O documento de pagamento é criado no momento em que o pedido é pago. Só nessa altura recebe o número da série de numeração, a data de emissão e, nas faturas, a data da operação tributável. Estes três valores nunca mais mudam, nem quando editar ou cancelar o pedido mais tarde.

Funciona da mesma maneira em todos os métodos de pagamento. Com cartão e PayPal, o documento fica disponível quase de imediato após o pagamento. Com transferência bancária ou pagamento no local, aparece quando concilia o pagamento com o seu banco ou o regista no pedido com Registar pagamento.

O Zenamu só emite documentos se tiver Emitir recibos de pagamento ativado em Definições, secção Pagamentos, e se o seu plano o permitir. Sem essa definição, os pedidos funcionam exatamente da mesma forma, apenas não têm documento.

Enquanto o pedido não estiver pago, não existe documento nenhum, apenas um aviso de pagamento. O cliente recebe um e-mail com os dados bancários, a referência de pagamento e a data de vencimento. Um aviso de pagamento não tem número de documento e não entra na contabilidade. É só uma instrução para pagar.

A data de vencimento está indicada nesse e-mail e o Zenamu conta o prazo a partir do momento em que o pedido foi criado. Nunca é posterior ao início da sessão que o cliente reservou. Quando a data de vencimento passa, o Zenamu não cancela o pedido sozinho. Essa decisão é sua.

Se o seu estúdio emite documentos, o e-mail informa também o cliente de que pode transferir o documento no detalhe do pedido assim que o pagamento chegar.

A fatura tem o número da fatura, a data de emissão, a data da operação tributável e a data do pedido.

A data de emissão é o dia em que o pedido foi pago. A data do pedido é o dia em que o pedido foi criado, ou seja, quando o cliente reservou ou comprou. Nas reservas pagas mais tarde, estas duas datas são diferentes, e isso está correto.

A data da operação tributável pode ser anterior à data de emissão, por exemplo quando o cliente frequenta a sessão antes de o pagamento ser cobrado. O Zenamu só cria o documento depois de o pagamento ser efetivamente cobrado, por isso a data de emissão nunca assenta numa simples autorização do cartão.

O recibo, que é o documento emitido pelos estúdios que não são sujeitos passivos de IVA, mostra o número do recibo, a data do pedido e o número do pedido. Não tem data da operação tributável e, ao contrário da fatura, também não mostra a data de emissão, embora continue a ver essa data no detalhe do pedido.

No painel de administração, abra Pedidos, clique no pedido e o detalhe mostra o número do documento, a data de emissão e a data da operação tributável. O cliente vê os mesmos valores no detalhe do pedido na sua conta.

Enquanto o pedido estiver por pagar, estas linhas não aparecem, porque o documento ainda não existe.

Quando edita um pedido que já tem documento, o Zenamu avisa que a alteração vai aparecer no documento. O número e a data de emissão mantêm-se.

Um pedido não pago não tem documento, por isso o cancelamento não emite nada. Também não gasta nenhum número da série, por isso não fica nenhuma lacuna na sua numeração.

Quando o dinheiro volta para o cliente, o Zenamu emite um documento de correção que faz referência à fatura ou ao recibo original. Esse documento tem o título Nota de crédito, ou Retificação de recibo quando o original era um recibo, enquanto o botão nas ações do pedido se chama Transferir recibo de cancelamento. A data de emissão é o dia do cancelamento e o documento original mantém-se inalterado.

Quando nada volta para o cliente, por exemplo com uma taxa de cancelamento de 100%, não é criada nenhuma nota de crédito e o documento original continua válido.

Transfira um documento individual a partir do detalhe do pedido. Para obter um mês inteiro de uma vez, abra Pedidos e depois Documentos emitidos, onde pode exportar um PDF conjunto ou um ZIP com PDFs individuais. Os estúdios na República Checa e na Eslováquia encontram aí também o ISDOC e o Pohoda XML.

A exportação de pedidos tem uma coluna Data de emissão ao lado da data do pedido e da data de pagamento.

A exportação ISDOC e Pohoda XML contém também as faturas de pedidos que foram cancelados depois, juntamente com a respetiva nota de crédito. Se já tinha exportado um período mais antigo e o seu contabilista lançou alguns documentos à mão, verifique, depois de uma nova exportação, se nada foi lançado duas vezes. Os documentos que já transferiu não mudam.

Quando regista o pagamento mais tarde e indica uma data de pagamento anterior, o documento recebe a data de emissão do dia em que registou o pagamento e a data da operação tributável do próprio pagamento.

Na viragem do ano, isto significa que o documento recebe um número da série do ano novo, mesmo que a data da operação tributável ainda caia em dezembro. Se precisar do documento na série antiga, registe o pagamento antes do fim do ano.

Antigamente, as faturas recebiam o número e a data de emissão logo quando o pedido era criado, e a data da operação tributável só era preenchida depois do pagamento. Os pedidos pagos mais tarde deram assim origem a faturas cuja data de emissão é anterior à data da operação tributável. Não alteramos essas faturas retroativamente, porque um documento emitido nunca é renumerado nem tem a data alterada. Este artigo serve de explicação para a origem da diferença.

Os pedidos não pagos que foram cancelados ficaram com o número que lhes tinha sido atribuído na altura, por isso pode haver números não utilizados na série. Não os renumeramos nem emitimos notas de crédito para eles. Enviamos-lhe a lista dos números não utilizados do seu estúdio quando nos pedir, basta escrever para o suporte.

Os pedidos que foram numerados com o comportamento antigo e continuam à espera de pagamento mantêm o seu número. A data de emissão e as linhas do documento aparecem no detalhe do pedido no dia em que o cliente pagar.