I ordreoversikten kan du endre statusen på enkeltordrer. Denne artikkelen dekker hva hver handling gjør, når du bør bruke den og hvordan du unngår de vanligste feilene.
Hvor du finner ordrehandlinger
Åpne seksjonen Ordrer i administrasjonspanelet.
Velg en bestemt ordre.
I ordredetaljen eller nedtrekksmenyen for handlinger, velg operasjonen du trenger.
Hovedhandlinger og når du bruker dem
Endre ordrebeløp
Bruk dette til å korrigere prisen (f.eks. individuell avtale, prisfeil). Etter endringen bør du alltid sjekke relaterte dokumenter og interne notater.
Bekreft betaling / merk som ubetalt
Bruk dette for manuelle korreksjoner av betalingsstatus. Vær forsiktig med «ubetalt» — sørg for at statusen samsvarer med virkeligheten.
Avbestilling og refusjonsbekreftelse
Etter en avbestilling kan ordren gå til «venter på refusjon»-status. Når du faktisk har sendt pengene tilbake til kunden (f.eks. via bankoverføring), bekreft refusjonen i administrasjonspanelet også.
Laste ned dokumenter
Avhengig av ordrestatusen kan du laste ned en betalingskvittering eller et avbestillingsdokument.
Vanlige scenarioer
Kunden betalte via bankoverføring, men ordren viser fortsatt ubetalt
Hvis automatisk matching ikke fanget det opp, kontroller betalingen og sett riktig ordrestatus manuelt.
Merk: Automatisk matching av bankoverføringer er bare tilgjengelig på Ultimate-abonnementet. På andre abonnementer må du manuelt markere overføringsordrer som betalt basert på aktiviteten på bankkontoen din.
Ordren er kansellert og venter på manuell refusjon
Du sender pengene utenfor Zenamu (bankoverføring eller kontanter). Deretter bekrefter du refusjonen i Zenamu slik at ordren lukkes økonomisk.
Ordren har feil beløp
Bruk beløpsendring og legg eventuelt til et internt notat som forklarer hvorfor endringen ble gjort.
Flytte en kunde til en annen time uten å gi refusjon
Noen ganger trenger kunden bare å bytte bookingen sin fra én time til en annen — de ber ikke om pengene tilbake. Det finnes ingen egen «flytt»-knapp i Zenamu, men du kan beholde betalingen i to trinn:
Åpne den opprinnelige timen og avbestill kundens booking uten å gi refusjon. Pengene blir liggende på ordren.
Åpne den nye timen og opprett en booking for kunden fra administrasjonssiden. Sett betalingen til «Betal på stedet» med en egendefinert pris på 0 — kunden har allerede betalt på den opprinnelige ordren, så dette registrerer bare den nye bookingen uten å belaste på nytt.
Tips: Hvis kunden betalte med klippekort, medlemskap eller kreditter, kan du bare bestille dem på nytt i den nye timen — klippet eller kreditten de betalte med, gjenbrukes automatisk når du avbestiller den opprinnelige bookingen og krediterer den tilbake til kontoen deres.
Slik oppretter du en ordre for en kunde selv (f.eks. i etterkant for en time som allerede er holdt)
Zenamu har ikke noe tomt ordreskjema — en ordre opprettes alltid fra en booking eller et kjøp. Når en kunde trenger en ordre og et dokument for en time som allerede er holdt, starter du derfor fra bookingen:
Åpne timen — dette går også for timer som er ferdige — og opprett en booking for kunden fra administrasjonspanelet.
Zenamu oppretter den tilhørende ordren automatisk.
Registrer betalingen på ordren: bekreft den som betalt og velg betalingsmåte.
Last ned dokumentet fra ordredetaljen — en betalingskvittering eller en faktura. Faktura er tilgjengelig fra Expert-abonnementet og oppover, og kundens faktureringsopplysninger må være fylt ut på ordren.
Skal prisen være en annen enn standardprisen, bruker du Rediger beløp i ordredetaljen.
Klippekort og medlemskap fungerer på samme måte, bare med et annet utgangspunkt: du utsteder dem fra kundedetaljen (Legg til medlemskap, eller ved å legge til kreditter eller klipp). Der kan du sette din egen pris, også 0, og ordren opprettes automatisk.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan vet jeg om jeg bør bruke refusjonsbekreftelse eller «ubetalt»?
Hvis du faktisk returnerte penger til kunden, bruk refusjonsbekreftelse.
«Ubetalt» tjener et annet formål — det markerer en kunde som hadde en bekreftet booking med betaling på stedet eller bankoverføring, men som ikke møtte opp og ikke betalte. Etter denne markeringen vises kundens navn i rødt i systemet med tilleggsinformasjon om utestående forpliktelser.
Jeg bekreftet en betaling ved en feil — kan jeg sette ordren tilbake til ubetalt?
Ikke på egen hånd. Når en betaling først er bekreftet, finnes det ingen måte å sette ordren tilbake til ubetalt i appen — «ubetalt» er der for å markere en kunde som skylder deg penger, slik det er beskrevet over, ikke for å angre en bekreftet betaling.
Skriv til oss i chatten i appen, så ordner vi det fra vår side.
Hvor laster jeg ned avbestillingsdokumentet?
Under ordrehandlinger, velg å laste ned avbestillingsdokumentet. Hvis alternativet ikke er tilgjengelig, sjekk ordrestatusen.
Et avbestillingsdokument er bare tilgjengelig når det finnes en betalingskvittering for ordren.
Påvirker endring av beløpet regnskapet?
Ja, det kan påvirke relaterte dokumenter og rapporter. Gjør bare endringer når du har en tydelig grunn.
Relaterte artikler