Zenamu envoie automatiquement des notifications par e-mail aux clients, praticiens et administrateurs du studio à différentes étapes du cycle de vie d'une réservation. Dans cet article, vous trouverez un aperçu de tous les types d'e-mails et du moment où ils sont envoyés.
E-mails pour les clients
Confirmation de réservation
Envoyé immédiatement après la création d'une réservation. Contient les informations complètes du rendez-vous — nom de la prestation, date et heure, nom du praticien, lieu et détails de paiement. Si la validation manuelle est activée, l'e-mail indique clairement que la réservation est en attente de confirmation.
Réservation confirmée
Envoyé lorsque le praticien ou l'administrateur approuve une réservation en attente. Le client est informé que son rendez-vous est confirmé et reçoit tous les détails pertinents.
Demande de réservation refusée
Si une réservation en attente est refusée, le client reçoit un e-mail l'informant du refus. Si l'administrateur a indiqué un motif, celui-ci est affiché dans l'e-mail. Un lien pour créer une nouvelle réservation est inclus.
Rappel de rendez-vous
Un rappel automatique envoyé avant un rendez-vous à venir. Contient un résumé de la réservation — prestation, date, heure, praticien et lieu.
Annulation (sans frais)
Confirmation d'annulation de la réservation lorsqu'elle intervient dans le délai d'annulation gratuite.
Annulation (avec frais)
E-mail d'annulation qui inclut en plus le montant des frais d'annulation et le montant éventuellement remboursé.
Annulation par le studio
Si le rendez-vous est annulé par le studio/praticien, le client reçoit un e-mail avec les informations d'annulation et un motif optionnel.
Confirmation de paiement
Après le traitement réussi du paiement, le client reçoit une confirmation avec les détails de la transaction.
Notification de créneau disponible
Si un client surveille un créneau complet et qu'il se libère (ex. : un autre client annule), il reçoit une notification avec la possibilité de le réserver.
E-mails pour les praticiens
Demande de validation
Lorsque la validation manuelle est activée, le praticien reçoit un e-mail concernant la nouvelle demande de réservation avec les détails du client et du rendez-vous. Un lien pour confirmer ou refuser rapidement est inclus.
Récapitulatif quotidien des rendez-vous
Un résumé quotidien automatique qui rappelle au praticien ses rendez-vous à venir pour la journée.
E-mails pour le studio / l'administration
Notification de nouvelle réservation
Le studio reçoit une notification pour chaque nouvelle réservation de rendez-vous individuel.
Notification d'annulation
Si un client annule sa réservation, le studio reçoit un e-mail avec les détails de l'annulation.
Message personnalisé au client
Depuis le panneau d'administration, vous pouvez envoyer un message e-mail personnalisé à un client concernant sa réservation.
Paramètres de notification
Dans les paramètres de votre studio, vous pouvez contrôler quelles notifications sont envoyées. La configuration des notifications se fait au niveau du studio et concerne toutes les prestations.
Recommandations
Maintenez toutes les notifications client activées — les clients apprécient d'être tenus informés du statut de leur réservation.
Les rappels de rendez-vous réduisent considérablement le nombre d'absences.
Si vous utilisez la validation manuelle, répondez aux demandes le plus rapidement possible — un client qui attend est un client incertain.
Dans le dernier article, nous verrons comment l'ensemble du processus de réservation se présente du point de vue du client — « La page de réservation publique ».