Ogni abbonamento ricorrente in Zenamu conserva un record interno completo di ogni evento importante: dal momento in cui viene creato, attraverso ogni rinnovo, pausa e annullamento, fino a eventuali rimborsi. Questo record è il Suo storico completo e la Sua rete di sicurezza per risolvere le controversie e gestire la contabilità. Questo articolo spiega dove trovare l'attività di un abbonamento e come leggere ogni tipo di evento.

Apra il dettaglio dell'abbonamento di un cliente nell'area admin e vedrà:

Nel proprio profilo (sotto I miei abbonamenti → dettaglio), il cliente vede lo stesso stato e lo stesso elenco dei propri ordini.

Ogni evento interno ha un tipo, una data e spesso alcuni dettagli aggiuntivi (un importo, un motivo, l'ID del record correlato in Stripe).

Il primo acquisto andato a buon fine di un abbonamento compare come la creazione dell'abbonamento (stato attivo, o brevemente in attesa di pagamento) e come il primo documento nella sezione Ordini. Da esso può vedere la data, la variante scelta dal cliente e il primo importo addebitato.

Il sistema registra ogni addebito ricorrente andato a buon fine. Un rinnovo include:

Se il cliente usa un credito (che può provenire, per esempio, da un precedente rimborso emesso come credito anziché sulla carta) e questo copre l'intero pagamento del periodo, il rinnovo avviene comunque — Zenamu lo registra internamente e l'abbonamento prosegue — ma non viene creato alcun documento contabile. Nulla è stato addebitato sulla carta, quindi non c'è nulla da documentare. Non troverà un documento per quel periodo nella sezione Ordini né nell'export per il Suo commercialista. Il credito del cliente si riduce del prezzo del periodo.

Il sistema registra ogni tentativo di Stripe di prelevare un pagamento che non è andato a buon fine (i nuovi tentativi automatici di Stripe, un tentativo manuale e così via).

Un singolo rinnovo fallito può generare più record (Stripe effettua diversi tentativi durante il periodo di grazia). Il posto migliore per rintracciare questi tentativi e i loro codici è sulla fattura nel Suo Stripe Dashboard.

L'inizio del periodo di grazia è un evento interno separato; inoltre, la data di fine del periodo di grazia (di solito 7 giorni dopo il fallimento) compare direttamente nell'area admin, come parte dell'avviso di pagamento fallito sull'abbonamento.

Viene registrato ogni volta che un abbonamento viene messo in pausa. Può vedere che un abbonamento è in pausa direttamente dal suo stato nell'area admin. Ci sono due casi:

Anche l'attività del cliente distingue se l'abbonamento è stato messo in pausa (manualmente) oppure è stato messo in pausa automaticamente. Questa differenza è importante, perché determina se l'abbonamento si rinnova automaticamente quando più tardi torna al piano Ultimate (solo gli abbonamenti messi in pausa automaticamente lo fanno).

Viene registrato quando un abbonamento in pausa viene riavviato. Il motivo distingue se è stato:

Creato quando un cliente viene passato da una variante a un'altra. Nell'attività del cliente, l'app etichetta questo evento come Variante cambiata.

Quando un cliente (o lo studio per suo conto) annulla un cambio di variante programmato in precedenza (sempre Scenario B — una riduzione di prezzo), il banner del cambio programmato scompare dall'area admin e il sistema fa una nota interna dell'annullamento. Non ci sono conseguenze finanziarie; l'abbonamento torna semplicemente alla variante originale senza lasciare traccia.

Occasionalmente un cliente programma una riduzione di prezzo, ma tra il momento in cui la programma e il giorno del rinnovo succede qualcosa di insolito — per esempio, nel frattempo lo studio archivia la variante di destinazione, oppure elimina il gruppo. Zenamu gestisce queste situazioni automaticamente e ne fa una nota interna.

Cosa può succedere e cosa fa Zenamu:

Queste situazioni sono molto rare (di solito meno dell'1% dei cambi programmati). Nella stragrande maggioranza dei casi, il cambio avviene esattamente come il cliente aveva inteso il giorno in cui l'ha programmato.

Il sistema registra quando lo studio ha applicato una modifica di prezzo in blocco a questo cliente. Il record riporta:

Viene registrato a ogni annullamento — manuale (il cliente dal proprio profilo, lo studio dall'area admin, o tramite il portale clienti di Stripe) e automatico (da Zenamu dopo la scadenza del periodo di grazia di 7 giorni). Può vedere che un abbonamento è annullato direttamente dal suo stato nell'area admin (oppure da un banner "Annullamento alla fine del periodo" con una data). Inoltre, il record interno riporta:

La conferma di pagamento richiesta (3D Secure) su un rinnovo viene registrata come evento interno, ma lo stato dell'abbonamento resta attivo. Quando serve una verifica aggiuntiva su un rinnovo, Zenamu non lo passa a in attesa di pagamento (quello stato è riservato a un primo acquisto non completato; veda l'articolo "Gli stati dell'abbonamento"). L'esito compare poi o come rinnovo fallito (se il cliente non completa la verifica e Stripe smette di provare) o come rinnovo riuscito (se la completa in tempo).

I rimborsi non vengono registrati come attività dell'abbonamento a sé. Un rimborso totale porta all'annullamento automatico dell'abbonamento; un rimborso parziale non cambia lo stato dell'abbonamento. Troverà lo stato del rimborso stesso sul documento (la sezione Ordini) o nel Suo Stripe Dashboard.

Questo tipo di record registra una situazione in cui un controllo interno in Zenamu ha rilevato una discrepanza tra il proprio stato e lo stato in Stripe e l'ha corretta oppure ne ha fatto una nota da gestire in seguito. I tipi specifici sono:

Questi sono all'incirca i cinque più comuni; Zenamu usa diversi altri marcatori specifici per sovrapposizioni rare (quando due cose accadono nello stesso momento). Queste correzioni vengono eseguite in background; una singola correzione di solito non è un problema di per sé — il problema è lo stesso marcatore che si ripete sullo stesso abbonamento. Se sta affrontando una situazione del genere, contatti l'assistenza.

Queste correzioni sono informative e si manifestano nel senso che lo stato dell'abbonamento in Zenamu finisce per corrispondere a Stripe:

Nell'area admin, lo stato dell'abbonamento e l'elenco degli ordini si aggiornano automaticamente, in tempo reale. Questo significa che:

Un cliente, nel proprio profilo, vede lo stato attuale solo dopo aver aggiornato la pagina. L'interfaccia del cliente in genere non usa gli aggiornamenti in tempo reale. Se un cliente contatta lo studio chiedendo perché non vede un nuovo pagamento, gli suggerisca di aggiornare la pagina. In alcune situazioni (subito dopo un pagamento), il browser del cliente controlla brevemente lo stato in background, ma come regola generale: aggiorni la pagina = stato attuale.

Nella maggior parte dei casi, entrambe le parti vedranno le modifiche entro pochi secondi o un minuto dall'evento effettivo dal lato di Stripe.

La combinazione dello stato dell'abbonamento + l'elenco degli ordini in Zenamu e il Suo Stripe Dashboard è utile in diverse situazioni:

Quando un cliente scrive "Perché mi sono stati addebitati 60 € il 14 aprile?", apra la sezione Ordini nel suo abbonamento e vedrà:

Può poi rispondere al cliente con i dettagli esatti.

Può capire che un abbonamento è terminato automaticamente dopo pagamenti falliti dal suo stato attuale (annullato / non pagato) e dal pagamento andato a buon fine mancante negli Ordini. Per la cronologia dei singoli tentativi e la data di fine del periodo di grazia (di solito 7 giorni), guardi l'abbonamento e le fatture corrispondenti nel Suo Stripe Dashboard. Il cliente sa così di aver avuto un periodo di grazia di 7 giorni che non ha utilizzato.

Nell'elenco degli ordini può vedere la data dell'ultimo pagamento andato a buon fine; può vedere per quanto è valido l'abbonamento dallo stato dell'abbonamento (la data del prossimo rinnovo). Calcoli l'importo proporzionale per i giorni non utilizzati ed emetta il rimborso nel Suo Stripe Dashboard.

Se un cliente sostiene che Stripe lo ha addebitato due volte, apra la sezione Ordini (e, per sicurezza, anche le fatture in Stripe). Vedrà o un solo pagamento (e il cliente si sbaglia) o due, nel qual caso può rimborsarne uno.

L'elenco degli ordini corrisponde uno a uno al Suo Stripe Dashboard. Se il Suo commercialista ha bisogno della prova di un pagamento specifico, apra il dettaglio del documento (e in Stripe troverà la fatturazione completa, la data di scadenza e i dettagli fiscali).

Un cliente mi dice di non vedere il proprio ultimo pagamento nel proprio profilo. Alcune possibilità:

Posso esportare l'attività di un abbonamento? Per la contabilità, usi l'export dei documenti standard nell'area admin (ISDOC o Pohoda XML). Contiene tutte le fatture e gli annullamenti di cui il Suo commercialista ha bisogno. Non troverà una sequenza dettagliata dei singoli eventi (rinnovi riusciti e falliti, pause, cambi di variante) come report a sé nell'app; quei dati risiedono nel database e nel Suo Stripe Dashboard. Nella maggior parte dei casi il Suo commercialista non ne ha bisogno — lavora con i documenti.

Posso eliminare un record di evento? No. I record contabili e storici non vengono eliminati né riscritti a posteriori; se ne aggiungono solo di nuovi accanto a essi. Il motivo: lo storico deve restare completo, sia ai fini contabili sia per la risoluzione delle controversie.

Cosa succede se vedo qualcosa che non mi aspetto in Stripe o nello stato dell'abbonamento (per esempio, il risultato di una correzione da un controllo interno)? Può essere una situazione in cui un controllo interno in Zenamu ha rilevato una discrepanza tra il proprio stato e lo stato in Stripe e l'ha corretta. Se è isolata, va bene (ogni tanto un messaggio da Stripe si perde, e la rete di sicurezza interna lo sistema). Se la discrepanza persiste per lo stesso cliente, controlli lo stato del suo abbonamento nel Suo Stripe Dashboard e lo confronti con ciò che vede in Zenamu. Se davvero non corrisponde, contatti l'assistenza, oppure risincronizzi manualmente in Stripe (annulli e crei un nuovo abbonamento).