Het correct markeren van de aanwezigheids- en betalingsstatus van elke deelnemer heeft directe invloed op uw rapportages en financieel overzicht. Deze handleiding beschrijft de beschikbare statussen en hoe u ze gebruikt.
Aanwezigheidsstatussen
Elke deelnemer aan een les kan in een van twee aanwezigheidsstatussen staan:
Aanwezig — de klant was aanwezig bij de les.
Afwezig — de klant was niet aanwezig.
U kunt op elk moment tussen deze statussen schakelen — voor, tijdens of na de les — via de actieknoppen op de deelnemerskaart in het lesdetail.
Betalingsstatussen
De betalingsstatus geeft aan of de deelnemer voor de les heeft betaald:
Betaald — de betaling is ontvangen. Kaart, PayPal, tegoed, toegangen en lidmaatschappen worden automatisch als betaald gemarkeerd; betalingen ter plaatse of per bankoverschrijving pas wanneer u ze vastlegt.
Wacht op betaling — er is nog geen betaling vastgelegd. Bij betaling ter plaatse of per bankoverschrijving heeft de klant nog niet betaald, of hebt u de betaling nog niet vastgelegd. Bestellingen met kaart of PayPal blijven niet in deze status: als ze niet worden betaald, worden ze automatisch geannuleerd.
Onbetaald — u hebt zelf op Als onbetaald markeren geklikt, omdat de verwachte betaling niet is binnengekomen. U kunt de betaling later alsnog vastleggen.
Aanwezigheid en betaling markeren
Open het lesdetail en zoek de deelnemer die u wilt bijwerken. Afhankelijk van de huidige status ziet u een of meer actieknoppen:
Markeren als aanwezig — stelt de deelnemer in als aanwezig.
Markeren als afwezig — stelt de deelnemer in als afwezig.
Betaling vastleggen — legt vast dat de betaling is ontvangen. Deze knop is alleen beschikbaar bij betaling ter plaatse of per bankoverschrijving.
Als onbetaald markeren — voor een boeking die op betaling wacht, als de klant niet heeft betaald zoals verwacht.
Boeking annuleren — annuleert de boeking van de klant. Nadat de les heeft plaatsgevonden, heet de knop Boeking met terugwerkende kracht annuleren (niet mogelijk bij betaling met kaart of PayPal). De knop wordt niet getoond bij een deelnemer die als aanwezig is gemarkeerd, en alleen gebruikers met het recht Manager of Beheerder zien hem.
Tip: Bij automatische betaalmethoden (kaart, PayPal, tegoed, toegangen, lidmaatschap) wordt de betalingsstatus automatisch bijgewerkt. U hoeft deze betalingen niet vast te leggen.
Veelvoorkomende scenario's
Klant was aanwezig en heeft betaald
Klik op Markeren als aanwezig. Als de klant ter plaatse of per bankoverschrijving heeft betaald, klik dan ook op Betaling vastleggen. Bij kaart-, tegoed- en andere automatische betalingen is de betalingsstatus al ingesteld.
Klant is niet komen opdagen
Laat de deelnemer als Afwezig staan (de standaardstatus). Als u de deelnemer per ongeluk als aanwezig hebt gemarkeerd, klik dan op Markeren als afwezig om dit te corrigeren.
Een fout corrigeren
Als u de verkeerde status hebt gemarkeerd, geen zorgen — u kunt dit altijd wijzigen. Na het wijzigen van de status verschijnen er nieuwe actieknoppen waarmee u verder kunt corrigeren. Als u bijvoorbeeld iemand per ongeluk als aanwezig hebt gemarkeerd, klik dan op Markeren als afwezig.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik de aanwezigheid markeren?
Het beste direct na afloop van de les, zodat uw rapportages en statistieken accuraat blijven.
Waarom zie ik de knop "Betaling vastleggen" niet?
Deze knop verschijnt alleen bij betaling ter plaatse of per bankoverschrijving. Als de klant per kaart, PayPal, tegoed, toegangen of een lidmaatschap heeft betaald, is de betaling automatisch verwerkt en hoeft u niets vast te leggen.
Kan ik de status nog wijzigen nadat de les al is geweest?
Ja. U kunt aanwezigheid en betaling ook achteraf markeren — de actieknoppen blijven beschikbaar, ook na de lesdatum.
Waar zie ik of een klant bij eerdere lessen aanwezig was?
De aanwezigheid wordt bij de les bewaard, niet bij de klant. Open het detail van de les die u wilt bekijken; daar staat bij elke deelnemer Aanwezig of Afwezig.
In het klantdetail ziet u de aanwezigheid niet. Een boeking die daar groen wordt weergegeven, betekent alleen dat de les al heeft plaatsgevonden — het zegt niets over de vraag of de klant er ook echt was. Een overzicht van de afwezigheden van één klant over meerdere lessen is er nog niet.
Ik heb een deelnemer per ongeluk als betaald gemarkeerd — hoe maak ik dat ongedaan?
Een vastgelegde betaling kan in de app niet worden teruggezet naar onbetaald. Als onbetaald markeren werkt alleen bij boekingen die nog op betaling wachten. Schrijf ons via de chat in de app, dan zetten wij het van onze kant recht.