Este artículo trata de los pedidos de sus clientes en la sección Pedidos de la administración: qué hace cada acción de pedido (Registrar pago, Marcar como no pagado, Confirmar reembolso, Editar importe y la descarga de documentos), cuándo utilizarla y cómo crear usted mismo un pedido para un cliente. No trata del límite mensual de pedidos de su plan de Zenamu (vea ¿Qué sucede cuando alcanzo el límite de pedidos o el límite de cursos y eventos de mi plan?) ni de las facturas que Zenamu le emite por su plan (vea ¿Dónde encuentro la factura del sistema de reservas Zenamu?).
Dónde encontrar las acciones de pedido
Haga clic en Pedidos en el menú lateral izquierdo de la administración. Esta opción la ven los usuarios con permisos de Gestor o Administrador.
En la lista, haga clic en los tres puntos (⋯) de la columna Acciones junto al pedido. El menú muestra las acciones disponibles para ese pedido y también Detalles del pedido.
También puede abrir Detalles del pedido. Ahí, Registrar pago, Confirmar reembolso y Descargar comprobante de pago son botones en la parte superior, y las demás acciones están en el menú más (⋯) que hay a su lado.
Solo se muestran las acciones que corresponden al método de pago y al estado del pago del pedido. Si falta una acción, revise primero esas dos columnas.
Acciones principales y cuándo utilizarlas
Editar importe
Utilice Editar importe para corregir el precio de un pedido (p. ej., acuerdo individual, error de precio). Solo puede cambiar el importe de los pedidos pagados en el local o por transferencia bancaria. Con otros métodos de pago (por ejemplo, tarjeta o PayPal), la opción aparece en gris. Tras el cambio, revise siempre los documentos relacionados y las notas internas.
Registrar pago / Marcar como no pagado
Registrar pago marca un pedido como pagado cuando el cliente pagó en el local o por transferencia bancaria. Está disponible para pedidos en estado Pendiente de pago o No pagado. En la ventana Cambiar estado del pedido, indique la Fecha de pago y haga clic en Pagado. Los pedidos con tarjeta y PayPal cambian de estado automáticamente, por eso esta acción no se ofrece para ellos.
Marcar como no pagado solo está disponible para pedidos pagados en el local o por transferencia bancaria que siguen en Pendiente de pago. Tenga precaución con "no pagado": asegúrese de que el estado refleja la realidad.
Cancelación y confirmación de reembolso
Cuando se cancela un pedido pagado y usted tiene que devolver el dinero por su cuenta (normalmente, un pago por transferencia bancaria), el pedido muestra Reembolso pendiente. Zenamu no envía ese dinero por usted. Una vez que haya devuelto el dinero al cliente (p. ej., mediante transferencia bancaria), haga clic también en Confirmar reembolso en el pedido. Confirmar reembolso solo se ofrece para pedidos cancelados, pagados por transferencia bancaria o en el local, que están pendientes de reembolso.
Descargar documentos
Según el estado del pedido, puede descargar un comprobante de pago (Descargar comprobante de pago) o un comprobante de cancelación (Descargar comprobante de cancelación). Los documentos se pueden descargar en todos los planes excepto Free y Lite, y solo si Emitir comprobantes de pago está activado en Ajustes › Pagos.
Escenarios habituales
El cliente pagó por transferencia bancaria, pero el pedido sigue como no pagado
Si la conciliación automática no lo detectó, compruebe el pago en su cuenta bancaria, abra el pedido y haga clic en Registrar pago.
Nota: La conciliación automática de transferencias bancarias solo está disponible en el plan Ultimate. Si tiene otro plan, debe marcar manualmente los pedidos de transferencia como pagados a partir de la actividad de su cuenta bancaria.
El pedido está cancelado y pendiente de reembolso manual
Envíe el dinero fuera de Zenamu (transferencia bancaria o efectivo). Después haga clic en Confirmar reembolso en el pedido para que quede cerrado financieramente.
El pedido tiene un importe incorrecto
Utilice Editar importe (solo en pedidos pagados en el local o por transferencia bancaria) y, opcionalmente, añada una nota interna que explique el motivo del cambio.
Cambiar la reserva de un cliente a otra clase sin emitir reembolso
A veces el cliente solo necesita pasar su reserva de una clase a otra y no pide que le devuelvan el dinero. En Zenamu no existe un único botón de «cambiar reserva», pero puede mantener intacto el pago siguiendo dos pasos:
Abra la clase original y cancele la reserva del cliente sin emitir reembolso. El dinero permanece en el pedido.
Abra la nueva clase y cree la reserva para el cliente desde el panel de administración con Añadir participante. Como precio, elija Precio personalizado e introduzca 0: el cliente ya pagó en el pedido original, así que solo se registra la nueva reserva sin volver a cobrarle.
Consejo: si el cliente pagaba con un bono, una membresía o créditos, basta con volver a inscribirlo en la nueva clase: la entrada o el crédito utilizados se reutilizan automáticamente cuando cancela la reserva original y se devuelven a su cuenta.
Cómo crear usted mismo un pedido para un cliente (p. ej., de forma retroactiva para una clase ya celebrada)
Zenamu no tiene un formulario de pedido en blanco: el pedido nace siempre de una reserva o de una compra. Así que, cuando un cliente necesita un pedido y su documento para una clase que ya se ha celebrado, empiece por la reserva:
Abra la clase (esto también funciona con clases pasadas) y cree la reserva para el cliente desde el panel de administración con Añadir participante. Como método de pago, elija el pago en el local o la transferencia bancaria: solo estos pedidos se pueden marcar como pagados a mano.
Zenamu crea automáticamente el pedido correspondiente.
Registre el pago: active la casilla Marcar como pagada en el formulario de reserva o, más tarde, abra el pedido en Pedidos, haga clic en Registrar pago, indique la Fecha de pago y haga clic en Pagado.
Descargue el documento desde el detalle del pedido con Descargar comprobante de pago: un comprobante de pago o una factura. Las facturas están disponibles en los planes Expert y Ultimate y durante el periodo de prueba, y el pedido debe tener rellenados los datos de facturación del cliente.
Si el precio tiene que ser distinto del habitual, utilice Editar importe en el detalle del pedido.
Los bonos y las membresías funcionan igual, solo que el punto de partida es otro: se emiten desde el detalle del cliente (Añadir membresía, o añadiendo créditos o entradas). Ahí puede fijar su propio precio, incluido 0, y el pedido se crea automáticamente.
FAQ
¿Cómo sé si debo usar la confirmación de reembolso o "no pagado"?
Si realmente devolvió dinero al cliente, utilice Confirmar reembolso.
"No pagado" tiene otro propósito: marca a un cliente que tenía una reserva confirmada con pago en el lugar o por transferencia bancaria, pero no se presentó y no pagó. Tras esta marca, el nombre del cliente aparece en rojo en el sistema con información adicional sobre las obligaciones pendientes.
Confirmé un pago por error: ¿puedo devolver el pedido a "no pagado"?
Por su cuenta, no. Una vez confirmado el pago, la aplicación no permite volver a marcar el pedido como no pagado: "no pagado" sirve para señalar a un cliente que le debe dinero, como se explica más arriba, y no para deshacer un pago confirmado.
Escríbanos por el chat de la aplicación y lo corregiremos desde nuestro lado.
¿Dónde descargo el comprobante de cancelación?
En las acciones del pedido, elija Descargar comprobante de cancelación. Si la opción no está disponible, compruebe el estado del pedido.
El comprobante de cancelación solo está disponible cuando existe un comprobante de pago para ese pedido.
¿Editar el importe afecta a la contabilidad?
Sí, puede afectar a los documentos relacionados y a los informes. Realice cambios solo cuando tenga un motivo claro.
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