Klienters fakturaopplysninger er adressedataene systemet trenger for å utstede et betalingsdokument (kvittering eller faktura). Denne artikkelen dekker når fakturaopplysninger kreves, hvor klientene fyller dem inn, og hvordan du jobber med dem i administrasjonspanelet.
Når krever systemet fakturaopplysninger fra klienter?
Fakturaopplysninger kreves fra klienter bare når begge disse betingelsene er oppfylt:
Du har Utstede betalingsdokumenter aktivert (i Innstillinger > Betalinger).
Og minst ett av følgende gjelder:
Du er MVA-registrert — systemet utsteder automatisk fakturaer, og klientens fakturaadresse er obligatorisk på hver enkelt.
Du er en registrert virksomhet (uten MVA) og har valgt Faktura som dokumenttype i stedet for Kvittering.
Tips: Usikker på hvilken dokumenttype du har satt opp? Sjekk Innstillinger > Betalinger > Betalingsdokumenter. For flere detaljer, se Kvittering vs. faktura.
Når kreves ikke fakturaopplysninger?
Systemet ber ikke klienter om fakturaopplysninger i disse tilfellene:
Du har ikke aktivert utstedelse av betalingsdokumenter.
Du er ikke MVA-registrert og utsteder bare kvitteringer (et forenklet dokument uten klientens fakturaadresse).
Klienten betaler med kreditter, innganger fra et klippekort eller en erstatningstime — det utstedes ingen dokument for disse betalingstypene.
Prisvarianten er gratis (0).
Slik fyller klientene inn fakturaopplysningene
Hvis studioet ditt krever fakturaopplysninger, fyller klientene dem inn direkte under kjøps- eller bookingprosessen. Adresseskjemaet (gate, poststed, postnummer, land) vises som en del av betalingsflyten — klienten kan ikke hoppe over det.
Hvis klienten oppgir en e-postadresse som allerede finnes i systemet, forhåndsutfylles tidligere lagrede detaljer automatisk. De trenger ikke skrive alt på nytt.
Personlig profil — Fakturaopplysninger
Klienter kan se og oppdatere sin fakturaadresse når som helst i Personlig info > Fakturaopplysninger. Hvis de ikke har fylt inn opplysningene ennå, ser de en melding om at noen studioer kan trenge dem for utstedelse av betalingsdokumenter.
Fakturaadresse lagres på brukerkontoen — den deles mellom alle studioer der klienten er registrert.
Hva gjør du i administrasjonspanelet når en klient mangler fakturaopplysninger
Hvis du legger til kreditter, et klippekort eller et medlemskap for en klient som ikke har en fakturaadresse registrert, ser du en advarsel. Skjemaet er blokkert og kan ikke sendes inn.
Du har to muligheter:
Legg inn klientens fakturaadresse — gå til klientens detaljside og fyll inn opplysningene der.
Fortsett uten adresse — klikk på knappen «Jeg forstår, fortsett uten adresse». Skjemaet låses opp og du kan fullføre bestillingen. Dokumentet utstedes uten klientens detaljer. Du kan legge til adressen senere i klientens profil eller direkte i bestillingsdetaljene.
Når du oppretter en booking (time, kurs, arrangement, avtale), vises advarselen når serveren oppdager at fakturaadresse mangler. Du kan bruke samme overstyring her også.
Ungarn: For ungarske studioer som er pålagt å utstede szamla (faktura), er overstyringen ikke tilgjengelig. Ungarsk skattelov krever en reell fakturaadresse for klienten på hvert dokument.
Fakturaopplysninger på bestillinger
Når en bestilling opprettes, lagrer systemet automatisk et øyeblikksbilde av klientens fakturaopplysninger direkte på bestillingen. Hvis klienten oppdaterer adressen sin senere, beholder eldre bestillinger de opprinnelige detaljene — dokumentet gjenspeiler alltid tilstanden på kjøpstidspunktet.
Fakturaadresse i bestillingsdetaljer
I hver bestillingsdetalj finner du en seksjon for Fakturaadresse. Det finnes to mulige tilstander:
Opplysningene er fylt inn — adressen klienten hadde på bestillingstidspunktet vises. Klikk «Rediger» for å endre den, men endringen gjelder bare denne bestillingen.
Opplysningene mangler — du ser teksten «Ingen fakturaopplysninger for klienten på denne bestillingen.» med mulighet for å legge dem til. I dette tilfellet lagres opplysningene både på bestillingen og i klientens profil.
Samarbeid (delte arrangementer)
Hvis du deler et arrangement med et annet studio, følger fakturainnstillingene alltid kildestudioet (det som opprettet arrangementet). En klient som melder seg på gjennom et partnerstudio, ser fakturaskjemaet basert på kildestudioets innstillinger. På den måten utstedes dokumenter riktig uansett hvor klienten registrerte seg.
Vanlige spørsmål
Hvor finner klienten sin fakturaadresse?
I Personlig info > Fakturaopplysninger etter å ha logget inn på kontoen sin.
Hvis en klient endrer adresse, oppdateres det på eldre bestillinger?
Nei. Eldre bestillinger beholder de opprinnelige fakturaopplysningene. Den nye adressen brukes bare for fremtidige bestillinger.
En klient er registrert hos flere studioer — må de fylle inn adressen hver gang?
Nei. Fakturaadresse lagres på brukerkontoen og deles mellom alle studioer.
Hvorfor kreves ikke fakturaopplysninger ved betaling med kreditter eller klippekort?
Når en klient betaler med kreditter, innganger fra et klippekort eller en erstatningstime, utstedes ingen nytt betalingsdokument — dokumentet ble allerede opprettet da kredittene eller klippekortet ble kjøpt.
Kan jeg alltid fortsette uten fakturaadresse som admin?
Ja, med unntak av ungarske studioer. Knappen «Jeg forstår, fortsett uten adresse» lar deg fullføre bestillingen. Du kan legge til adressen når som helst etterpå.
Kan jeg redigere fakturaadresse på en eksisterende bestilling?
Ja. I bestillingsdetaljene klikker du «Rediger» ved siden av Fakturaadresse-seksjonen. Endringen lagres bare på den aktuelle bestillingen.
Relaterte artikler