Ten artykuł dotyczy zarządzania cyklem zajęć, czyli serią spotkań, na którą klienci zapisują się raz na wszystkie terminy. Opisuje dodawanie uczestników, odrobienia, szablony, podział płatności oraz dodawanie, odwoływanie i przekładanie spotkań w cyklu. Wydarzenia i warsztaty nie mają spotkań, więc poniższe kroki dotyczące spotkań ich nie dotyczą.
Jak dodać uczestnika po rozpoczęciu cyklu zajęć?
Zdarza się, że klient pojawia się na zajęciach, a Ty chcesz dodać go do cyklu zajęć, który już się rozpoczął. Oto jak to zrobić:
Kliknij cykl zajęć, którym chcesz zarządzać.
Kliknij przycisk Dodaj uczestnika.
Wybierz Cykl zajęć, aby dodać klienta do cyklu, albo Spotkanie, aby zapisać go tylko na jedno spotkanie.
Wybierz spotkania w cyklu, do których chcesz przypisać uczestnika. Nadchodzące spotkania są już zaznaczone. Możesz też zaznaczyć spotkania, które już się odbyły.
Cena zostanie obliczona automatycznie na podstawie wybranych spotkań: cena cyklu zajęć jest dzielona przez liczbę nieodwołanych spotkań i mnożona przez liczbę wybranych spotkań.
Aby naliczyć inną kwotę, na przykład pełną cenę cyklu, wybierz Własna cena i wpisz łączną cenę za wszystkie wybrane spotkania.
W ten sposób możesz dodawać uczestników nawet wtedy, gdy w cyklu zajęć nie jest włączona opcja Rezerwacja pozostałych spotkań po rozpoczęciu cyklu zajęć. To ustawienie decyduje tylko o tym, czy klienci mogą sami zarezerwować resztę cyklu.
Jak działają odrobienia?
Jeśli klient anuluje rezerwację spotkania w cyklu z odpowiednim wyprzedzeniem, otrzymuje 1 odrobienie. Może je wykorzystać na inne zajęcia, podobnie jak wejściówkę. Działa to tylko wtedy, gdy cykl zajęć pozwala na odrobienia: w sekcji Odrobienia cyklu zaznacz Zezwól na otrzymywanie odrobień.
Więcej o tym, jak klienci wykorzystują odrobienia, znajdziesz w artykule Konfiguracja warunków anulowania i odrobień.
Jak zaoszczędzić czas przy tworzeniu nowych cykli zajęć lub wydarzeń?
Gdy już stworzysz cykl zajęć, możesz go zapisać jako szablon, klikając przycisk Użyj jako szablon. Następnie możesz dostosować ten szablon do swoich potrzeb przy tworzeniu nowych cykli zajęć. Daty spotkań nie są kopiowane, więc wpisz nowe terminy.
Czy można podzielić płatność za cykl zajęć lub wydarzenie na zaliczkę i dopłatę?
Zenamu obecnie nie obsługuje podziału płatności na zaliczkę i dopłatę.
Możesz jednak skorzystać z obejścia opisanego tutaj: Jak podzielić płatność za cykl zajęć lub wydarzenie na zaliczkę i dopłatę?.
Jak dodać nowe spotkanie w cyklu?
Aby dodać nowe spotkanie w cyklu:
W szczegółach cyklu zajęć kliknij Dodaj spotkanie.
Uzupełnij wymagane dane nowego spotkania.
Klienci, którzy zarezerwowali cały cykl zajęć, zostaną automatycznie przypisani do nowego spotkania. Klienci zapisani tylko na pojedyncze spotkanie cyklu nie zostaną dodani.
Jak odwołać spotkanie w cyklu?
Aby odwołać jedno spotkanie cyklu zajęć:
Kliknij spotkanie w cyklu, które chcesz odwołać.
Kliknij Odwołaj to spotkanie.
W oknie modalnym wpisz powód odwołania, który zostanie wysłany do Twoich klientów e-mailem.
Gdy odwołujesz jedno spotkanie, Zenamu nie zwraca pieniędzy klientom, którzy zarezerwowali cały cykl zajęć. W oknie potwierdzasz, że ustalisz z nimi rekompensatę. W zależności od ustaleń z klientami możesz zwrócić im pieniądze, dodać karnet lub kredyty albo – co jest najczęstszą opcją – dodać nowe spotkanie w miejsce odwołanego (patrz wyżej), do którego automatycznie zostaną przypisani wszyscy, którzy zarezerwowali cały cykl.
Opcja Odwołaj to spotkanie jest dostępna tylko w cyklach zajęć. Wydarzenia i warsztaty nie mają spotkań: całe wydarzenie odwołujesz przyciskiem Odwołaj wydarzenie w szczegółach wydarzenia. Jeśli chcesz zakończyć cały cykl zajęć przed terminem, zobacz Cykle zajęć: jak anulować cykl zajęć przed terminem i powiadomić uczestników.
Jak przełożyć spotkanie w cyklu na inny dzień?
Możesz utworzyć nowe spotkanie przyciskiem Dodaj spotkanie (klienci, którzy zarezerwowali cały cykl, zostaną przypisani automatycznie), a następnie odwołać pierwotne spotkanie.
Dzięki temu odwołane spotkanie pozostanie widoczne w kalendarzu, a Twoi klienci otrzymają e-mail z informacją o odwołaniu.
Ponieważ nie każdy klient będzie mógł uczestniczyć w nowym terminie, warto przygotować alternatywę, np. zwrot pieniędzy, karnet lub kredyty.