I beställningsöversikten kan du ändra status på enskilda poster. Den här artikeln går igenom vad varje åtgärd gör, när du bör använda den och hur du undviker de vanligaste misstagen.
Var hittar du beställningsåtgärderna
Öppna sektionen Beställningar i administrationspanelen.
Välj en specifik beställning.
I beställningsdetaljerna eller i rullgardinsmenyn för åtgärder väljer du den operation du behöver.
Huvudåtgärder och när du använder dem
Redigera belopp
Använd detta för att korrigera priset (t.ex. individuell överenskommelse eller felaktig prissättning). Kontrollera alltid relaterade dokument och interna anteckningar efter ändringen.
Bekräfta betalning / markera som obetald
Använd detta för manuella korrigeringar av betalningsstatus. Var försiktig med "obetald" — se till att statusen stämmer överens med verkligheten.
Avbokning och återbetalningsbekräftelse
Efter en avbokning kan beställningen hamna i statusen "väntar på återbetalning". När du faktiskt har skickat tillbaka pengarna till kunden (t.ex. via banköverföring) bekräftar du återbetalningen i administrationspanelen.
Ladda ner dokument
Beroende på beställningens status kan du ladda ner ett betalningskvitto eller ett avbokningskvitto.
Vanliga scenarier
Kunden betalade via banköverföring, men beställningen visas fortfarande som obetald
Om den automatiska matchningen inte fångade upp betalningen, verifiera den manuellt och ändra beställningens status.
Obs: Automatisk matchning av banköverföringar finns bara i Ultimate-paketet. Har du en annan plan behöver du manuellt markera beställningar som betalda baserat på ditt kontoutdrag.
Beställningen är avbokad och väntar på manuell återbetalning
Du skickar pengarna utanför Zenamu (via banköverföring eller kontant). Sedan bekräftar du återbetalningen i Zenamu så att beställningen blir ekonomiskt avslutad.
Beställningen har fel belopp
Använd funktionen Redigera belopp och lägg gärna till en intern anteckning om varför ändringen gjordes.
Flytta en kund till en annan klass utan att göra någon återbetalning
Ibland behöver kunden bara byta sin bokning från en klass till en annan — hen ber inte om pengarna tillbaka. Det finns ingen särskild "flytta"-knapp i Zenamu, men du kan behålla betalningen i två steg:
Öppna den ursprungliga klassen och avboka kundens bokning utan återbetalning. Pengarna stannar kvar på beställningen.
Öppna den nya klassen och skapa en bokning för kunden från admin-sidan. Sätt betalningen till "Betala på plats" med ett anpassat pris på 0 — kunden har redan betalat på den ursprungliga beställningen, så detta registrerar bara den nya bokningen utan att debitera igen.
Tips: Om kunden betalade med klippkort, medlemskap eller krediter kan du helt enkelt boka om hen i den nya klassen — klippet eller krediten som hen betalade med återanvänds automatiskt när du avbokar den ursprungliga bokningen och får tillbaka det på sitt konto.
Så skapar du en beställning åt en kund själv (t.ex. i efterhand för en klass som redan varit)
Zenamu har inget tomt beställningsformulär — en beställning skapas alltid utifrån en bokning eller ett köp. Så när en kund behöver en beställning och ett dokument för en klass som redan har ägt rum utgår du från bokningen:
Öppna klassen — det fungerar även för klasser som redan varit — och skapa en bokning för kunden från administrationspanelen.
Zenamu skapar den tillhörande beställningen automatiskt.
Registrera betalningen på beställningen: bekräfta den som betald och välj betalningsmetod.
Ladda ner dokumentet från beställningsdetaljerna — ett kvitto eller en faktura. Fakturor finns från Expert-paketet och uppåt, och kundens faktureringsuppgifter måste vara ifyllda på beställningen.
Ska priset skilja sig från standardpriset använder du Redigera belopp i beställningsdetaljerna.
Klippkort och medlemskap fungerar likadant, bara med en annan startpunkt: du utfärdar dem från kundens detaljsida (Lägg till medlemskap, eller genom att lägga till krediter eller klipp). Där kan du sätta ett eget pris, även 0, och beställningen skapas automatiskt.
Vanliga frågor
Hur vet jag om jag ska använda återbetalningsbekräftelse eller "obetald"?
Om du faktiskt har skickat tillbaka pengar till kunden, använd återbetalningsbekräftelse.
"Obetald" fyller en annan funktion — den markerar en kund som hade en bekräftad bokning med betalning på plats eller via banköverföring men som inte dök upp och inte betalade. Efter markeringen visas kundens namn i rött i systemet, med ytterligare information om utestående förpliktelser.
Jag bekräftade en betalning av misstag — kan jag ändra tillbaka beställningen till obetald?
Inte på egen hand. När en betalning väl är bekräftad går det inte att ändra tillbaka beställningen till obetald i appen — "obetald" finns för att flagga en kund som är skyldig dig pengar, som beskrivs ovan, inte för att ångra en bekräftad betalning.
Skriv till oss i chatten i appen, så fixar vi det från vår sida.
Var laddar jag ner avbokningskvittot?
I beställningsåtgärderna väljer du att ladda ner avbokningskvittot. Om alternativet inte visas, kontrollera beställningens status.
Ett avbokningskvitto kan bara skapas om det redan finns ett betalningskvitto för beställningen.
Påverkar en beloppsändring bokföringen?
Ja, det kan påverka relaterade dokument och rapporter. Gör bara ändringar när du har en tydlig anledning.
Relaterade artiklar