Dokument płatności powstaje w momencie, w którym zamówienie zostaje opłacone. Dopiero wtedy dostaje numer z serii numeracji, datę wystawienia, a na fakturach także datę sprzedaży. Te trzy wartości już nigdy się nie zmieniają, nawet jeśli później edytujesz albo anulujesz zamówienie.

Działa to tak samo przy każdej metodzie płatności. Przy karcie i PayPalu dokument jest dostępny niemal od razu po zapłacie. Przy przelewie bankowym albo płatności na miejscu powstaje wtedy, gdy dopasujesz płatność do wyciągu bankowego albo odnotujesz ją przy zamówieniu przyciskiem Odnotuj płatność.

Zenamu wystawia dokumenty tylko wtedy, gdy masz włączone Wystawiaj potwierdzenia płatności w ustawieniach, w sekcji Płatności, i pozwala na to Twój plan. Bez tego ustawienia zamówienia działają dokładnie tak samo, po prostu nie mają dokumentu.

Dopóki zamówienie nie jest opłacone, nie powstaje dokument, a jedynie prośba o płatność. Klient dostaje e-mail z danymi do przelewu, tytułem przelewu i terminem płatności. Prośba o płatność nie ma numeru dokumentu i nie trafia do ksiąg. To wyłącznie informacja, jak zapłacić.

Termin płatności jest podany w tym e-mailu, a Zenamu liczy go od momentu utworzenia zamówienia. Nigdy nie wypada później niż początek zajęć, na które klient się zapisał. Po upływie terminu Zenamu nie anuluje zamówienia samo z siebie. Tę decyzję podejmujesz Ty.

Jeśli Twoje studio wystawia dokumenty, e-mail informuje klienta również o tym, że gdy płatność dotrze, dokument będzie do pobrania w szczegółach zamówienia.

Na fakturze znajdziesz numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży i datę zamówienia.

Data wystawienia to dzień, w którym zamówienie zostało opłacone. Data zamówienia to dzień, w którym zamówienie powstało, czyli kiedy klient dokonał rezerwacji albo zakupu. Przy rezerwacjach opłaconych później te dwie daty się różnią i tak właśnie ma być.

Data sprzedaży może być wcześniejsza niż data wystawienia, na przykład gdy klient przychodzi na zajęcia, zanim płatność zostanie pobrana. Zenamu tworzy dokument dopiero wtedy, gdy płatność faktycznie zostanie pobrana, więc data wystawienia nigdy nie opiera się na samej blokadzie środków na karcie.

Na paragonie, który wystawiają studia niebędące płatnikami VAT, są numer paragonu, data zamówienia i numer zamówienia. Nie ma na nim daty sprzedaży ani, w odróżnieniu od faktury, daty wystawienia, choć tę datę nadal widzisz w szczegółach zamówienia.

W panelu administracyjnym otwórz Zamówienia, kliknij zamówienie, a w jego szczegółach zobaczysz numer dokumentu, datę wystawienia i datę sprzedaży. Klient widzi te same wartości w szczegółach zamówienia na swoim koncie.

Dopóki zamówienie jest nieopłacone, tych wierszy nie ma, bo dokument jeszcze nie istnieje.

Gdy edytujesz zamówienie, do którego wystawiono już dokument, Zenamu ostrzeże Cię, że zmiana pojawi się na dokumencie. Jego numer i data wystawienia pozostaną bez zmian.

Nieopłacone zamówienie nie ma dokumentu, więc przy jego anulowaniu nic się nie wystawia. Nie zużywa też numeru z serii, dzięki czemu w numeracji nie powstaje luka.

Gdy pieniądze wracają do klienta, Zenamu wystawia dokument korekty, który odwołuje się do oryginalnej faktury lub paragonu. Sam dokument jest zatytułowany Faktura korygująca, a gdy oryginałem był paragon, Korekta paragonu, natomiast przycisk w akcjach zamówienia nazywa się Pobierz potwierdzenie anulowania. Dokument korekty ma datę wystawienia z dnia anulowania, a oryginalny dokument pozostaje bez zmian.

Gdy do klienta nic nie wraca, na przykład przy stuprocentowej opłacie za anulowanie, dokument korekty nie powstaje, a oryginalny dokument nadal obowiązuje.

Pojedynczy dokument pobierzesz w szczegółach zamówienia. Cały miesiąc naraz znajdziesz w sekcji Zamówienia, w części Wystawione dokumenty, gdzie wyeksportujesz połączony PDF albo ZIP z pojedynczymi PDF-ami. Studia w Czechach i na Słowacji dostają tam dodatkowo ISDOC i Pohoda XML.

Eksport zamówień ma obok daty zamówienia i daty płatności również kolumnę Data wystawienia.

Eksport ISDOC i Pohoda XML zawiera też faktury zamówień anulowanych później, razem z odpowiadającym im dokumentem korekty. Jeśli starszy okres był już raz wyeksportowany, a księgowa dodała część dokumentów ręcznie, po ponownym eksporcie sprawdź, czy nic nie zostało zaksięgowane dwa razy. Raz pobrane dokumenty się nie zmieniają.

Gdy odnotujesz płatność później i wpiszesz wcześniejszą datę płatności, dokument dostanie datę wystawienia z dnia odnotowania płatności, a datę sprzedaży z daty samej płatności.

Na przełomie roku oznacza to, że dokument dostanie numer z serii numeracji nowego roku, mimo że jego data sprzedaży wypada jeszcze w grudniu. Jeśli potrzebujesz dokumentu w starej serii, odnotuj płatność przed końcem roku.

Wcześniej faktury dostawały numer i datę wystawienia już przy utworzeniu zamówienia, a data sprzedaży pojawiała się dopiero po zapłacie. Zamówienia opłacone później dawały więc faktury, których data wystawienia jest wcześniejsza niż data sprzedaży. Nie zmieniamy tych faktur wstecz, bo wystawionego dokumentu nigdy się nie przenumerowuje ani nie przedatowuje. Ten artykuł wyjaśnia, skąd bierze się ta różnica.

Anulowane nieopłacone zamówienia zachowały nadany wtedy numer, więc w serii mogą pozostać niewykorzystane numery. Nie przenumerowujemy ich ani nie wystawiamy do nich dokumentów korekty. Listę niewykorzystanych numerów dla Twojego studia wyślemy na życzenie, wystarczy napisać do wsparcia.

Zamówienia, które dostały numer jeszcze według starych zasad i wciąż czekają na płatność, zachowują swój numer. Data wystawienia i wiersze z dokumentem pojawią się w szczegółach zamówienia w dniu, w którym klient zapłaci.