Denne artikkelen handler om kundenes ordrer i seksjonen Ordrer i administrasjonen: hva hver ordrehandling gjør (Registrer betaling, Merk som ubetalt, Bekreft refusjon, Rediger beløp og nedlasting av dokumenter), når du bør bruke den, og hvordan du selv oppretter en ordre for en kunde. Den handler ikke om den månedlige ordregrensen i Zenamu-planen din (se Hva skjer når jeg har nådd ordregrensen eller grensen for kurs og arrangementer i planen min?) eller om fakturaene Zenamu utsteder til deg for planen din (se Hvor finner jeg Zenamu-fakturaen min?).
Hvor du finner ordrehandlinger
Klikk på Ordrer i venstre sidemeny i administrasjonen. Brukere med tillatelsen Manager eller Administrator ser dette menypunktet.
I listen klikker du på de tre prikkene (⋯) i kolonnen Handlinger ved siden av ordren. Menyen viser handlingene som er tilgjengelige for den ordren, og i tillegg Ordredetaljer.
Eller åpne Ordredetaljer. Der er Registrer betaling, Bekreft refusjon og Last ned kvittering knapper øverst, og de andre handlingene ligger i menyen mer (⋯) ved siden av dem.
Bare handlingene som passer til ordrens betalingsmåte og betalingsstatus, vises. Mangler en handling, bør du først sjekke de to kolonnene.
Hovedhandlinger og når du bruker dem
Rediger beløp
Bruk Rediger beløp til å korrigere prisen på en ordre (f.eks. individuell avtale, prisfeil). Du kan bare endre beløpet på ordrer som betales på stedet eller med bankoverføring. For andre betalingsmåter (for eksempel kort eller PayPal) er valget grået ut. Etter endringen bør du alltid sjekke relaterte dokumenter og interne notater.
Registrer betaling / Merk som ubetalt
Registrer betaling markerer en ordre som betalt når kunden betalte på stedet eller med bankoverføring. Handlingen er tilgjengelig for ordrer med status Venter på betaling eller Ubetalt. I vinduet Endre ordrestatus fyller du inn Betalingsdato og klikker på Betalt. Kort- og PayPal-ordrer endrer status automatisk, så denne handlingen tilbys ikke for dem.
Merk som ubetalt er bare tilgjengelig for ordrer med betaling på stedet eller bankoverføring som fortsatt har status Venter på betaling. Vær forsiktig med «ubetalt» — sørg for at statusen samsvarer med virkeligheten.
Avbestilling og refusjonsbekreftelse
Når en betalt ordre avbestilles og du selv må betale tilbake pengene (vanligvis ved betaling med bankoverføring), viser ordren Venter på refusjon. Zenamu sender ikke disse pengene for deg. Når du faktisk har sendt pengene tilbake til kunden (f.eks. via bankoverføring), klikker du også på Bekreft refusjon på ordren. Bekreft refusjon tilbys bare for avbestilte ordrer med bankoverføring eller betaling på stedet som venter på refusjon.
Laste ned dokumenter
Avhengig av ordrestatusen kan du laste ned en betalingskvittering (Last ned kvittering) eller en avbestillingskvittering (Last ned avbestillingskvittering). Dokumenter kan lastes ned på alle planer bortsett fra gratisplanen (Kom i gang) og Lite, og bare når Utsted betalingskvitteringer er slått på i Innstillinger › Betalinger.
Vanlige scenarioer
Kunden betalte via bankoverføring, men ordren viser fortsatt ubetalt
Hvis automatisk matching ikke fanget det opp, kontrollerer du betalingen på bankkontoen din, åpner ordren og klikker på Registrer betaling.
Merk: Automatisk matching av bankoverføringer er bare tilgjengelig på Ultimate-abonnementet. På andre abonnementer må du manuelt markere overføringsordrer som betalt basert på aktiviteten på bankkontoen din.
Ordren er kansellert og venter på manuell refusjon
Du sender pengene utenfor Zenamu (bankoverføring eller kontanter). Deretter klikker du på Bekreft refusjon på ordren slik at den lukkes økonomisk.
Ordren har feil beløp
Bruk Rediger beløp (bare for ordrer som betales på stedet eller med bankoverføring) og legg eventuelt til et internt notat som forklarer hvorfor endringen ble gjort.
Flytte en kunde til en annen time uten å gi refusjon
Noen ganger trenger kunden bare å bytte bookingen sin fra én time til en annen — de ber ikke om pengene tilbake. Det finnes ingen egen «flytt»-knapp i Zenamu, men du kan beholde betalingen i to trinn:
Åpne den opprinnelige timen og avbestill kundens booking uten å gi refusjon. Pengene blir liggende på ordren.
Åpne den nye timen og opprett en booking for kunden fra administrasjonssiden med Legg til deltaker. Som pris velger du Tilpasset pris og skriver inn 0 — kunden har allerede betalt på den opprinnelige ordren, så dette registrerer bare den nye bookingen uten å belaste på nytt.
Tips: Hvis kunden betalte med klippekort, medlemskap eller kreditter, kan du bare bestille dem på nytt i den nye timen — klippet eller kreditten de betalte med, gjenbrukes automatisk når du avbestiller den opprinnelige bookingen og krediterer den tilbake til kontoen deres.
Slik oppretter du en ordre for en kunde selv (f.eks. i etterkant for en time som allerede er holdt)
Zenamu har ikke noe tomt ordreskjema — en ordre opprettes alltid fra en booking eller et kjøp. Når en kunde trenger en ordre og et dokument for en time som allerede er holdt, starter du derfor fra bookingen:
Åpne timen — dette går også for timer som er ferdige — og opprett en booking for kunden fra administrasjonspanelet med Legg til deltaker. Velg betaling på stedet eller bankoverføring som betalingsmåte — bare slike ordrer kan markeres som betalt manuelt.
Zenamu oppretter den tilhørende ordren automatisk.
Registrer betalingen: kryss av for Marker som betalt i bookingskjemaet, eller åpne ordren senere i Ordrer, klikk på Registrer betaling, fyll inn Betalingsdato og klikk på Betalt.
Last ned dokumentet fra ordredetaljen med Last ned kvittering — en betalingskvittering eller en faktura. Faktura er tilgjengelig på Expert- og Ultimate-planene og i prøveperioden, og kundens faktureringsopplysninger må være fylt ut på ordren.
Skal prisen være en annen enn standardprisen, bruker du Rediger beløp i ordredetaljen.
Klippekort og medlemskap fungerer på samme måte, bare med et annet utgangspunkt: du utsteder dem fra kundedetaljen (Legg til medlemskap, eller ved å legge til kreditter eller klipp). Der kan du sette din egen pris, også 0, og ordren opprettes automatisk.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan vet jeg om jeg bør bruke refusjonsbekreftelse eller «ubetalt»?
Hvis du faktisk returnerte penger til kunden, bruker du Bekreft refusjon.
«Ubetalt» tjener et annet formål — det markerer en kunde som hadde en bekreftet booking med betaling på stedet eller bankoverføring, men som ikke møtte opp og ikke betalte. Etter denne markeringen vises kundens navn i rødt i systemet med tilleggsinformasjon om utestående forpliktelser.
Jeg bekreftet en betaling ved en feil — kan jeg sette ordren tilbake til ubetalt?
Ikke på egen hånd. Når en betaling først er bekreftet, finnes det ingen måte å sette ordren tilbake til ubetalt i appen — «ubetalt» er der for å markere en kunde som skylder deg penger, slik det er beskrevet over, ikke for å angre en bekreftet betaling.
Skriv til oss i chatten i appen, så ordner vi det fra vår side.
Hvor laster jeg ned avbestillingskvitteringen?
Under ordrehandlinger velger du Last ned avbestillingskvittering. Hvis valget ikke er tilgjengelig, sjekker du ordrestatusen.
En avbestillingskvittering er bare tilgjengelig når det finnes en betalingskvittering for ordren.
Påvirker endring av beløpet regnskapet?
Ja, det kan påvirke relaterte dokumenter og rapporter. Gjør bare endringer når du har en tydelig grunn.
Relaterte artikler