Betalingsdokumentet opprettes i det øyeblikket ordren blir betalt. Først da får det nummeret sitt fra nummerserien, utstedelsesdatoen og, på fakturaer, leveringsdatoen. Disse tre verdiene endrer seg aldri i etterkant, heller ikke om du redigerer eller avbestiller ordren senere.

Dette fungerer likt for alle betalingsmåter. Med kort og PayPal er dokumentet tilgjengelig nesten umiddelbart etter betaling. Ved bankoverføring eller betaling på stedet dukker det opp når du matcher betalingen mot bankkontoen din eller registrerer den på ordren med Registrer betaling.

Zenamu utsteder dokumenter bare når Utsted betalingskvitteringer er slått på i Innstillinger, seksjonen Betalinger, og planen din tillater det. Uten den innstillingen fungerer ordrene nøyaktig likt — de får rett og slett ikke noe dokument.

Frem til ordren er betalt, er det ikke et dokument, men en betalingsanmodning. Kunden får en e-post med bankopplysningene, betalingsreferansen og en forfallsdato. En betalingsanmodning har ikke noe dokumentnummer og hører ikke hjemme i regnskapet. Den er bare en oppfordring til å betale.

Forfallsdatoen står i den e-posten, og Zenamu regner den fra det øyeblikket ordren ble opprettet. Den er aldri senere enn starten på timen kunden booket. Når forfallsdatoen passerer, avbestiller ikke Zenamu ordren av seg selv. Den avgjørelsen er din.

Hvis studioet ditt utsteder dokumenter, sier e-posten også fra at kunden kan laste ned dokumentet fra ordredetaljen så snart betalingen kommer inn.

En faktura har fakturanummer, utstedelsesdato, leveringsdato og ordredato.

Utstedelsesdatoen er dagen ordren ble betalt. Ordredatoen er dagen ordren ble opprettet, altså da kunden booket eller kjøpte. For bookinger som betales senere, er disse to datoene forskjellige, og slik skal det være.

Leveringsdatoen kan være tidligere enn utstedelsesdatoen, for eksempel når kunden deltar på timen før betalingen er trukket. Zenamu oppretter dokumentet først når betalingen faktisk er trukket, så utstedelsesdatoen bygger aldri bare på en forhåndsgodkjenning av kortet.

Kvitteringen, som studioer uten MVA-registrering utsteder, viser kvitteringsnummer, ordredato og ordrenummer. Den har ingen leveringsdato, og i motsetning til fakturaen står ikke utstedelsesdatoen på den, selv om du fortsatt ser den datoen i ordredetaljen.

I administrasjonspanelet åpner du Ordrer, klikker på ordren, og i detaljene ser du dokumentnummeret, utstedelsesdatoen og leveringsdatoen. Kunden ser de samme verdiene i ordredetaljen på kontoen sin.

Så lenge ordren er ubetalt, finnes ikke disse radene, fordi dokumentet ennå ikke eksisterer.

Når du redigerer en ordre som allerede har et dokument, varsler Zenamu om at endringen vil vises på dokumentet. Nummeret og utstedelsesdatoen forblir uendret.

En ubetalt ordre har ikke noe dokument, så det utstedes ingenting når du avbestiller den. Den bruker heller ikke opp et nummer i serien, så det oppstår ingen hull i nummereringen.

Når penger går tilbake til kunden, utsteder Zenamu en kreditnota som viser til den opprinnelige fakturaen eller kvitteringen. Overskriften på selve dokumentet er nettopp Kreditnota, eller Korrigering av kvittering når originalen var en kvittering, mens knappen i ordrehandlingene heter Last ned avbestillingskvittering. Utstedelsesdatoen er dagen for avbestillingen, og det opprinnelige dokumentet forblir uendret.

Når ingenting går tilbake til kunden, for eksempel ved 100 % avbestillingsgebyr, opprettes det ingen kreditnota, og det opprinnelige dokumentet er fortsatt gyldig.

Ett enkelt dokument laster du ned fra ordredetaljen. For å få en hel måned samlet, åpner du Ordrer og deretter Utstedte dokumenter, der du kan eksportere en samlet PDF eller en ZIP med individuelle PDF-er. Studioer i Tsjekkia og Slovakia får i tillegg ISDOC og Pohoda XML der.

Ordreeksporten har en kolonne for Utstedelsesdato ved siden av ordredato og betalingsdato.

ISDOC- og Pohoda XML-eksporten inneholder også fakturaer for ordrer som ble avbestilt senere, sammen med den tilhørende kreditnotaen. Hvis du allerede har eksportert en eldre periode og regnskapsføreren din har lagt inn noen dokumenter manuelt, bør du etter en ny eksport sjekke at ingenting er bokført to ganger. Dokumenter du allerede har lastet ned, endrer seg ikke.

Når du registrerer en betaling i etterkant og fyller inn en tidligere betalingsdato, blir utstedelsesdatoen den dagen du registrerte betalingen, og leveringsdatoen blir datoen for selve betalingen.

Rundt årsskiftet betyr det at dokumentet får et nummer fra det nye årets serie selv om leveringsdatoen fortsatt faller i desember. Trenger du dokumentet i den gamle serien, må du registrere betalingen før året er omme.

Fakturaer fikk tidligere nummer og utstedelsesdato allerede da ordren ble opprettet, mens leveringsdatoen først ble fylt inn etter betaling. Ordrer som ble betalt senere, ga derfor fakturaer der utstedelsesdatoen er tidligere enn leveringsdatoen. Vi endrer ikke disse fakturaene med tilbakevirkende kraft, fordi et utstedt dokument aldri får nytt nummer eller ny dato. Denne artikkelen er forklaringen på hvor forskjellen kommer fra.

Avbestilte ubetalte ordrer beholdt nummeret de fikk den gangen, så det kan finnes ubrukte numre i serien. Vi verken omnummererer dem eller utsteder kreditnotaer for dem. Vi sender deg listen over de ubrukte numrene for studioet ditt på forespørsel — bare skriv til supporten.

Ordrer som fikk nummer på den gamle måten og fortsatt venter på betaling, beholder nummeret sitt. Utstedelsesdatoen og dokumentradene dukker opp i ordredetaljen den dagen kunden betaler.