Este artigo trata dos pedidos dos seus clientes na seção Pedidos da administração: o que cada ação do pedido faz (Registrar pagamento, Enviar lembrete de pagamento, Marcar como não pago, Confirmar reembolso, Editar valor e o download de documentos), quando usá-la e como criar você mesmo um pedido para um cliente. Ele não trata do limite mensal de pedidos do seu plano do Zenamu (veja O que acontece quando atinjo o limite de pedidos ou o limite de cursos e eventos do meu plano?) nem das faturas que o Zenamu emite para você pelo seu plano (veja Onde encontro a fatura do sistema de reservas Zenamu?).

Comprovantes de pagamento e outros documentos só podem ser baixados quando Emitir comprovantes de pagamento está ativado em Configurações › Pagamentos, e não no plano gratuito Primeiros Passos nem no plano mais antigo Lite. Para emitir uma fatura em vez de um recibo, é preciso ter o plano Expert ou Ultimate ou estar no período de teste. A emissão de faturas é definida para o estúdio inteiro, e não pelos dados do cliente: o Zenamu emite faturas se você é contribuinte de IVA, ou se você é uma empresa que não é contribuinte de IVA e escolheu Fatura em Tipo de documento a emitir. Se você emite faturas, os clientes precisam preencher um endereço de cobrança ao reservar ou comprar online. O endereço de cobrança do cliente aparece impresso no documento.

Só aparecem as ações que combinam com o método de pagamento e o status do pagamento do pedido. Se uma ação estiver faltando, confira primeiro essas duas colunas.

Use Editar valor para corrigir o preço de um pedido (por ex., acordo individual, erro na precificação). Só é possível alterar o valor de pedidos pagos no local ou por transferência bancária. Para outros métodos de pagamento (por exemplo, cartão ou PayPal), a opção aparece desabilitada. Após a alteração, confira os documentos relacionados e as notas internas.

Registrar pagamento marca um pedido como pago quando o cliente pagou no local ou por transferência bancária. A ação está disponível para pedidos com status Aguardando pagamento ou Não pago. Na janela Registrar pagamento, confira a Data do pagamento (por padrão, a data de hoje; não pode ser uma data futura) e clique em Salvar. Pedidos pagos com cartão ou PayPal mudam de status automaticamente, por isso essa ação não aparece para eles.

Quando o pedido é de um passe ou de créditos, a janela Registrar pagamento também tem a opção Enviar ao cliente uma confirmação por e-mail, marcada por padrão. Desmarque essa opção se você estiver registrando um pagamento que ainda não chegou, por exemplo, quando deixa um cliente começar a usar um passe antes de pagar. As entradas ou os créditos são adicionados de qualquer forma, mas o cliente não recebe nenhum e-mail, e o Histórico do pedido mostra que nenhum e-mail foi enviado. Não é possível enviar a confirmação depois.

Marcar como não pago está disponível apenas para pedidos pagos no local ou por transferência bancária que ainda estão em Aguardando pagamento. Tenha cuidado com "não pago" — confira se o status corresponde à realidade.

O botão Enviar lembrete de pagamento envia ao cliente, por e-mail, um lembrete para pagar um pedido por transferência bancária. O Zenamu não envia lembretes automáticos para pedidos por transferência bancária que não foram pagos, e não existe um documento que você possa enviar no lugar: o comprovante de pagamento só passa a existir depois que o pagamento é registrado.

O cliente recebe um e-mail com a sua observação, o pedido e o valor, os seus dados bancários e a referência de pagamento (e também o código QR de pagamento, se houver), além de um link para o pedido. Cada lembrete fica registrado no Histórico do pedido.

O lembrete está disponível em todos os planos do Zenamu, para pedidos pagos por transferência bancária com status Aguardando pagamento. Ele não aparece para pedidos pagos no local, com cartão ou PayPal, para pedidos marcados como Não pago, para pedidos cancelados nem para reservas da lista de espera. Você pode enviar um lembrete por pedido a cada 24 horas. O botão aparece desabilitado se o pedido foi feito há mais de 30 dias ou se o cliente não tem endereço de e-mail; passe o mouse sobre ele para ver o motivo.

O Zenamu não devolve o dinheiro de pagamentos por transferência bancária nem de pagamentos no local: você mesmo faz a devolução, pelo internet banking ou pessoalmente. Quando um pedido pago por transferência bancária é cancelado e há valor a devolver, o pedido mostra Reembolso pendente. Depois de devolver o dinheiro ao cliente, clique em Confirmar reembolso no pedido. Um pagamento no local é marcado como reembolsado assim que a reserva é cancelada, por você ou pelo cliente, então não há nada a confirmar. Ele só fica como Reembolso pendente quando o Zenamu cancela automaticamente uma aula ou evento por baixa ocupação, ou quando uma reserva de aluguel de espaço é cancelada. Confirmar reembolso só aparece para pedidos pagos por transferência bancária ou no local que estão aguardando reembolso.

Dependendo do status do pedido, você pode baixar um comprovante de pagamento (Baixar comprovante de pagamento) ou um comprovante de cancelamento (Baixar comprovante de cancelamento). Um pedido não pago ainda não tem nenhum documento: o comprovante de pagamento é gerado quando o pagamento é registrado. É possível baixar documentos em todos os planos, exceto o plano gratuito Primeiros Passos e o Lite, e somente quando Emitir comprovantes de pagamento está ativado em Configurações › Pagamentos. Com o Billingo ou o Számlázz.hu conectado (estúdios na Hungria), o botão Baixar comprovante de pagamento não aparece. Os documentos emitidos por esses serviços ficam na seção Documento externo dos detalhes do pedido. Na lista, use Baixar fatura ou Baixar fatura de cancelamento no menu de três pontos (⋯).

Não é possível editar um pedido com documento externo emitido: as opções Editar valor, Alterar texto do comprovante e Alterar alíquota aparecem desabilitadas. Para corrigir o documento, clique em Cancelar documento na seção Documento externo. O Billingo ou o Számlázz.hu emite o documento de estorno correspondente, que é reportado ao NAV. Depois, emita o documento corrigido diretamente no Billingo ou no Számlázz.hu; o pedido no Zenamu permanece como está. Se o pedido foi cancelado com taxa de cancelamento, o documento original continua válido e o botão Cancelar documento não aparece.

Se a conciliação automática não identificou o pagamento, verifique a transação na sua conta bancária, abra o pedido e clique em Registrar pagamento.

Você envia o dinheiro fora do Zenamu (transferência bancária ou dinheiro). Depois, clique em Confirmar reembolso no pedido para que ele fique financeiramente encerrado.

Use Editar valor (apenas em pedidos pagos no local ou por transferência bancária) e, se necessário, adicione uma nota interna explicando o motivo da alteração. Se o Billingo ou o Számlázz.hu já tiver emitido um documento para o pedido, Editar valor não está disponível: cancele o documento com Cancelar documento na seção Documento externo e emita um documento corrigido diretamente no Billingo ou no Számlázz.hu.

Você move o cliente com uma única ação, direto nos detalhes da aula: no participante, clique em Mover para outra aula. O pagamento, o preço e o comprovante continuam iguais, e o cliente recebe um e-mail com a nova aula. Os detalhes, inclusive o que acontece com um pedido pago e com um não pago, estão no artigo Como mover um cliente para outra aula sem cancelar nem reembolsar.

O Zenamu não tem um formulário de pedido em branco — o pedido nasce sempre de uma reserva ou de uma compra. Por isso, quando um cliente precisa de um pedido e de um documento para uma aula que já aconteceu, comece pela reserva:

Se o preço tiver que ser diferente do padrão, use Editar valor no detalhe do pedido.

Os passes de entradas e os planos funcionam da mesma forma, só que partindo de outro ponto: emita-os pelo detalhe do cliente (Adicionar plano, ou adicionando créditos ou entradas). Ali você pode definir o seu próprio preço, inclusive 0, e o pedido é criado automaticamente.

Use Confirmar reembolso quando um pedido cancelado mostrar Reembolso pendente e você já tiver devolvido o dinheiro ao cliente. Os outros pedidos não têm esse botão: por exemplo, um pagamento no local cancelado por você ou pelo cliente é marcado como reembolsado na hora.

"Não pago" tem outra finalidade — marca um cliente que tinha uma reserva confirmada com pagamento presencial ou por transferência bancária, mas não compareceu e não pagou. Após essa marcação, o nome do cliente aparece em vermelho no sistema com informações sobre as pendências.

Sozinho, não. Depois que um pagamento é confirmado, não há como voltar o pedido para não pago no aplicativo — o "não pago" existe para sinalizar um cliente que está devendo, como explicado acima, e não para desfazer um pagamento confirmado.

Escreva para nós pelo chat no app e nós corrigimos do nosso lado.

Nas ações do pedido, escolha Baixar comprovante de cancelamento. Se a opção não estiver disponível, verifique o status do pedido.

O comprovante de cancelamento só fica disponível quando já existe um comprovante de pagamento para aquele pedido.

Sim, pode afetar documentos e relatórios relacionados. Faça alterações apenas quando tiver um motivo claro.