Nechce se vám vést lekci pro jednoho člověka a rušit ji na poslední chvíli ručně? Zenamu to může udělat za vás. Když se na termín nebo akci přihlásí míň lidí, než potřebujete, systém ji v nastavený čas před začátkem sám zruší, přihlášeným vrátí peníze a pošle jim oznámení. Vy dostanete informační e-mail. Tento článek vysvětluje, co funkce dělá a jak ji zapnout pro celé studio.
Co funkce dělá
V čase, který si zvolíte (například 24 hodin před začátkem), Zenamu spočítá, kolik lidí je na termín přihlášených, a porovná to s minimem, které jste nastavili:
Když je přihlášených méně než minimum, termín se automaticky zruší. Přihlášeným se vrátí peníze a přijde jim stejné oznámení jako při běžném zrušení termínu.
Když je přihlášených aspoň tolik jako minimum, nestane se nic a termín proběhne normálně.
Kontrola proběhne jen jednou. Pokud se někdo odhlásí až po ní, novou kontrolu to nespustí.
Na co se funkce vztahuje
Automatické rušení funguje u jednotlivých termínů (lekce) a u akcí (jednorázové akce a workshopy). U kurzů tuto funkci nenajdete.
Termíny a akce se nastavují zvlášť, každý má svoje. Můžete tak například rušit nenaplněné lekce, ale akce nechat vždy proběhnout.
Který tarif potřebujete
Automatické rušení při nízké obsazenosti je dostupné v tarifu Expert a vyšším (Expert, Ultimate) a ve zkušební verzi. V nižších tarifech funkci nenajdete.
Kde funkci zapnete
Globální nastavení pro celé studio najdete v Nastavení → Rezervace a pravidla → záložka Rušení rezervací. Nahoře vyberte, pro jaký typ rezervací pravidla nastavujete — kartu Termíny, nebo Akce. Pod ní se objeví karta Automatické rušení při nízké obsazenosti, kde:
zapnete přepínač Automaticky rušit nenaplněné termíny (u akcí Automaticky rušit nenaplněné akce),
v poli Kolik hodin před začátkem provést kontrolu nastavíte předstih,
v poli Minimální obsazenost zadáte, kolik procent kapacity musí být obsazeno.
Nastavení pro termíny a pro akce vyplňte samostatně na jejich kartách.
Jak se počítá minimální počet osob
Minimum se počítá z kapacity termínu a zadaného procenta a zaokrouhluje se nahoru. Při 50 % a kapacitě 5 osob je minimum 3 přihlášení. U termínu s kapacitou 1 vyjde minimum 1, takže se zruší jen úplně prázdný termín.
Díky tomu se minimum přizpůsobuje kapacitě: pokud máte lekce s různým počtem míst, jedno procento pokryje všechny.
Zvolte předstih delší než připomínky klientům
Doporučujeme nastavit kontrolu s větším předstihem, než mají vaše připomínky před lekcí (Nastavení → Notifikace). Když kontrola proběhne dřív než připomínka, klient nedostane připomínku na termín, který se mezitím zrušil.
Nastavení u konkrétního termínu
Kromě globálního nastavení můžete každému termínu nebo akci nastavit vlastní pravidlo, nebo ho z automatického rušení úplně vyjmout. Jak na to, popisuje článek o vlastním nastavení u termínů a akcí.