Questo articolo riguarda gli ordini dei Suoi clienti nella sezione Ordini dell'amministrazione: cosa fa ogni azione sull'ordine (Registra pagamento, Invia promemoria di pagamento, Segna come non pagato, Conferma rimborso, Modifica importo e il download dei documenti), quando usarla e come creare Lei stesso un ordine per un cliente. Non riguarda il limite mensile di ordini del Suo piano Zenamu (veda Cosa succede quando raggiungo il limite di ordini o il limite di corsi ed eventi del mio piano?) né le fatture che Zenamu Le emette per il Suo piano (veda Dove posso trovare la fattura del sistema di prenotazione Zenamu?).

Le ricevute di pagamento e gli altri documenti si possono scaricare solo se Emetti ricevute di pagamento è attivo in Impostazioni › Pagamenti, e non con il piano gratuito Principiante né con il vecchio piano Lite. Per emettere una fattura invece di una ricevuta serve il piano Expert o Ultimate oppure il periodo di prova. L'emissione di fatture si imposta per tutto il Suo studio e non dipende dai dati del cliente: Zenamu emette fatture se Lei è un contribuente IVA, oppure se è un'azienda che non è contribuente IVA e ha scelto Fattura in Tipo di documento da emettere. Con le fatture, i clienti devono inserire un indirizzo di fatturazione quando prenotano o acquistano online. L'indirizzo di fatturazione del cliente viene stampato sul documento.

Vengono mostrate solo le azioni adatte al metodo di pagamento e allo stato del pagamento dell'ordine. Se un'azione manca, controlli prima queste due colonne.

Usi Modifica importo per correggere il prezzo di un ordine (ad es. accordo individuale, errore di prezzo). L'importo si può modificare solo per gli ordini pagati di persona o tramite bonifico bancario. Per gli altri metodi di pagamento (ad esempio carta o PayPal) l'opzione è in grigio. Dopo la modifica, verifichi sempre i documenti collegati e le note interne.

Registra pagamento segna un ordine come pagato quando il cliente ha pagato di persona o tramite bonifico bancario. È disponibile per gli ordini In attesa di pagamento o Non pagato. Nella finestra Registra pagamento controlli la Data del pagamento (per impostazione predefinita è la data odierna e non può essere una data futura) e clicchi su Salva. Gli ordini pagati con carta o PayPal cambiano stato automaticamente, quindi per loro questa azione non è disponibile.

Quando l'ordine riguarda un pacchetto di ingressi o di crediti, nella finestra Registra pagamento c'è anche la casella Invia al cliente una conferma via e-mail, selezionata per impostazione predefinita. La deselezioni se sta registrando un pagamento che non è ancora arrivato, ad esempio quando permette a un cliente di iniziare a usare un pacchetto prima di pagarlo. Gli ingressi o i crediti vengono aggiunti comunque, ma il cliente non riceve nessuna e-mail, e la Cronologia ordine riporta che non è stata inviata alcuna e-mail. La conferma non si può inviare in un secondo momento.

Segna come non pagato è disponibile solo per gli ordini con pagamento di persona o tramite bonifico che sono ancora In attesa di pagamento. Faccia attenzione con "non pagato" — si assicuri che lo stato corrisponda alla realtà.

Il pulsante Invia promemoria di pagamento manda al cliente un'e-mail che gli ricorda di pagare un ordine tramite bonifico bancario. Zenamu non invia promemoria automatici per gli ordini con bonifico non pagati, e non esiste un documento da inviare al suo posto: la ricevuta di pagamento viene creata solo quando il pagamento è registrato.

Il cliente riceve un'e-mail con la Sua nota, l'ordine con il relativo importo, le Sue coordinate bancarie, la causale del pagamento (e il codice QR per il pagamento, se c'è) e un link all'ordine. Ogni promemoria viene annotato nella Cronologia ordine.

Il promemoria è disponibile con tutti i piani, per gli ordini pagati tramite bonifico bancario che sono In attesa di pagamento. Non è disponibile per gli ordini pagati di persona, con carta o PayPal, né per gli ordini segnati come Non pagato, gli ordini annullati o le prenotazioni in lista d'attesa. Può inviare un promemoria per ordine ogni 24 ore. Il pulsante è in grigio se l'ordine è stato effettuato più di 30 giorni fa o se il cliente non ha un indirizzo e-mail; passi il mouse sul pulsante per vederne il motivo.

Zenamu non restituisce il denaro dei pagamenti tramite bonifico bancario e di persona: lo restituisce Lei, tramite il Suo home banking o consegnandolo personalmente. Quando un ordine pagato tramite bonifico bancario viene annullato e c'è un importo da restituire, l'ordine mostra In attesa di rimborso. Una volta restituito il denaro al cliente, clicchi su Conferma rimborso nell'ordine. Un pagamento di persona viene segnato come rimborsato non appena la prenotazione viene annullata, da Lei o dal cliente, quindi non c'è nulla da confermare. Mostra In attesa di rimborso solo se Zenamu ha annullato automaticamente una lezione o un evento per scarsa partecipazione, oppure se è stata annullata una prenotazione di affitto dello spazio. Conferma rimborso è disponibile solo per gli ordini pagati tramite bonifico o di persona che sono in attesa di rimborso.

A seconda dello stato dell'ordine, può scaricare una ricevuta di pagamento (Scarica la ricevuta di pagamento) o una ricevuta di annullamento (Scarica la ricevuta di annullamento). Un ordine non pagato non ha ancora nessun documento: la ricevuta di pagamento viene creata al momento della registrazione del pagamento. I documenti si possono scaricare con tutti i piani tranne il piano gratuito Principiante e Lite, e solo se in Impostazioni › Pagamenti è attiva l'opzione Emetti ricevute di pagamento. Se ha collegato Billingo o Számlázz.hu (studi in Ungheria), il pulsante Scarica la ricevuta di pagamento non viene mostrato. I documenti emessi dal Suo fornitore si trovano nella sezione Documento esterno dei dettagli dell'ordine. Nell'elenco, usi Scarica la fattura o Scarica la fattura di storno nel menu dei tre puntini (⋯).

Un ordine per cui è stato emesso un documento esterno non si può modificare: le opzioni Modifica importo, Modifica testo della ricevuta e Modifica aliquota fiscale sono in grigio. Per correggere il documento, clicchi su Storna documento nella sezione Documento esterno. Billingo o Számlázz.hu emette il relativo documento di storno, che viene trasmesso al NAV. Poi emetta il documento corretto direttamente in Billingo o Számlázz.hu; l'ordine in Zenamu resta invariato. Se l'ordine è stato annullato con una penale di annullamento, il documento originale resta valido e il pulsante Storna documento non è disponibile.

Se l'abbinamento automatico dei pagamenti non lo ha rilevato, verifichi il pagamento sul Suo conto bancario, poi apra l'ordine e clicchi su Registra pagamento.

Invii il denaro al di fuori di Zenamu (bonifico bancario o contanti). Poi clicchi su Conferma rimborso nell'ordine, in modo che risulti chiuso dal punto di vista finanziario.

Utilizzi Modifica importo (solo per ordini pagati di persona o tramite bonifico bancario) e, facoltativamente, aggiunga una nota interna con il motivo della correzione. Se Billingo o Számlázz.hu ha già emesso un documento per l'ordine, Modifica importo non è disponibile: storni il documento con Storna documento nella sezione Documento esterno e ne emetta uno corretto direttamente in Billingo o Számlázz.hu.

Il cliente si sposta con una sola azione, direttamente nei dettagli della lezione: in corrispondenza del partecipante clicchi su Sposta in un'altra lezione. Pagamento, prezzo e ricevuta restano invariati, e il cliente riceve un'e-mail con la nuova lezione. I dettagli, compreso che cosa succede a un ordine pagato e a uno non pagato, sono nell'articolo Come spostare un cliente su un'altra lezione senza annullamento né rimborso.

In Zenamu non esiste un modulo d'ordine vuoto: l'ordine nasce sempre da una prenotazione o da un acquisto. Quindi, se un cliente ha bisogno di un ordine e di un documento per una lezione già svolta, parta dalla prenotazione:

Se il prezzo deve essere diverso da quello standard, usi Modifica importo nel dettaglio dell'ordine.

Pacchetti di ingressi e abbonamenti funzionano allo stesso modo, solo partendo da un punto diverso: li emetta dal dettaglio del cliente (Aggiungi abbonamento cliente, oppure aggiungendo crediti o ingressi). Lì può impostare un prezzo a Sua scelta, anche 0, e l'ordine viene creato automaticamente.

Utilizzi Conferma rimborso quando un ordine annullato mostra In attesa di rimborso e Lei ha già restituito il denaro al cliente. Gli altri ordini non hanno questo pulsante: ad esempio, un pagamento di persona annullato da Lei o dal cliente viene segnato subito come rimborsato.

"Non pagato" ha uno scopo diverso: contrassegna un cliente che aveva una prenotazione confermata con pagamento sul posto o tramite bonifico bancario, ma non si è presentato e non ha pagato. Dopo questa segnalazione, il nome del cliente appare in rosso nel sistema con informazioni aggiuntive sugli obblighi in sospeso.

Non è possibile farlo in autonomia. Una volta confermato il pagamento, nell'applicazione non c'è modo di riportare l'ordine allo stato "non pagato": come spiegato sopra, "non pagato" serve a segnalare un cliente che Le deve del denaro, non ad annullare un pagamento già confermato.

Ci scriva nella chat dell'applicazione e lo sistemiamo noi.

Nelle azioni dell'ordine, scelga Scarica la ricevuta di annullamento. Se l'opzione non è disponibile, verifichi lo stato dell'ordine.

Il documento di annullamento è disponibile solo quando per l'ordine esiste una ricevuta di pagamento.

Sì, può influire sui documenti e i report collegati. Effettui modifiche solo quando ha un motivo chiaro.