Este guia acompanha-o, passo a passo, na configuração de um plano recorrente.
1. Antes de começar — o que precisa de ter pronto
Verifique se tem:
O plano Ultimate ou um período de experiência. A funcionalidade não está disponível em nenhum plano abaixo do Ultimate (incluindo o plano Expert). Se estiver num plano inferior, pode atualizar em Gerir subscrição Zenamu (no menu lateral).
Uma conta Stripe ligada em Definições → Pagamentos (secção Métodos de pagamento). Não pode criar planos recorrentes sem o Stripe — todos os pagamentos passam por ele. O Stripe liga-se separadamente para cada estúdio — mesmo dentro de uma única organização, cada estúdio tem a sua própria conta Stripe e, por isso, a sua própria lista de clientes.
A funcionalidade ativada — Utilizar planos recorrentes em Definições → Passes e planos.
A função de Administrador. Só um Administrador pode criar e editar planos recorrentes e gerir os planos individuais dos clientes (pausar, retomar, cancelar, mudar de variante, repetir um pagamento). Quem tem acesso alargado consegue ver a secção na administração, mas o sistema não o deixa concluir a ação. A função básica de instrutor não tem acesso a estas definições.
2. Ativar a funcionalidade
Aceda a Definições → Passes e planos.
Nessa página vai encontrar a secção Planos recorrentes (abaixo das secções Passes e Créditos).
Se ainda não estiver ativada, ligue o botão Utilizar planos recorrentes.
Importante: Se não tiver uma conta Stripe ligada, o Zenamu mostra um aviso quando tenta criar um grupo, com uma ligação para Definições → Pagamentos (secção Métodos de pagamento). Não pode criar um plano recorrente sem o Stripe.
3. Como está estruturado — grupos e variantes
Os planos recorrentes no Zenamu funcionam em dois níveis:
Grupo (por exemplo, «Plano mensal») — define as propriedades gerais: nome, descrição, limites de reserva, visibilidade.
Variante (por exemplo, «Standard» ou «Premium») — define o preço específico e o intervalo de faturação.
Um grupo tem de ter pelo menos uma variante, mas pode criar várias. O cliente escolhe depois a que quer e pode alternar entre elas.
Exemplos:
Grupo | Variante | Preço | Intervalo |
Plano mensal | Standard | 60 € | a cada 1 mês |
Plano mensal | Premium | 90 € | a cada 1 mês |
Plano anual | Anual | 600 € | a cada 1 ano |
4. Criar um grupo
Na secção Planos recorrentes, clique em Adicionar o primeiro plano recorrente. Abre-se a janela Adicionar plano.
Preencha o formulário:
Nome — obrigatório. Os clientes veem isto na sua oferta pública. Por exemplo, «Plano mensal».
Descrição breve — obrigatória. Explique brevemente o que o plano inclui (máx. 255 caracteres).
Dia de faturação — uma definição importante; consulte o artigo dedicado ao dia de faturação.
Número máximo de reservas por dia / semana / mês — opcional. Preencha apenas se quiser limitar quantas aulas um cliente pode frequentar com este plano. Deixe em branco e aparece Sem limite.
Visível apenas para administradores — assinale esta opção se quiser retirar a oferta temporariamente. Um plano oculto desta forma não aparece na oferta pública e não pode ser comprado. Os membros existentes mantêm-no. Se quiser oferecer um plano apenas a alguns clientes selecionados, é melhor criar uma variante separada para eles e arquivá-la depois de a comprarem.
Preenche a primeira variante nesta mesma janela (consulte o passo 5 abaixo) e depois clica em Guardar.
Dica: Os limites de reserva (o máximo por dia/semana/mês) são opcionais. Deixe-os em branco para permitir presença ilimitada. Os limites são definidos ao nível do grupo — um cliente só pode ter um plano ativo dentro de um grupo, e os limites aplicam-se a esse.
5. Preencher uma variante
Preenche a primeira variante na própria janela onde cria o grupo (cada grupo tem de ter pelo menos uma variante). Adiciona mais variantes mais tarde com o botão Adicionar outra duração de validade (consulte a secção sobre edições, abaixo).
Para uma variante, preencha:
Renovar a cada — obrigatório. Quantos intervalos. Por exemplo, 3 + mês = a cada 3 meses. Na maioria dos casos, deixa isto em 1.
Intervalo — a lista pendente ao lado do campo «Renovar a cada»: dia / semana / mês / ano.
Preço — obrigatório. O valor que cobra ao cliente em cada período de faturação.
Moeda — escolha a moeda (a moeda principal do estúdio está pré-selecionada).
Na secção Definições avançadas, vai encontrar mais alguns campos opcionais:
Nome — opcional. Se deixar em branco, a variante aparece apenas com o preço. Preencha-o quando oferece várias variantes num grupo e quer distingui-las (por exemplo, «Standard», «Premium»).
Descrição breve — opcional. Um resumo curto do que distingue esta variante.
Visível apenas para administradores — assinale para ocultar só esta variante (as outras do grupo continuam visíveis).
Clique em Guardar.
Exemplo de intervalo: Renovar a cada 1 mês significa um plano mensal. A cada 3 meses significa trimestral (o cliente paga uma vez de três em três meses). A cada 1 ano significa anual. A cada 2 semanas significa uma vez de quinze em quinze dias.
Limitações
Os planos recorrentes não permitem um período de experiência gratuito (um período sem cobrança antes da primeira faturação). A compra tem dois passos: primeiro o cliente escolhe uma variante e confirma os consentimentos (botão Comprar) e só no segundo passo introduz um cartão de pagamento e paga (botão Pagar) — por isso o primeiro pagamento só é cobrado depois de o cartão ter sido introduzido (ou um valor proporcional, se o seu dia de faturação estiver definido para um dia fixo do mês). Se o banco do cliente exigir verificação 3D Secure, o pagamento só é cobrado depois de concluída a verificação — até lá, o plano fica no estado A aguardar pagamento.
Variante gratuita (0 €): Se definir o preço de uma variante para 0 €, o plano ativa-se imediatamente quando o cliente clica em Comprar e o passo do cartão nunca abre (não há nada a cobrar). Com um código de desconto de 100%, o primeiro pagamento também é 0 € — mas aí o segundo passo corre e o cartão é guardado para pagamentos futuros (integrais); nada é cobrado neste momento.
Se quiser oferecer um «primeiro mês grátis» ou um primeiro pagamento com desconto, use um código de desconto com 100% de desconto (desconto em percentagem = 100). Num plano recorrente, um código de desconto aplica-se apenas ao primeiro pagamento — a partir do segundo, o cliente paga o preço integral. Isto dá-lhe um efeito semelhante a um período de experiência clássico. Para o código funcionar com um plano recorrente, tem de ter Planos recorrentes assinalado no campo Válido para — é uma caixa de seleção separada, e assinalar Planos únicos não chega para os planos recorrentes. Mais informação no artigo Códigos de desconto e planos recorrentes.
6. Limitar um plano a aulas selecionadas
Tal como nos planos únicos, pode decidir para que aulas um plano recorrente é válido — por exemplo, «Este plano é válido apenas para as aulas da manhã» ou «Apenas para as aulas com o instrutor Jan».
Esta restrição é definida na aula individual, não no plano.
7. Usar um plano como opção de preço de uma aula
Depois de criado, um plano recorrente fica disponível como opção de preço para as aulas — tal como qualquer outro plano:
Abra um modelo ou uma aula específica.
Na secção Opções de preço, adicione um preço «Plano».
Escolha o seu plano recorrente na lista.
Opcionalmente, adicione uma sobretaxa (por exemplo, «esta aula tem um suplemento de 5 € a pagar»).
8. Ordem na vista pública
Pode arrastar e largar os grupos de planos recorrentes para os ordenar como quer que os clientes os vejam no seu perfil. A nova ordem é guardada automaticamente e aparece aos clientes de imediato.
As variantes dentro de um grupo são ordenadas automaticamente pela ordem em que foram criadas. Não pode reordená-las arrastando.
9. Como os planos aparecem aos clientes
Depois de publicados, os planos recorrentes aparecem aos clientes:
No perfil público do estúdio, na secção de passes e planos (a não ser que estejam ocultos).
Ao comprar uma aula, como opção de preço (se tiver adicionado um preço «Plano»).
Na conta do cliente depois da compra — aqui o cliente vê o estado e a data da próxima renovação, e pode gerir o plano.
10. Editar um plano existente
Nome, descrição, visibilidade, limites de reserva — pode editar isto a qualquer momento. A alteração tem efeito na aplicação de imediato. O nome do plano apresentado no Stripe e nas faturas sincroniza em segundo plano, poucos segundos depois de guardar. Por um breve instante após a alteração, pode ainda ver o nome antigo ali — é normal.
Preço — consulte o artigo dedicado à alteração do preço. Uma alteração de preço tem impacto direto nos membros existentes, e o Zenamu avisa-o quando faz a edição e oferece diferentes formas de prosseguir.
Moeda — não pode ser alterada enquanto a variante tiver pelo menos um membro. Basta um único cliente em qualquer estado ativo (ativo, a aguardar início, pausado, a aguardar pagamento, não pago) e o Zenamu recusa a edição com a mensagem «Não é possível alterar a moeda numa variante com clientes ativos. Crie uma nova variante na moeda pretendida.» Por isso, para um novo mercado, crie antes uma nova variante na moeda pretendida. A variante antiga mantém-se para os clientes existentes.
Intervalo de faturação e o respetivo multiplicador (por exemplo, a cada 1 mês, a cada 3 meses, a cada 1 ano) — não podem ser alterados enquanto a variante tiver pelo menos um membro. A mesma regra da moeda: basta um cliente num estado ativo (ativo, a aguardar início, pausado, a aguardar pagamento, não pago) e o Zenamu recusa a edição com a mensagem «Não é possível alterar o período de faturação numa variante com clientes ativos. Se quiser alterar o período de faturação, arquive a variante ou crie uma nova.» A razão: os clientes existentes têm o preço e o intervalo originais bloqueados no Stripe (o Stripe não consegue alterá-los facilmente numa subscrição a decorrer). Se o Zenamu permitisse a edição, veria os novos valores na administração, mas os clientes continuariam a pagar os antigos. A solução: crie uma nova variante com os valores que quer e passe os clientes existentes para ela gradualmente, mudando de variante (ou aguarde que o plano atual deles acabe).
Edita uma variante a partir do menu de ações (ícone ⋯) na linha respetiva da tabela. No menu, escolha o item com o ícone do lápis.
11. Ocultar, arquivar e eliminar
O Zenamu oferece três formas de retirar a oferta de um grupo ou de uma variante:
Ocultar do público
Pode ativar a caixa de seleção Visível apenas para administradores tanto para um grupo como para uma variante individual.
A variante ou o grupo deixa de aparecer aos clientes na oferta pública.
Não pode ser comprado.
Os membros existentes mantêm-no — os pagamentos continuam a ser cobrados normalmente.
Na administração, as linhas ocultas aparecem a cinzento.
Esta é a forma mais simples e mais suave de deixar de oferecer uma variante específica. Nada muda para os membros existentes, mas ninguém faz uma nova encomenda.
Se quiser oferecer uma variante apenas a clientes selecionados, por combinação, o Zenamu não tem um caminho direto para isso. Recomendamos: crie uma variante separada com um preço especial, deixe-a disponível publicamente só durante o tempo da compra e oculte-a ou arquive-a logo a seguir à compra. O cliente mantém-na, mas mais ninguém a pode comprar.
Arquivar uma variante
Pode arquivar variantes individuais por conta própria (separadamente de arquivar todo o grupo). Vai encontrar o botão Arquivar no menu de ações (ícone ⋯) em cada linha da tabela de variantes.
O que acontece:
A variante desaparece da oferta para novas compras — os clientes deixam de a ver na oferta pública, por isso ninguém novo a pode comprar.
Os membros ativos existentes continuam nela — o Stripe cobra normalmente até alguém cancelar por conta própria ou mudar para outra variante.
Na administração, uma variante arquivada aparece a cinzento.
Pode restaurá-la a qualquer momento a partir do menu de ações (ícone ⋯) → Restaurar variante.
Quando usar: Quando quer retirar uma variante da oferta para novas compras mas deixar os membros existentes seguir o seu curso (um cenário comum — atualizar a sua lista de preços, substituí-la por uma variante com outro intervalo). Se tiver várias variantes num grupo e só quiser retirar uma delas, arquivar a variante é mais limpo do que ocultar o grupo inteiro.
Arquivar um grupo
Se quiser retirar por completo um grupo de planos da oferta, mas mantê-lo em registo, use Arquivar. Na janela de confirmação vai ver:
«Este plano deixará de aparecer na oferta pública e não poderá ser adicionado como opção de preço. Os planos existentes não são afetados.»
O que acontece:
O grupo (e todas as suas variantes) desaparece da oferta pública.
O grupo não pode ser adicionado como opção de preço para as aulas.
Os membros existentes mantêm os seus planos.
Na administração, um grupo arquivado aparece a cinzento com a etiqueta «Arquivado».
Só pode arquivar um grupo sem membros ativos. Se um grupo tiver planos recorrentes ativos, o Zenamu assinala-o e recusa o arquivamento. Primeiro, cada cliente tem de mudar para outra variante ou cancelar o seu plano.
Eliminar um grupo
A eliminação acontece em dois passos:
Arquive primeiro o grupo (como acima).
Só então aparece o botão Eliminar para o grupo arquivado na administração.
Depois de eliminado, o grupo desaparece da administração juntamente com o seu histórico. Esta ação não pode ser revertida.
Importante: Os planos recorrentes ativos também bloqueiam o arquivamento, não só a eliminação (um plano ativo significa qualquer um destes estados: ativo, a aguardar início, pausado, a aguardar pagamento, não pago). Isto é intencional: queremos evitar uma situação em que o grupo é cancelado no Zenamu mas o Stripe continua a cobrar. Só pode eliminar um grupo em segurança depois de cada membro ter saído ou mudado para outra variante.
Atenção a variantes com membros ativos: Se quiser eliminar uma variante de um grupo que tem membros ativos, recomendamos ocultar primeiro a variante do público e deixar os membros existentes saírem gradualmente, ou mudar o plano deles para outra variante.
Problemas comuns
Não consegue criar um plano — o Zenamu diz que o Stripe é necessário. Não tem uma conta Stripe ligada. Vai ver a mensagem «Para criar um plano recorrente, é necessário ter uma conta Stripe ligada. Configure-a na secção Métodos de Pagamento.» Aceda a Definições → Pagamentos (secção Métodos de pagamento) e ligue-a. Sem o Stripe, não consegue ativar os planos recorrentes de todo.
Não consegue ativar os planos recorrentes — está num plano inferior. Está num plano abaixo do Ultimate e também não tem um período de experiência. A funcionalidade não está disponível em nenhum plano abaixo do Ultimate (incluindo o plano Expert). Se tiver interesse, pode atualizar o seu plano.
«Não é possível eliminar — tem membros ativos.» O grupo tem planos recorrentes ativos. Primeiro deixe os clientes mudarem para outra variante, ou cancele o plano deles na administração. Só então pode eliminar o grupo.
«Não é possível alterar o período de faturação numa variante com clientes ativos. Se quiser alterar o período de faturação, arquive a variante ou crie uma nova.» A variante tem pelo menos um cliente num estado ativo (ativo, a aguardar início, pausado, a aguardar pagamento, não pago). Os clientes existentes têm o intervalo original bloqueado no Stripe. Se o Zenamu permitisse a edição, veria os novos valores na administração, mas os clientes continuariam a pagar os antigos. Em vez de editar, crie uma nova variante com o intervalo que quer; os clientes podem passar para ela mudando de variante, ou aguardar que o plano atual deles acabe. Depois pode arquivar a variante existente.
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