Acest articol este despre abonamentele recurente pe care clienții dumneavoastră le cumpără de la studioul dumneavoastră: punerea în pauză, reluarea, anularea, schimbarea variantei și reîncercarea unei plăți. Nu este despre planul Zenamu al studioului dumneavoastră. Pentru a anula sau a schimba planul Zenamu, vedeți Cum anulați abonamentul Zenamu? și Cum funcționează facturarea planului Zenamu — perioade de facturare, modificări de plan și anulare. Pentru anularea unei rezervări la o oră sau la o programare, vedeți Termen limită de anulare și taxe de anulare pentru rezervările la ore și programări.
După ce un client cumpără un abonament recurent, există mai multe acțiuni pe care le puteți face atât dumneavoastră, cât și clientul. Acest articol acoperă toate opțiunile, când să le folosiți și ce face fiecare.
Stările abonamentelor recurente
Un abonament poate fi în una dintre aceste stări:
Stare | Ce înseamnă | Activ pentru rezervări? |
Activ | Abonamentul funcționează normal și plățile sunt efectuate | Da |
În pauză | Abonamentul este înghețat temporar și nu se efectuează nicio plată | Nu |
În așteptarea plății | Clientul cumpără, dar nu a finalizat încă verificarea 3D Secure | Nu |
Neplătit | Ultima plată de reînnoire a eșuat, iar clientul este în perioada de grație | Nu — clientul pierde posibilitatea de a face rezervări de îndată ce prima plată eșuează |
Anulare în așteptare (un banner suplimentar, nu o stare de sine stătătoare) | Clientul sau studioul a apăsat „Anulează la sfârșitul perioadei”, dar perioada curentă încă se desfășoară | Da (până la sfârșitul perioadei) |
Anulat | Abonamentul s-a încheiat definitiv | Nu |
În așteptarea începerii | Clientul a plătit, dar abonamentul are setată o dată de începere viitoare — nu a început încă. În versiunea actuală, acest lucru practic nu se întâmplă niciodată cu abonamentele recurente (ele încep de îndată ce plata trece); se aplică mai ales abonamentelor unice. | Nu |
Expirat | Abonamentul a ajuns la finalul valabilității (o stare rară pentru abonamentele recurente — se aplică de obicei abonamentelor unice) | Nu |
Vedeți starea în zona de administrare pentru fiecare client, iar clientul o vede în profilul lui.
Important — starea „Neplătit” nu înseamnă că clientul poate face rezervări. În perioada de grație, un client cu o plată neefectuată nu poate rezerva ședințe cu acel abonament. „Perioada de grație” înseamnă doar că Stripe încă încearcă să taxeze cardul, iar Zenamu nu a anulat definitiv abonamentul. Nu înseamnă că, între timp, clientul poate continua să frecventeze ședințele.
Pe lângă starea principală, un abonament poate purta etichete suplimentare și un banner informativ. În afară de starea principală (din tabelul de mai sus), un abonament poate afișa și:
Un banner „Schimbare de abonament programată” — clientul a trecut la o variantă diferită (de obicei mai ieftină), iar schimbarea are efect la sfârșitul perioadei. Bannerul arată la ce variantă va trece abonamentul și la ce dată și include un buton Anulează schimbarea programată.
O etichetă „Anulare în așteptare” — abonamentul este programat să se încheie la sfârșitul perioadei (rămâne activ până atunci).
O etichetă „Plata a eșuat” — am înregistrat o taxare eșuată pentru abonament (aceasta adaugă motivul din spatele stării Neplătit).
Aceste etichete și bannerul au doar rol de context — nu înlocuiesc starea principală, ci doar o completează.
Acțiuni pe care clientul le poate face singur
Clientul face toate aceste acțiuni din profilul lui (secțiunea Abonamentele mele la studiouri).
Important — ce NU poate face clientul singur:
Să pună abonamentul în pauză — doar dumneavoastră îl puteți pune în pauză, din zona de administrare. Dacă un client are nevoie de o pauză (vacanță, boală), trebuie să v-o ceară.
Să anuleze imediat — clientul poate doar să Anuleze reînnoirea automată la sfârșitul perioadei curente de facturare. Dacă vrea să o încheie pe loc, trebuie să ceară studioului.
Să primească o rambursare — doar studioul poate emite o rambursare, prin Stripe Dashboard.
Anulează reînnoirea automată
Clientul apasă Anulează reînnoirea automată. Abonamentul atunci:
Rămâne activ până la sfârșitul perioadei curente (folosește ce a plătit).
Se încheie automat când perioada expiră — nu se mai efectuează nicio plată.
Afișează starea „Anulare în așteptare” în acest timp.
Clientul își poate schimba decizia oricând cu butonul Păstrează abonamentul recurent (vedeți mai jos).
Păstrează abonamentul recurent
Dacă clientul a anulat reînnoirea automată și este încă în perioada curentă, se poate răzgândi:
Apasă Păstrează abonamentul recurent.
Abonamentul continuă normal, iar plata următoare trece la data inițială.
Schimbă varianta
Dacă un grup are mai multe variante (de ex. „Standard” și „Premium”), clientul poate trece de la una la alta. Studioul poate face asta și din zona de administrare — vedeți articolul separat despre schimbarea variantei.
Pentru mai multe, vedeți Schimbarea variantei unui abonament.
Gestionează metoda de plată
Clientul apasă Gestionează metoda de plată. Aceasta deschide portalul de client Stripe, unde își poate schimba cardul fără să fie nevoit să își anuleze abonamentul actual. În portalul de client, clientul poate și anula abonamentul. Dacă face asta, Zenamu află în câteva secunde și sincronizează starea. Pentru mai multe, vedeți Cum cumpără un client un abonament recurent, secțiunea Portalul de client Stripe.
Când plata de reînnoire a unui client a eșuat (starea Neplătit): Clientul nu are un buton pentru a reîncerca plata manual — doar studioul îl are, în zona de administrare. Opțiunea clientului este să își actualizeze cardul de plată prin Gestionează metoda de plată (portalul de client Stripe). Stripe va reîncerca apoi taxarea automat de câteva ori în perioada de grație, de obicei folosind cardul actualizat. Dacă clientul vrea ca studioul să încerce taxarea pe loc, trebuie să ceară.
Acțiuni pe care le poate face studioul
Faceți aceste acțiuni din zona de administrare, în detaliile abonamentului clientului. În panoul de acțiuni veți vedea mereu doar acțiunile care au sens în acel moment, în funcție de starea abonamentului.
De reținut — cine poate face asta: Doar utilizatorii cu permisiuni de Administrator (rolul super admin) pot pune în pauză, relua, schimba varianta, reîncerca plata sau anula abonamentul recurent al unui client. Utilizatorii cu permisiuni de Manager și instructorii nu pot face aceste acțiuni. Dacă un membru al echipei are nevoie să facă asta, cereți-i unui administrator al studioului dumneavoastră.
Puneți în pauză abonamentul recurent al unui client
Folosiți asta când:
Un client pleacă într-o vacanță mai lungă și vrea să „înghețe” abonamentul fără să-l anuleze.
Un client este accidentat sau bolnav și nu vrea să plătească, dar vrea să se întoarcă.
V-ați înțeles cu clientul să faceți o pauză temporară (concediu de maternitate și altele asemenea).
Condiție prealabilă: Puteți activa o pauză doar pentru un abonament în starea Activ. Nu puteți pune în pauză un abonament care este În pauză, Neplătit, În așteptarea plății, În așteptarea începerii (clientul a plătit, dar abonamentul nu a început încă), Anulare în așteptare, Anulat sau Expirat.
Ce se întâmplă:
Plățile nu mai sunt efectuate (Stripe anulează automat orice factură emisă în timpul pauzei, așa că nu se taxează nimic și nu se taxează nimic retroactiv ulterior).
Pauza nu amână data următoarei reînnoiri și nu prelungește perioada plătită — servește doar la oprirea plăților. După ce o reluați (studioul face asta din zona de administrare), taxarea reîncepe după programul inițial.
Clientul nu poate rezerva ședințe cu acest abonament.
Abonamentul rămâne în Stripe ca pus în pauză — nu este anulat.
Clientul vede starea „În pauză” în profilul lui.
Punerea în pauză a unui client care are o schimbare de variantă programată: Dacă un client avea o trecere la o variantă inferioară în curs și îl puneți în pauză, Zenamu anulează mai întâi schimbarea programată (revenind la prețul variantei inițiale) și abia apoi pune abonamentul în pauză. După ce reluați din pauză, clientul continuă la prețul inițial. Dacă vrea să păstreze trecerea programată la varianta inferioară, va trebui să o pornească din nou după ce pauza este reluată.
Dacă schimbarea nu a putut fi anulată din motive tehnice, pauza tot trece, dar starea programată a clientului rămâne vizibilă în zona de administrare. În acest caz, verificați prețul curent al abonamentului în Stripe Dashboard și reconciliați-l manual, dacă e nevoie.
Reluați abonamentul recurent al unui client pus în pauză
După o pauză, reporniți abonamentul. În detaliile abonamentului, apăsați Reia abonamentul recurent (pictograma play).
Ce se întâmplă:
Plățile încep să fie efectuate din nou.
Clientul poate face rezervări din nou.
Stripe nu taxează retroactiv pentru perioada în care abonamentul a fost în pauză — clientul nu plătește nimic din momentul pauzei până la reluarea ei.
De reținut — două acțiuni diferite de „reluare”: În funcție de starea abonamentului, zona de administrare vă oferă două butoane diferite care readuc un abonament la activ:
Reia abonamentul recurent — pentru un abonament în starea În pauză. Anulează pauza, iar plățile încep să fie efectuate.
Păstrează abonamentul recurent — pentru un abonament la care clientul a anulat reînnoirea automată („Anulare în așteptare”). Anulează decizia de anulare, iar abonamentul continuă normal.
Schimbați varianta
Studioul poate trece un client la o variantă diferită din același grup din zona de administrare — exact așa cum o poate face clientul singur din profilul lui. Vizualizarea de administrare are un avantaj: în lista de variante, puteți vedea și variantele arhivate și ascunse.
Pașii, condițiile și consecințele sunt aceleași ca pentru acțiunea clientului — descrise în Schimbarea variantei unui abonament.
Recomandare: Înainte să schimbați varianta unui client din zona de administrare, înțelegeți-vă mereu cu el mai întâi. La trecerea la o variantă mai scumpă (același interval), clientul este taxat imediat doar cu diferența proporțională pentru zilele rămase din perioada curentă — nu cu prețul nou integral. Data următoarei reînnoiri nu se schimbă; abia de la următoarea reînnoire obișnuită încolo plătește prețul nou integral. La trecerea la o variantă mai ieftină, schimbarea este amânată pentru sfârșitul perioadei curente (o schimbare programată) — clientul folosește ce a plătit și abia apoi se taxează prețul mai mic. Clientul nu ar trebui să afle niciodată despre niciuna dintre aceste acțiuni după ce s-a întâmplat.
Anulați o schimbare de variantă programată
Dacă clientul (sau studioul în numele lui) a trecut la o variantă mai ieftină, schimbarea rulează în modul programată pentru sfârșitul perioadei. În detaliile abonamentului din zona de administrare, veți vedea în partea de sus un banner informativ cu varianta-țintă și data la care schimbarea are efect.
Dacă clientul se răzgândește în privința trecerii (sau vă înțelegeți altfel), apăsați Anulează schimbarea programată în acel banner. Abonamentul revine imediat la varianta inițială. Nu rămâne nicio urmă și nu se taxează nicio plată suplimentară.
De reținut — suprapunerea cu reînnoirea automată. Dacă anulați schimbarea programată chiar înainte de reînnoirea automată (în același moment), Zenamu are o măsură de siguranță care decide în funcție de ce s-a întâmplat primul: ori reînnoirea aplică varianta nouă, ori anularea reușește și reînnoirea trece cu varianta veche. Dacă cealaltă s-a întâmplat deja între timp, Zenamu vă anunță cu un mesaj de eroare. Clientul nu plătește niciodată de două ori.
Reîncercați plata
Dacă plata de reînnoire a unui client a eșuat (de obicei din cauza fondurilor insuficiente sau a unui card expirat), puteți apăsa Reîncearcă plata, iar Stripe va încerca din nou taxarea.
Are sens când:
Știți că, între timp, clientul și-a actualizat cardul.
Clientul v-a scris că acum are fonduri în cont și vrea să încercați din nou.
Dacă nu funcționează, vedeți Când o plată eșuează.
Anulați abonamentul recurent al unui client — la sfârșitul perioadei sau imediat
În detaliile abonamentului, găsiți un buton Anulează abonamentul sub forma unui meniu derulant cu două opțiuni:
Anulează la sfârșitul perioadei — abonamentul rămâne activ până la sfârșitul perioadei plătite și apoi se încheie. Clientul nu mai este taxat, dar poate folosi în continuare ce a plătit. (Este același lucru cu acțiunea clientului „Anulează reînnoirea automată”.)
Anulează imediat — abonamentul se încheie pe loc, iar clientul pierde accesul. Fereastra vă cere să confirmați cu textul „Abonamentul recurent va fi anulat imediat și clientul va pierde imediat accesul. Nu se va rambursa nicio sumă proporțională pentru perioada rămasă din abonamentul deja plătit.”
Anularea imediată a abonamentului recurent al unui client nu rambursează niciun ban. Când anulați imediat, abonamentul se încheie, dar ultima plată efectuată nu este rambursată automat clientului. Dacă doriți să rambursați banii, aveți două opțiuni:
Rambursare prin Stripe Dashboard. Deschideți ultima plată a clientului în Stripe și apăsați rambursare. Dumneavoastră alegeți suma (integrală sau parțială).
Nu anulați imediat — așteptați în schimb sfârșitul perioadei. Dacă clientul a plătit pentru o lună și nu cere o rambursare, cea mai simplă opțiune este să folosiți Anulează la sfârșitul perioadei — clientul folosește ce a plătit.
Un caz special — perioada de grație: Dacă o plată a eșuat și Zenamu a anulat automat abonamentul după 7 zile, dar Stripe a reușit între timp să încaseze o plată, Zenamu rambursează banii automat prin Stripe. Este o măsură de siguranță internă pe care nu o declanșați dumneavoastră în zona de administrare obișnuită.
Anularea la sfârșitul perioadei pentru un client cu o schimbare de variantă programată: Dacă un client avea o trecere programată la o variantă inferioară și dumneavoastră sau el apasă Anulează la sfârșitul perioadei, Zenamu anulează mai întâi schimbarea programată (revenind la prețul variantei inițiale) și abia apoi setează anularea pentru sfârșitul perioadei. Dacă, mai târziu, clientul se răzgândește în privința anulării (apasă Păstrează abonamentul recurent), continuă la prețul inițial — nu la cel pe care plănuise să-l programeze. Dacă vrea să păstreze trecerea la varianta inferioară, va trebui să o pornească din nou după Păstrează abonamentul recurent (vedeți Schimbarea variantei unui abonament).
Dacă revenirea la prețul inițial nu a putut fi făcută din motive tehnice, anularea la sfârșitul perioadei tot se setează, dar schimbarea programată rămâne vizibilă în detaliile abonamentului (bannerul nu dispare), iar echipa Zenamu este notificată automat. Pentru siguranță, verificați prețul curent al abonamentului în Stripe Dashboard și reconciliați-l cu varianta inițială, dacă e nevoie. Clientul folosește apoi perioada la prețul neschimbat, iar abonamentul se încheie conform planului.
Ștergeți / arhivați un client
Dacă doriți să arhivați un client care are un abonament recurent activ, Zenamu nu vă lasă. Încercarea de arhivare se încheie cu un mesaj de genul „Acest client are un abonament recurent activ. Anulează-l mai întâi din detaliile abonamentului, apoi îl poți arhiva.”
Pași recomandați:
În detaliile abonamentului recurent al clientului, apăsați Anulează abonamentul (imediat sau la sfârșitul perioadei).
Așteptați până când abonamentul trece în starea Anulat.
Abia apoi arhivați clientul.
O plasă de siguranță suplimentară: Chiar dacă s-ar întâmpla cumva ca Stripe să trimită o reînnoire pentru un client al cărui înregistrare locală lipsește (de ex. datele au fost editate manual în baza de date, în afara aplicației), Zenamu are o măsură de siguranță internă — detectează o reînnoire pentru un abonament inexistent și încearcă automat o rambursare și anularea abonamentului în Stripe.
Aceeași regulă se aplică și contului auto-gestionat al clientului: Dacă un client vrea să își „Șteargă contul” singur din profilul lui, Zenamu nu îl lasă atât timp cât are un abonament recurent activ.
Ce se întâmplă cu abonamentele recurente ale clienților când studioul își retrogradează planul Zenamu?
Dacă retrogradați planul Zenamu al studioului dumneavoastră de la Ultimate, Zenamu pune automat în pauză toate abonamentele recurente active ale clienților dumneavoastră. Planul Zenamu îl gestionați pe pagina Plan (butonul Plan din bara de sus), nu în abonamentul unui client.
Mai exact:
Clienții nu mai sunt taxați.
Clienții nu pot folosi abonamentele pentru rezervări.
Abonamentele recurente nu mai apar în oferta publică.
Nu se pot crea abonamente recurente noi.
De îndată ce reveniți la Ultimate, Zenamu reia automat fiecare abonament care a fost pus în pauză automat din cauza planului (le deosebește printr-o notă internă pe înregistrarea pauzei).
Excepție importantă: Dacă studioul sau Stripe (de ex. prin portalul de client) a pus manual în pauză vreun abonament cât timp planul a fost retrogradat, Zenamu nu îl reia automat când reveniți la Ultimate. Va trebui să îl reluați manual cu butonul Reia abonamentul recurent în zona de administrare. Motivul: nu vrem să suprascriem o acțiune manuală deliberată a studioului sau a clientului.
În perioada de probă:
Dacă perioada dumneavoastră de probă expiră, pauza automată se întâmplă la fel; odată ce faceți upgrade la Ultimate, totul este reluat.
Ce puteți vedea pentru un abonament și unde
Zenamu nu are încă un singur ecran dedicat de „Istoric reînnoiri” cu o cronologie completă a fiecărui eveniment așezată la vedere. În detaliile abonamentului, puteți vedea direct:
Starea curentă a abonamentului (activ, neplătit, anulat și așa mai departe).
Secțiunea Comenzi — o listă de plăți cu data, perioada de facturare, suma și starea. Apăsați pe o comandă pentru a deschide chitanța sau factura.
Pentru o succesiune mai detaliată a evenimentelor (motivul pentru care o plată a eșuat, încercările individuale de taxare, pauzele, data de încheiere a perioadei de grație), căutați abonamentul și facturile relevante în Stripe Dashboard.
Asta este util când trebuie să:
Arătați unui client când a trecut sau a eșuat o anumită plată.
Înțelegeți de ce un abonament a fost anulat automat.
E-mailuri de notificare
Clientul (și, în unele cazuri, dumneavoastră) primește un e-mail când:
Un abonament este creat cu succes — o confirmare a achiziției.
O reînnoire reușește — confirmarea că plata următoare a fost efectuată.
O reînnoire urmează — de obicei cu aproximativ 7 zile înainte; pentru cicluri scurte (zilnic, săptămânal), această reamintire s-ar putea să nu fie trimisă.
O plată eșuează — un îndemn de a actualiza cardul.
Abonamentul este pus în pauză — o înștiințare despre pauză. E-mailul menționează un motiv doar pentru o pauză automată (după o retrogradare de plan); pentru o pauză manuală făcută de studio, nu se trimite niciun motiv.
Abonamentul este anulat — o înștiințare despre anulare și cât timp rămâne activ abonamentul (sau că este deja anulat).
Probleme frecvente
„Un client și-a anulat reînnoirea automată, dar tot a primit o reamintire despre plata următoare.” Reamintirea se trimite cu 7 zile înainte de reînnoirea programată. Dacă clientul a anulat în acele 7 zile, e-mailul plecase deja. În realitate, plata următoare nu va fi efectuată — puteți liniști clientul că e-mailul are doar rol informativ.
„Un client a plătit o sumă diferită de cea pe care o am setată pentru abonament.” S-ar fi putut întâmpla trei lucruri:
Clientul a folosit un cod de reducere — reducerea se aplică doar primei plăți; de la a doua încolo, se taxează prețul integral.
Clientul a trecut recent la o variantă mai scumpă (Scenariul A — o creștere de preț). Stripe a taxat imediat doar diferența proporțională pentru zilele rămase din perioada curentă (nu prețul nou integral); ciclul nu s-a schimbat. Următoarea reînnoire obișnuită, la data inițială, trece la prețul nou integral.
Clientul a trecut recent la o variantă mai ieftină (Scenariul B — o schimbare programată). Până la sfârșitul perioadei curente, se taxează prețul vechi, mai mare; abia următoarea reînnoire trece la prețul nou, mai mic. Clientul vede apoi un banner „Schimbare de abonament programată” în profilul lui.
Pentru detalii, deschideți secțiunea Comenzi din detaliile abonamentului — veți vedea sumele exacte și perioadele de facturare.
Articole conexe