Dane do faktury klienta to adres, którego system potrzebuje do wystawienia dokumentu płatności (paragonu lub faktury). W tym artykule dowiesz się, kiedy dane do faktury są wymagane, gdzie klienci je uzupełniają i jak z nimi pracować w panelu administracyjnym.
Kiedy system wymaga danych do faktury od klientów?
Dane do faktury są wymagane od klientów tylko wtedy, gdy spełnione są oba te warunki:
Masz włączoną opcję Wystawiaj potwierdzenia płatności (w Ustawienia > Płatności).
Dodatkowo zachodzi co najmniej jedno z poniższych:
Jesteś płatnikiem VAT — system automatycznie wystawia faktury, a adres do faktury klienta jest na nich obowiązkowy.
Prowadzisz zarejestrowaną działalność (bez VAT) i jako typ dokumentu wybrałeś Fakturę zamiast Paragonu.
Wskazówka: Nie wiesz, jaki typ dokumentu masz ustawiony? Sprawdź w Ustawienia > Płatności > Potwierdzenia płatności. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Paragon vs faktura.
Kiedy dane do faktury nie są wymagane?
System nie pyta klientów o dane do faktury w następujących przypadkach:
Nie masz włączonego wystawiania dokumentów płatności.
Nie jesteś płatnikiem VAT i wystawiasz tylko paragony (dokument uproszczony, który nie zawiera adresu klienta).
Klient płaci kredytami, wejściówkami z karnetu lub odrobieniem — przy tych typach płatności dokument nie jest wystawiany.
Wariant cenowy jest bezpłatny (0).
Jak klienci uzupełniają dane do faktury
Jeśli Twoje studio wymaga danych do faktury, klienci uzupełniają je podczas zakupu lub rezerwacji. Formularz adresu (ulica, miasto, kod pocztowy, kraj) pojawia się w ramach procesu zamówienia — klient nie może go pominąć.
Jeśli klient poda adres e-mail, który już istnieje w systemie, jego wcześniej zapisane dane zostaną automatycznie uzupełnione. Nie musi wpisywać wszystkiego od nowa.
Profil osobisty — Dane do rozliczeń
Klienci mogą w każdej chwili przeglądać i aktualizować swój adres do faktury w sekcji Konto użytkownika > Dane do rozliczeń. Jeśli jeszcze nie uzupełnili tych danych, zobaczą informację, że niektóre studia mogą ich wymagać do wystawienia dokumentu płatności.
Adres do faktury jest przypisany do konta użytkownika — jest wspólny dla wszystkich studiów, w których klient jest zarejestrowany.
Co zrobić w panelu administracyjnym, gdy klient nie ma danych do faktury
Jeśli dodajesz kredyty, karnet lub członkostwo klientowi, który nie ma adresu do faktury, zobaczysz ostrzeżenie. Formularz jest zablokowany i nie można go wysłać.
Masz dwie opcje:
Dodaj adres do faktury klienta — przejdź do szczegółów klienta i uzupełnij go tam.
Kontynuuj bez adresu — kliknij przycisk Rozumiem, kontynuuj bez adresu. Formularz się odblokuje i możesz dokończyć zamówienie. Dokument zostanie wystawiony bez danych klienta. Adres możesz uzupełnić później w profilu klienta lub w szczegółach zamówienia.
Przy tworzeniu rezerwacji (zajęcia, cykl zajęć, wydarzenie, wizyta indywidualna) ostrzeżenie pojawia się, gdy serwer wykryje brak adresu do faktury. Tutaj również możesz użyć tego samego przycisku.
Węgry: Studia na Węgrzech nie mają przycisku Rozumiem, kontynuuj bez adresu: dodaj adres do faktury w szczegółach klienta. Faktura (számla) wymaga prawdziwego adresu klienta.
Dane do faktury na zamówieniach
Przy tworzeniu zamówienia system automatycznie zapisuje kopię danych do faktury klienta bezpośrednio w zamówieniu. Jeśli klient później zaktualizuje swój adres, starsze zamówienia zachowują oryginalne dane — dokument zawsze odzwierciedla stan z momentu zakupu.
Adres do faktury w szczegółach zamówienia
W szczegółach każdego zamówienia znajdziesz sekcję Adres do faktury. Są dwa możliwe stany:
Dane są uzupełnione — widoczny jest adres, który klient miał w momencie złożenia zamówienia. Kliknij „Edytuj”, żeby go zmienić, ale zmiana dotyczy tylko tego zamówienia.
Dane nie są uzupełnione — zobaczysz informację „To zamówienie nie ma danych rozliczeniowych klienta” z możliwością ich dodania. W takim przypadku dane zostaną zapisane zarówno w zamówieniu, jak i w profilu klienta.
Współpraca (udostępnione wydarzenia)
Jeśli udostępniasz wydarzenie innemu studiu, ustawienia rozliczeniowe zawsze podlegają studiu źródłowemu (temu, które utworzyło wydarzenie). Klient zapisujący się przez studio partnerskie widzi formularz danych do faktury na podstawie ustawień studia źródłowego. Dzięki temu dokumenty są wystawiane prawidłowo, niezależnie od tego, gdzie klient się zarejestrował.
FAQ
Gdzie klient znajdzie swój adres do faktury?
W sekcji Konto użytkownika > Dane do rozliczeń po zalogowaniu się na swoje konto.
Czy zmiana adresu przez klienta zaktualizuje starsze zamówienia?
Nie. Starsze zamówienia zachowują oryginalne dane do faktury. Nowy adres jest używany tylko przy przyszłych zamówieniach.
Klient jest zarejestrowany w kilku studiach — musi uzupełniać adres za każdym razem?
Nie. Adres do faktury jest przypisany do konta użytkownika i jest wspólny dla wszystkich studiów.
Dlaczego przy płatności kredytami lub karnetem nie są wymagane dane do faktury?
Gdy klient płaci kredytami, wejściówkami z karnetu lub odrobieniem, nowy dokument płatności nie jest wystawiany — dokument został już utworzony przy pierwotnym zakupie kredytów lub karnetu.
Mogę jako administrator zawsze kontynuować bez adresu do faktury?
Tak, z wyjątkiem węgierskich studiów. Przycisk Rozumiem, kontynuuj bez adresu pozwala dokończyć zamówienie. Adres możesz uzupełnić w dowolnym momencie później.
Mogę edytować adres do faktury na istniejącym zamówieniu?
Tak. W szczegółach zamówienia kliknij „Edytuj” obok sekcji Adres do faktury. Zmiana zostanie zapisana tylko w tym konkretnym zamówieniu.
Powiązane artykuły