Nella panoramica ordini è possibile modificare lo stato delle singole voci. Questo articolo illustra cosa fa ogni azione, quando utilizzarla e come evitare gli errori più comuni.
Dove trovare le azioni sugli ordini
Apra la sezione Ordini nel pannello di amministrazione.
Selezioni un ordine specifico.
Nel dettaglio dell'ordine o nel menu a tendina delle azioni, scelga l'operazione desiderata.
Azioni principali e quando utilizzarle
Modificare l'importo dell'ordine
Si utilizza per correggere il prezzo (ad es. accordo individuale, errore di prezzo). Dopo la modifica, verifichi sempre i documenti collegati e le note interne.
Confermare il pagamento / segnare come non pagato
Si utilizza per le correzioni manuali dello stato di pagamento. Faccia attenzione con "non pagato" — si assicuri che lo stato corrisponda alla realtà.
Annullamento e conferma del rimborso
Dopo un annullamento, l'ordine può passare allo stato "in attesa di rimborso". Una volta effettivamente restituito il denaro al cliente (ad es. tramite bonifico bancario), confermi il rimborso anche nel pannello di amministrazione.
Scaricare i documenti
A seconda dello stato dell'ordine, è possibile scaricare una ricevuta di pagamento o un documento di annullamento.
Scenari comuni
Il cliente ha pagato con bonifico bancario, ma l'ordine risulta ancora non pagato
Se la riconciliazione automatica non lo ha rilevato, verifichi il pagamento e imposti manualmente lo stato corretto dell'ordine.
Nota: la riconciliazione automatica dei bonifici è disponibile solo con la tariffa Ultimate. Con una tariffa diversa, è necessario contrassegnare manualmente gli ordini pagati tramite bonifico in base ai movimenti del proprio conto bancario.
L'ordine è annullato e in attesa di rimborso manuale
Invii il denaro al di fuori di Zenamu (bonifico bancario o contanti). Poi confermi il rimborso in Zenamu in modo che l'ordine risulti chiuso dal punto di vista finanziario.
L'ordine riporta un importo errato
Utilizzi la modifica dell'importo e, facoltativamente, aggiunga una nota interna con il motivo della correzione.
Spostare un cliente su un'altra lezione senza emettere un rimborso
A volte un cliente ha solo bisogno di spostare la prenotazione da una lezione a un'altra — non chiede indietro il denaro. In Zenamu non esiste un singolo pulsante "sposta", ma può mantenere intatto il pagamento del cliente in due passaggi:
Apra la lezione originale e annulli la prenotazione del cliente senza emettere un rimborso. Il denaro resta sull'ordine.
Apra la nuova lezione e crei una prenotazione per il cliente dal pannello di amministrazione. Imposti il pagamento su "Pagamento sul posto" con prezzo personalizzato a 0 — il cliente ha già pagato sull'ordine originale, quindi in questo modo registra solo la nuova prenotazione senza addebitare di nuovo.
Consiglio: se il cliente ha pagato con un abbonamento, un abbonamento ricorrente o dei crediti, può semplicemente prenotarlo nella nuova lezione — l'ingresso o il credito utilizzato verrà riassegnato automaticamente quando annulla la prenotazione originale e viene riaccreditato sul suo conto.
FAQ
Come faccio a sapere se utilizzare la conferma di rimborso o "non pagato"?
Se ha effettivamente restituito denaro al cliente, utilizzi la conferma di rimborso.
"Non pagato" ha uno scopo diverso: contrassegna un cliente che aveva una prenotazione confermata con pagamento sul posto o tramite bonifico bancario, ma non si è presentato e non ha pagato. Dopo questa segnalazione, il nome del cliente appare in rosso nel sistema con informazioni aggiuntive sugli obblighi in sospeso.
Dove scarico il documento di annullamento?
Nelle azioni dell'ordine, scelga di scaricare il documento di annullamento. Se l'opzione non è disponibile, verifichi lo stato dell'ordine.
Il documento di annullamento è disponibile solo quando per l'ordine esiste una ricevuta di pagamento.
La modifica dell'importo ha effetti sulla contabilità?
Sì, può influire sui documenti e i report collegati. Effettui modifiche solo quando ha un motivo chiaro.
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