plus d’informations dans Crédits et entrées expirés : suppression automatique et prolongation de la validité.
Combien d’entrées une réservation déduit-elle ?
Lorsque vous ajoutez un carnet d’entrées comme option tarifaire, le nombre d’entrées déduites par réservation dépend de ce que vous tarifez :
Ce que vous tarifez | Entrées par réservation |
Cours, modèle de cours ou séance individuelle d’un cycle | Toujours 1. Aucun champ ne permet de le modifier. |
Cycle entier, événement ou atelier | Vous choisissez le nombre (jusqu’à 20). |
Prestation sur rendez-vous | Vous choisissez le nombre (jusqu’à 20). |
Ce nombre correspond aux entrées qu’une réservation déduit du carnet. Il ne s’agit pas du nombre total d’entrées du carnet, que vous définissez sur le carnet lui-même dans Paramètres → Carnets et abonnements clients.
Vous voulez qu’un cours plus long ou premium coûte plus cher ? Ce n’est pas possible avec des entrées, car un cours coûte toujours 1 entrée. Utilisez plutôt les crédits, qui permettent de fixer un prix en crédits différent pour chaque cours, ou créez une catégorie de carnets distincte pour ces cours.
Erreur fréquente
Un studio vend un carnet de 10 entrées et, en l’ajoutant comme option tarifaire à un événement ou à un cycle entier, saisit 10 comme nombre d’entrées, pensant qu’il s’agit de la taille du carnet. Résultat : une seule inscription déduit les 10 entrées d’un coup.
Pour un événement qui doit compter comme un seul cours, laissez le nombre à 1. Le nombre total d’entrées du carnet se règle ailleurs, au moment de créer le carnet lui-même dans Paramètres → Carnets et abonnements clients.