De klant wil naar een andere cursus: een andere dag van de week, een ander niveau, of gewoon doorgaan in de volgende reeks. Eerder betekende dat de deelname annuleren en een nieuwe bestelling aanmaken. Nu verplaatst u de klant met één actie: de resterende lessen gaan mee naar de nieuwe cursus, de lessen die al hebben plaatsgevonden blijven in de geschiedenis van de oorspronkelijke cursus staan, betaling, prijs en betalingsbewijs blijven ongewijzigd, en de klant krijgt één e-mail.
Wanneer u een verplaatsing gebruikt
Naar een andere cursus verplaatsen — de klant gaat met de hele rest van de cursus over naar een andere cursus. U kiest de doelcursus en de klant doet daar mee vanaf de eerste resterende les.
Inhaalles — de klant hoeft alleen losse lessen in te halen en kiest die zelf uit het rooster. Hoe inhaallessen werken, staat in het artikel Inhaallessen beheren vanuit het beheerpaneel.
Eén cursusles naar een losse les — een klant die maar één cursusles heeft gekocht, verplaatst u op dezelfde manier als een boeking voor een les, zie Een klant naar een andere les verplaatsen zonder annuleren of terugbetalen.
Een klant verplaatsen
Open het detail van de cursus en het tabblad Deelnemers. Dezelfde actie staat ook in het detail van elke cursusles, in het onderdeel Cursusdeelnemers.
Klik bij de klant op het menu meer (⋮) en daarna op Naar een andere cursus verplaatsen.
Controleer boven in het venster de klant, de oorspronkelijke cursus met het aantal resterende lessen en de prijs van de bestelling.
Kies de nieuwe cursus. De lijst bevat gepubliceerde cursussen van uw studio die nog moeten beginnen of al lopen en die dezelfde vorm van deelname (op locatie of online) toestaan als de oorspronkelijke boeking. Onder de keuze ziet u voor hoeveel lessen van de nieuwe cursus de klant wordt ingeschreven, en vanaf wanneer.
Laat Klant per e-mail informeren aangevinkt staan en voeg eventueel een bericht aan de klant toe, dat in de e-mail verschijnt.
In de notitie voor de bestelgeschiedenis kunt u de reden vastleggen; die ziet de klant niet.
Klik op Inschrijving verplaatsen.
Welke lessen meegaan
De lessen die de klant in de oorspronkelijke cursus nog te goed heeft, gaan mee: de lessen die nog niet hebben plaatsgevonden en niet zijn geannuleerd. Lessen die al hebben plaatsgevonden blijven met aanwezigheid en al bij de oorspronkelijke cursus. Lessen waarvoor de klant zich heeft afgemeld gaan niet mee, en de inhaallessen die de klant daarvoor heeft gekregen, blijven van de klant.
In de nieuwe cursus wordt de klant ingeschreven voor alle resterende lessen daarvan, ongeacht hoeveel lessen hij of zij in de oorspronkelijke cursus nog had:
De nieuwe cursus heeft meer lessen — de klant krijgt die voor dezelfde prijs, de prijs van de bestelling verandert niet.
De nieuwe cursus heeft minder lessen — de overgebleven lessen uit de oorspronkelijke cursus vervallen. Het venster wijst u op het verschil; wilt u de prijs wijzigen, pas die dan op de bestelling aan.
Tip: De nieuwe cursus mag al gestart zijn. De klant krijgt dan alleen de lessen die daarin nog niet hebben plaatsgevonden.
Wat er met de betaling en het betalingsbewijs gebeurt
Een verplaatsing raakt het geld nooit: betaald blijft betaald voor het oorspronkelijke bedrag, onbetaald blijft onbetaald. Er wordt geen bijbetaling en geen terugbetaling aangemaakt, ook niet wanneer de nieuwe cursus een andere prijs heeft. Wilt u de prijs wijzigen, pas die dan op de bestelling aan.
Een betaalde bestelling heeft een betalingsbewijs, en dat verandert niet door de verplaatsing; de cursusnaam en de datum op het betalingsbewijs blijven de oorspronkelijke. De bestelling zelf staat nu bij de nieuwe cursus, net als in het cursusoverzicht van de klant.
Een onbetaalde bestelling gaat volledig mee naar de nieuwe cursus, inclusief naam en datum. Betaalt de klant per bankoverschrijving, dan wordt de vervaldatum opnieuw berekend op basis van de eerste les van de nieuwe cursus.
Waarvoor het venster u waarschuwt
De volgende situaties blokkeren de verplaatsing niet; u krijgt alleen een waarschuwing, zodat u bewust beslist:
Sommige lessen van de nieuwe cursus zijn vol. De boeking wordt boven de capaciteit aangemaakt, net als wanneer u handmatig een deelnemer toevoegt.
De klant is al ingeschreven voor de nieuwe cursus. Na de verplaatsing heeft hij of zij twee boekingen voor dezelfde lessen.
De klant staat op de wachtlijst voor de nieuwe cursus bij een van de lessen. De plek op de wachtlijst blijft ongewijzigd; hoeft de klant die niet te houden, annuleer die dan apart.
De nieuwe cursus heeft minder resterende lessen dan de oorspronkelijke (zie hierboven).
De bestelling is betaald met een pas, tegoed, een lidmaatschap of een inhaalles. De verplaatsing controleert niet of de pas, het lidmaatschap of de inhaalles ook voor de nieuwe cursus geldt en of een limiet wordt overschreden. Controleer dat in de klantdetails.
Wat er in de oorspronkelijke cursus gebeurt
De klant verdwijnt uit de deelnemerslijst van de oorspronkelijke cursus. De lessen die al hebben plaatsgevonden, met aanwezigheid en al, vindt u nog steeds in het detail van de afzonderlijke lessen, in het detail van de bestelling en in de klantdetails. Bij elke vrijgekomen les komt een plek vrij, precies zoals bij een annulering: was de les vol, dan schuift de eerste persoon op de wachtlijst van die les automatisch door, anders gaat er een melding naar iedereen die zich heeft opgegeven voor bericht bij een vrije plek.
Veelgestelde vragen
Waar zie ik dat een klant is verplaatst?
In de bestelgeschiedenis staat een regel met de oorspronkelijke en de nieuwe cursus, de datum van de eerste nieuwe les, het aantal verplaatste, toegevoegde en verwijderde lessen, wie de inschrijving heeft verplaatst en wanneer, en uw interne notitie. Het bericht aan de klant wordt niet in de geschiedenis opgeslagen; dat staat alleen in de verzonden e-mail.
Wat krijgt de klant?
Eén e-mail, "Cursusboeking verplaatst door studio", met de naam van de oorspronkelijke en de nieuwe cursus, het aantal resterende lessen en de periode waarin ze vallen, informatie over de betaling, uw bericht, de locatie of de onlinegegevens en een knop naar het detail van de bestelling. Heeft de klant geen e-mailadres, breng de klant dan op een andere manier op de hoogte.
Hoe annuleer ik de deelname na een verplaatsing?
Klik bij de klant in de nieuwe cursus op Cursusdeelname annuleren. De hele bestelling wordt altijd geannuleerd, dus ook de lessen die in de oorspronkelijke cursus al hebben plaatsgevonden. Daarom wordt deze optie bij de klant in de oorspronkelijke cursus niet meer aangeboden.
Kan ik één enkele cursusles verplaatsen?
Tussen twee cursussen niet, er gaat altijd de hele rest van de cursus mee. Eén cursusles kan naar een losse les worden verplaatst, zoals het artikel Een klant naar een andere les verplaatsen zonder annuleren of terugbetalen beschrijft. Gebruik voor losse lessen een inhaalles.