Het komt voor dat klanten op het laatste moment annuleren. Met het annuleringsbeleid kunt u kosten instellen die worden ingehouden op het betaalde bedrag wanneer een reservering kort voor aanvang van de les wordt geannuleerd.
Annuleringskosten instellen
Ga naar Instellingen (tandwiel-icoon in de linkerzijbalk).
Klik op Reserveringen & regels in de bovenste menubalk.
Onderaan de pagina vindt u het annuleringsbeleid in de sectie Annulering van reserveringen.
Een annuleringsbeleid toevoegen
Klik op de knop + Toevoegen om een nieuw annuleringsbeleid aan te maken.
Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de annuleringsvoorwaarden kunt definiëren. In het onderstaande voorbeeld maken we de volgende voorwaarde aan: Als een klant de reservering 3 uur of minder voor aanvang van de les annuleert, wordt er 25% annuleringskosten ingehouden op het betaalde bedrag.
Uw nieuwe annuleringsbeleid verschijnt nu in de lijst (zie afbeelding hieronder). Klik eventueel opnieuw op + Toevoegen om nog een voorwaarde aan te maken — bijvoorbeeld 50% kosten bij annulering binnen 2 uur voor de les.
Waarvoor dit beleid geldt (en in welke tijdseenheden)
Dit beleid geldt voor losse lessen en individuele afspraken — dus voor open lessen en boekingen van uw diensten samen. Er is maar één gedeeld beleid, dus u kunt geen aparte regels instellen voor diensten en lessen.
De kostenvensters en de Annuleringsdeadline vult u hier alleen in uren in — dagen en weken zijn hier niet beschikbaar. Denkt u in dagen, reken dan eerst om: 1 dag = 24 uur, 1 week = 168 uur.
Cursussen en evenementen werken anders en kennen helemaal geen procentuele kosten. Zie Annuleringsbeleid en inhaallessen instellen.
Probleem: annuleringsbeleid kan niet worden opgeslagen
Als u het annuleringsbeleid niet kunt opslaan, is de meest voorkomende oorzaak een conflict tussen annuleringskosten en de annuleringsdeadline. Het systeem toont dan de volgende foutmelding:
Een van de ingestelde annuleringskosten overlapt met de annuleringsdeadline (de deadline moet altijd eerder vallen). Pas de annuleringsdeadline aan of verwijder de conflicterende annuleringskosten.
Oplossing
Controleer de instelling annuleringsdeadline — deze bepaalt tot wanneer een klant voor aanvang van de les kan annuleren.
Zorg ervoor dat geen van uw annuleringskosten betrekking heeft op een tijdsvenster dat na de annuleringsdeadline valt. De deadline moet altijd eerder zijn dan elk annuleringskostenvenster.
Pas de annuleringsdeadline aan of verwijder de conflicterende annuleringskosten.
Voorbeeld: Als uw annuleringsdeadline is ingesteld op 2 uur voor de les, kunt u geen annuleringskosten instellen die gelden voor "1 uur voor de les" — de klant kan op dat moment al niet meer annuleren.
Zo stelt u "gratis tot X uur, daarna kosten" in
Stel dat u annuleren gratis wilt houden tot 72 uur voor de les en daarna 25% wilt rekenen. De regel waar u omheen moet werken: elk kostenvenster moet verder van de start van de les liggen dan de annuleringsdeadline, want vanaf de deadline kunnen klanten niet meer zelf annuleren. Dat kan op twee manieren:
Zonder deadline — laat de annuleringsdeadline op 0 staan (of gebruik hem niet) en voeg 25% kosten toe voor een venster van 72 uur. Meer dan 72 uur van tevoren annuleren is gratis, alles daarbinnen kost 25%, en klanten kunnen nog altijd annuleren wanneer ze willen.
Met een deadline van 48 uur — zet de deadline op 48 uur en voeg dezelfde 25% kosten toe voor een venster van 72 uur. Meer dan 72 uur van tevoren is gratis, tussen 72 en 48 uur betaalt de klant 25%, en binnen 48 uur kan de klant niet meer zelf annuleren.
Wat niet kan, is de twee combineren, bijvoorbeeld "gratis tot 72 uur, 25% tussen 72 en 48 uur en andere kosten binnen 48 uur". Die laatste kosten vallen voorbij de deadline, dus het systeem slaat ze niet op en u krijgt de foutmelding hierboven te zien.