Le istruzioni di accesso sono un messaggio privato collegato a una lezione, a un incontro di un corso, a un evento o a un modello di lezione. Lo ricevono solo i clienti con una prenotazione, e solo via e-mail. Le usi per il codice della porta, per la posizione della cassetta delle chiavi o per spiegare come trovare l'ingresso.
Le istruzioni non compaiono mai nel programma pubblico, né nel plugin di prenotazione né in alcun punto dell'app per i clienti. L'e-mail è l'unico canale.
Come inviare il codice della porta ai Suoi clienti
Apra la lezione, l'incontro del corso o l'evento e clicchi su Modifica lezione, Modifica corso o Modifica.
Sotto il campo Sede, clicchi su + Aggiungi istruzioni di accesso.
Scriva il messaggio, ad esempio: Codice della porta: 4529#. Ingresso dal cortile, campanello a destra.
Decida se lasciare selezionata la casella Mostra le istruzioni solo dopo il pagamento. È selezionata per impostazione predefinita.
Salvi. I clienti che hanno già una prenotazione ricevono subito le istruzioni via e-mail e le riceverà anche chi prenota in seguito. Se la casella qui sopra è selezionata, le prenotazioni non pagate le ricevono solo una volta pagate.
Può scrivere fino a 2000 caratteri. Per rimuovere il messaggio, apra la stessa sezione e clicchi su Rimuovi.
Quali e-mail contengono il codice
La conferma di prenotazione di una lezione, di un corso o di un evento
La conferma di pagamento, non appena la prenotazione è pagata
Il promemoria prima della lezione o dell'evento
L'e-mail che il cliente in lista d'attesa riceve quando si libera un posto e viene iscritto
Un'e-mail di aggiornamento ogni volta che modifica il testo
Nell'e-mail il messaggio compare in un riquadro evidenziato con il titolo Istruzioni di accesso.
Mostra le istruzioni solo dopo il pagamento
Se la casella è selezionata, ricevono il codice solo i clienti con la prenotazione pagata. Chi non ha ancora pagato vede al suo posto questa frase: Le invieremo le istruzioni di accesso via e-mail non appena il pagamento sarà confermato.
Il codice viene poi inviato automaticamente:
Carta o PayPal — nella conferma di pagamento, subito dopo che il pagamento va a buon fine.
Bonifico bancario — nella conferma di pagamento, non appena la prenotazione è pagata.
Contanti di persona — in un'e-mail separata, nel momento in cui segna l'ordine come pagato.
Lezioni gratuite, abbonamenti, pacchetti ingressi e crediti — subito, perché una prenotazione di questo tipo è considerata pagata.
I Suoi clienti pagano di persona? Di solito conferma quel pagamento solo all'arrivo del cliente, che quindi riceverebbe il codice troppo tardi. Se i clienti pagano quando arrivano, deselezioni la casella, così il codice arriverà già con la conferma di prenotazione.
Cosa succede quando cambia il codice
I clienti con una prenotazione ricevono il nuovo testo in un'e-mail con oggetto Istruzioni aggiornate per la Sua prenotazione. Se le istruzioni vengono mostrate solo dopo il pagamento, la ricevono solo i clienti che hanno pagato. Ogni cliente riceve una sola e-mail, anche quando la modifica riguarda più incontri che ha prenotato: in quel caso l'e-mail indica a quanti incontri si applica. Vengono avvisati anche gli istruttori del team della lezione.
Se cancella il testo, non viene inviata nessuna e-mail. Le persone in lista d'attesa e i clienti che hanno annullato non ricevono avvisi. Se in seguito deseleziona la casella del pagamento, ricevono l'e-mail anche i clienti che non hanno ancora pagato.
Un codice per tutto il corso o uno diverso per ogni incontro
Un corso permette entrambe le cose, ed è proprio quello che serve quando il codice cambia:
Quando crea un corso, il messaggio che scrive viene precompilato per ogni incontro. Ogni incontro ha il proprio campo nell'elenco degli incontri, quindi può modificarne alcuni prima di salvare.
Modificare un singolo incontro cambia solo quell'incontro. Il campo si trova nel pannello Voglio modificare questa lezione specifica.
Modificare l'intero corso sostituisce le istruzioni di tutti gli incontri futuri. Il campo è nel pannello Voglio modificare l'intero corso e resta vuoto finché non lo compila, quindi il solo fatto di aprire il pannello non cambia nulla.
Aggiungere un incontro a un corso già avviato precompila il codice da un incontro esistente. Lo controlli prima di salvare e, se serve, lo modifichi.
Riutilizzare lo stesso codice
Inserisca le istruzioni in un modello di lezione: ogni lezione creata da quel modello avrà già lo stesso testo. Anche se duplica un evento con Usa come modello, le istruzioni vengono copiate.
Se il codice cambia spesso, attivi il promemoria
Una conferma di prenotazione può essere inviata anche settimane prima, quindi per un codice che cambia serve a poco. L'e-mail di promemoria viene inviata prima della lezione, all'orario scelto nelle impostazioni delle notifiche, e contiene il codice aggiornato.
I promemoria delle lezioni in presenza sono disattivati per impostazione predefinita. Attivi Promemoria della lezione in presenza in Impostazioni → Notifiche.
Lista d'attesa e prenotazioni annullate
I clienti in lista d'attesa non ricevono il codice, perché non hanno ancora un posto. Lo ricevono nel momento in cui si libera un posto e vengono iscritti alla lezione.
Chi annulla conserva il codice che ha già ricevuto. Se la cosa Le crea problemi, cambi il codice per l'incontro successivo.
L'e-mail non è un canale sicuro. Sta a Lei decidere cosa scrivere nel messaggio. Se i Suoi spazi lo richiedono, cambi regolarmente i codici della porta.
Un cliente dice che il codice non è arrivato
Controlli che la prenotazione sia attiva. Le prenotazioni in lista d'attesa e quelle annullate non lo ricevono.
Verifichi se la casella Mostra le istruzioni solo dopo il pagamento è selezionata e se la prenotazione è pagata. Una prenotazione non pagata riceve il codice solo una volta pagata.
Controlli che le istruzioni siano inserite proprio in quell'incontro. In un corso ogni incontro può avere un codice diverso.
Se il cliente lo aspetta poco prima della lezione, controlli che Promemoria della lezione in presenza sia attivo in Impostazioni → Notifiche. I clienti che prenotano dopo l'invio del promemoria non lo ricevono.
Chieda al cliente di controllare la cartella spam, poi invii di nuovo il codice modificando il testo oppure con il pulsante Messaggio di gruppo.