Dane rozliczeniowe klienta to adres, który system potrzebuje do wystawienia dokumentu płatności (paragonu lub faktury). W tym artykule dowiesz się, kiedy dane rozliczeniowe są wymagane, gdzie klienci je uzupełniają i jak z nimi pracować w panelu administracyjnym.
Kiedy system wymaga danych rozliczeniowych od klientów?
Dane rozliczeniowe są wymagane od klientów tylko wtedy, gdy spełnione są oba te warunki:
Masz włączoną opcję Wystawiać potwierdzenia płatności (w Ustawienia > Płatności).
Dodatkowo zachodzi co najmniej jedno z poniższych:
Jesteś płatnikiem VAT — system automatycznie wystawia faktury, a adres rozliczeniowy klienta jest na nich obowiązkowy.
Prowadzisz zarejestrowaną działalność (bez VAT) i jako typ dokumentu wybrałeś Fakturę zamiast Paragonu.
Wskazówka: Nie wiesz, jaki typ dokumentu masz ustawiony? Sprawdź w Ustawienia > Płatności > Potwierdzenia płatności. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Paragon vs faktura.
Kiedy dane rozliczeniowe nie są wymagane?
System nie pyta klientów o dane rozliczeniowe w następujących przypadkach:
Nie masz włączonego wystawiania dokumentów płatności.
Nie jesteś płatnikiem VAT i wystawiasz tylko paragony (dokument uproszczony, który nie zawiera adresu rozliczeniowego klienta).
Klient płaci kredytami, wejściówkami z karnetu lub zastępstwem — przy tych typach płatności dokument nie jest wystawiany.
Wariant cenowy jest bezpłatny (0).
Jak klienci uzupełniają dane rozliczeniowe
Jeśli Twoje studio wymaga danych rozliczeniowych, klienci uzupełniają je podczas zakupu lub rezerwacji. Formularz adresu (ulica, miasto, kod pocztowy, kraj) pojawia się w ramach procesu zamówienia — klient nie może go pominąć.
Jeśli klient poda adres e-mail, który już istnieje w systemie, jego wcześniej zapisane dane zostaną automatycznie uzupełnione. Nie musi wpisywać wszystkiego od nowa.
Profil osobisty — Dane do faktur
Klienci mogą w każdej chwili przeglądać i aktualizować swój adres rozliczeniowy w sekcji Informacje o mnie > Dane do faktur. Jeśli jeszcze nie uzupełnili danych rozliczeniowych, zobaczą informację, że niektóre studia mogą ich wymagać do wystawienia dokumentu płatności.
Adres rozliczeniowy jest przypisany do konta użytkownika — jest wspólny dla wszystkich studiów, w których klient jest zarejestrowany.
Co zrobić w panelu administracyjnym, gdy klient nie ma danych rozliczeniowych
Jeśli dodajesz kredyty, karnet lub członkostwo klientowi, który nie ma adresu rozliczeniowego, zobaczysz ostrzeżenie. Formularz jest zablokowany i nie można go wysłać.
Masz dwie opcje:
Dodaj adres rozliczeniowy klienta — przejdź do szczegółów klienta i uzupełnij go tam.
Kontynuuj bez adresu — kliknij przycisk „Rozumiem, kontynuuj". Formularz się odblokuje i możesz dokończyć zamówienie. Dokument zostanie wystawiony bez danych klienta. Adres możesz uzupełnić później w profilu klienta lub w szczegółach zamówienia.
Przy tworzeniu rezerwacji (zajęcia, cykl zajęć, wydarzenie, wizyta indywidualna) ostrzeżenie pojawia się, gdy serwer wykryje brak adresu rozliczeniowego. Tutaj również możesz użyć tego samego przycisku.
Węgry: W przypadku węgierskich studiów, które muszą wystawiać szamla (fakturę), przycisk pominięcia nie jest dostępny. Węgierskie prawo podatkowe wymaga prawdziwego adresu rozliczeniowego klienta na każdym dokumencie.
Dane rozliczeniowe na zamówieniach
Przy tworzeniu zamówienia system automatycznie zapisuje kopię danych rozliczeniowych klienta bezpośrednio w zamówieniu. Jeśli klient później zaktualizuje swój adres, starsze zamówienia zachowują oryginalne dane — dokument zawsze odzwierciedla stan z momentu zakupu.
Adres rozliczeniowy w szczegółach zamówienia
W szczegółach każdego zamówienia znajdziesz sekcję Adres rozliczeniowy. Są dwa możliwe stany:
Dane są uzupełnione — widoczny jest adres, który klient miał w momencie złożenia zamówienia. Kliknij „Edytuj", żeby go zmienić, ale zmiana dotyczy tylko tego zamówienia.
Dane nie są uzupełnione — zobaczysz informację „To zamówienie nie zawiera danych rozliczeniowych klienta" z możliwością ich dodania. W takim przypadku dane zostaną zapisane zarówno w zamówieniu, jak i w profilu klienta.
Współpraca (udostępnione wydarzenia)
Jeśli udostępniasz wydarzenie innemu studiu, ustawienia rozliczeniowe zawsze podlegają studiu źródłowemu (temu, które utworzyło wydarzenie). Klient zapisujący się przez studio partnerskie widzi formularz rozliczeniowy na podstawie ustawień studia źródłowego. Dzięki temu dokumenty są wystawiane prawidłowo, niezależnie od tego, gdzie klient się zarejestrował.
FAQ
Gdzie klient znajdzie swój adres rozliczeniowy?
W sekcji Informacje o mnie > Dane do faktur po zalogowaniu się na swoje konto.
Czy zmiana adresu przez klienta zaktualizuje starsze zamówienia?
Nie. Starsze zamówienia zachowują oryginalne dane rozliczeniowe. Nowy adres jest używany tylko przy przyszłych zamówieniach.
Klient jest zarejestrowany w kilku studiach — musi uzupełniać adres za każdym razem?
Nie. Adres rozliczeniowy jest przypisany do konta użytkownika i jest wspólny dla wszystkich studiów.
Dlaczego przy płatności kredytami lub karnetem nie są wymagane dane rozliczeniowe?
Gdy klient płaci kredytami, wejściówkami z karnetu lub zastępstwem, nowy dokument płatności nie jest wystawiany — dokument został już utworzony przy pierwotnym zakupie kredytów lub karnetu.
Mogę jako administrator zawsze kontynuować bez adresu rozliczeniowego?
Tak, z wyjątkiem węgierskich studiów. Przycisk „Rozumiem, kontynuuj" pozwala dokończyć zamówienie. Adres możesz uzupełnić w dowolnym momencie później.
Mogę edytować adres rozliczeniowy na istniejącym zamówieniu?
Tak. W szczegółach zamówienia kliknij „Edytuj" obok sekcji Adres rozliczeniowy. Zmiana zostanie zapisana tylko w tym konkretnym zamówieniu.
Powiązane artykuły