Este artigo trata dos pedidos dos seus clientes na secção Pedidos da administração: o que faz cada ação do pedido (Registar pagamento, Marcar como não pago, Confirmar reembolso, Editar valor e a transferência de documentos), quando usá-la e como criar um pedido para um cliente. Não trata do limite mensal de pedidos do seu plano Zenamu (veja O que acontece quando atinjo o limite de pedidos ou o limite de cursos e eventos do meu plano?) nem das faturas que o Zenamu lhe emite pelo seu plano (veja Onde encontro a minha fatura Zenamu?).
Onde encontrar as ações dos pedidos
Clique em Pedidos no menu lateral esquerdo da administração. Este item aparece aos utilizadores com permissões de Gestor ou Administrador.
Na lista, clique nos três pontos (⋯) da coluna Ações, ao lado do pedido. O menu mostra as ações disponíveis para esse pedido e ainda Detalhes do pedido.
Em alternativa, abra Detalhes do pedido. Aí, Registar pagamento, Confirmar reembolso e Transferir recibo de pagamento são botões no topo, e as restantes ações estão no menu mais (⋯) ao lado deles.
Só aparecem as ações adequadas ao método de pagamento e ao estado do pagamento do pedido. Se faltar uma ação, verifique primeiro essas duas colunas.
Principais ações e quando as usar
Editar valor
Use Editar valor para corrigir o preço de um pedido (por exemplo, acordo individual, erro de preço). Só pode alterar o valor de pedidos pagos no local ou por transferência bancária. Nos outros métodos de pagamento (por exemplo, cartão ou PayPal), a opção aparece a cinzento. Depois da alteração, verifique sempre os documentos relacionados e as notas internas.
Registar pagamento / Marcar como não pago
Registar pagamento marca um pedido como pago quando o cliente pagou no local ou por transferência bancária. Está disponível para pedidos com o estado A aguardar pagamento ou Não pago. Na janela Alterar estado do pedido, indique a Data do pagamento e clique em Pago. Os pedidos pagos com cartão ou PayPal mudam de estado automaticamente, por isso esta ação não aparece para eles.
Marcar como não pago só está disponível para pedidos no local ou por transferência bancária que ainda estejam A aguardar pagamento. Tenha cuidado com "não pago" — certifique-se de que o estado corresponde à realidade.
Cancelamento e confirmação de reembolso
Quando um pedido pago é cancelado e tem de ser o estúdio a devolver o dinheiro (normalmente, num pagamento por transferência bancária), o pedido fica com o estado Reembolso pendente. O Zenamu não envia esse dinheiro por si. Quando devolver efetivamente o dinheiro ao cliente (por exemplo, por transferência bancária), clique também em Confirmar reembolso no pedido. Confirmar reembolso só aparece em pedidos cancelados, pagos por transferência bancária ou no local, que aguardam reembolso.
Descarregar documentos
Consoante o estado do pedido, pode transferir um recibo de pagamento (Transferir recibo de pagamento) ou um recibo de cancelamento (Transferir recibo de cancelamento). É possível transferir documentos em todos os planos, exceto Free e Lite, e só quando a opção Emitir recibos de pagamento está ligada em Definições › Pagamentos.
Cenários comuns
Cliente pagou por transferência bancária, mas o pedido continua "não pago"
Se a conciliação automática não detetou o pagamento, confirme-o na sua conta bancária, abra o pedido e clique em Registar pagamento.
Observação: a conciliação automática de transferências bancárias só está disponível no plano Ultimate. Noutros planos, tem de marcar manualmente os pedidos pagos por transferência, com base na atividade da sua conta bancária.
Pedido cancelado à espera de reembolso manual
Envia o dinheiro fora do Zenamu (transferência bancária ou numerário). Depois clique em Confirmar reembolso no pedido para o fechar financeiramente.
O pedido tem um valor incorreto
Use Editar valor (só em pedidos pagos no local ou por transferência bancária) e, se quiser, acrescente uma nota interna a explicar porque foi feita a alteração.
Mudar o cliente para outra aula sem emitir reembolso
Por vezes, o cliente só precisa de transferir a reserva de uma aula para outra — não está a pedir o dinheiro de volta. Não existe um único botão de "remarcação" no Zenamu, mas pode manter o pagamento intacto em dois passos:
Abra a aula original e cancele a reserva do cliente sem emitir reembolso. O dinheiro fica retido no pedido.
Abra a nova aula e crie uma reserva para o cliente a partir do painel de administração com Adicionar participante. Como preço, escolha Preço personalizado e introduza 0 — o cliente já pagou no pedido original, por isso isto apenas regista a nova reserva sem cobrar de novo.
Dica: se o cliente pagou com passe, plano ou créditos, basta voltar a inscrevê-lo na nova aula — a entrada/crédito usados serão automaticamente reutilizados quando cancelar a reserva original e o crédito for devolvido à conta dele.
Como criar um pedido para um cliente (por exemplo, retroativamente para uma aula já realizada)
O Zenamu não tem um formulário de pedido em branco — o pedido nasce sempre de uma reserva ou de uma compra. Por isso, quando um cliente precisa de um pedido e de um documento para uma aula que já decorreu, comece pela reserva:
Abra a aula — funciona também com aulas passadas — e crie uma reserva para o cliente a partir do painel de administração com Adicionar participante. Como método de pagamento, escolha pagamento no local ou transferência bancária: só estes pedidos podem ser marcados como pagos manualmente.
O Zenamu cria automaticamente o pedido correspondente.
Registe o pagamento: assinale Marcar como paga no formulário de reserva ou, mais tarde, abra o pedido em Pedidos, clique em Registar pagamento, indique a Data do pagamento e clique em Pago.
Transfira o documento no detalhe do pedido com Transferir recibo de pagamento — um recibo ou uma fatura. As faturas estão disponíveis nos planos Expert e Ultimate e durante o período de experiência, e os dados de faturação do cliente têm de estar preenchidos no pedido.
Se o preço tiver de ser diferente do habitual, use Editar valor no detalhe do pedido.
Os passes e os planos funcionam da mesma maneira, só que a partir de outro ponto: emita-os no detalhe do cliente (Adicionar plano, ou acrescentando créditos ou entradas). Aí pode definir o preço que quiser, incluindo 0, e o pedido é criado automaticamente.
Perguntas frequentes
Como saber se devo usar a confirmação de reembolso ou "não pago"?
Se devolveu efetivamente dinheiro ao cliente, use Confirmar reembolso.
O "não pago" serve outro propósito — marca um cliente que tinha uma reserva confirmada com pagamento no local ou por transferência, mas que não compareceu e não pagou. Depois desta marcação, o nome do cliente aparece a vermelho no sistema, com informação adicional sobre obrigações por saldar.
Confirmei um pagamento por engano — posso voltar a marcar o pedido como não pago?
Sozinho, não. Depois de o pagamento estar confirmado, não há forma de repor o pedido como não pago na aplicação — o "não pago" serve para assinalar um cliente que lhe deve dinheiro, como se explica acima, e não para anular um pagamento confirmado.
Escreva-nos pelo chat dentro da aplicação e nós tratamos disso do nosso lado.
Onde descarrego o documento de cancelamento?
Nas ações do pedido, escolha Transferir recibo de cancelamento. Se a opção não estiver disponível, verifique o estado do pedido.
O documento de cancelamento só está disponível quando existe um recibo de pagamento para o pedido.
Editar o valor afeta a contabilidade?
Sim, pode afetar documentos relacionados e relatórios. Só faça alterações quando tem um motivo claro.
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