Betalningsdokumentet skapas i samma stund som beställningen betalas. Först då får det sitt nummer ur nummerserien, sitt utfärdandedatum och, på fakturor, sitt leveransdatum. De tre värdena ändras aldrig i efterhand, inte ens om du redigerar eller avbokar beställningen senare.

Det fungerar likadant för alla betalsätt. Med kort och PayPal finns dokumentet nästan direkt efter betalningen. Vid banköverföring eller betalning på plats dyker det upp när du stämmer av betalningen mot banken eller registrerar den på beställningen med Registrera betalning.

Zenamu utfärdar bara dokument när Utfärda betalningskvitton är påslaget i Inställningar, avsnittet Betalningar, och din plan tillåter det. Utan den inställningen fungerar beställningarna precis likadant, de har bara inget dokument.

Så länge beställningen är obetald finns inget dokument, bara en betalningsbegäran. Kunden får ett mejl med bankuppgifterna, betalningsreferensen och ett förfallodatum. En betalningsbegäran har inget dokumentnummer och hör inte hemma i bokföringen. Den är bara en uppmaning att betala.

Förfallodatumet står i mejlet och Zenamu räknar det från det ögonblick beställningen skapades. Det ligger aldrig senare än starttiden för det tillfälle kunden bokat. När förfallodatumet passerar avbokar Zenamu inte beställningen av sig själv. Det beslutet är ditt.

Om din studio utfärdar dokument står det även i mejlet att kunden kan ladda ner dokumentet i beställningens detaljer så snart betalningen kommit in.

På fakturan finns fakturanumret, utfärdandedatumet, leveransdatumet och beställningsdatumet.

Utfärdandedatumet är den dag beställningen betalades. Beställningsdatumet är den dag beställningen skapades, alltså när kunden bokade eller köpte. På bokningar som betalas senare skiljer sig de två datumen åt, och så ska det vara.

Leveransdatumet kan ligga före utfärdandedatumet, till exempel när kunden deltar i tillfället innan betalningen dras. Zenamu skapar dokumentet först när betalningen faktiskt dras, så utfärdandedatumet bygger aldrig på enbart en kortreservation.

Kvittot, som studior utan momsregistrering utfärdar, visar kvittonumret, beställningsdatumet och beställningsnumret. Det har inget leveransdatum, och till skillnad från en faktura visar det inte utfärdandedatumet, även om du fortfarande ser det datumet i beställningens detaljer.

Öppna Beställningar i administrationen, klicka på beställningen, så visar detaljerna dokumentnumret, utfärdandedatumet och leveransdatumet. Kunden ser samma värden i beställningens detaljer på sitt konto.

Så länge beställningen är obetald finns raderna inte där, eftersom dokumentet ännu inte existerar.

När du redigerar en beställning som redan har ett dokument varnar Zenamu dig för att ändringen kommer att synas på dokumentet. Numret och utfärdandedatumet ändras inte.

En obetald beställning har inget dokument, så det utfärdas ingenting när du avbokar den. Den förbrukar inte heller något nummer ur serien, så det uppstår ingen lucka i din numrering.

När pengar går tillbaka till kunden utfärdar Zenamu ett korrigerande dokument som hänvisar till den ursprungliga fakturan eller kvittot. Dokumentet har rubriken Kreditfaktura, eller Rättelse av kvitto när originalet var ett kvitto, medan knappen bland beställningens åtgärder heter Ladda ner avbokningskvitto. Dess utfärdandedatum är avbokningsdagen, och originaldokumentet förblir oförändrat.

När ingenting går tillbaka till kunden, till exempel vid 100 % avbokningsavgift, skapas ingen kreditfaktura och originaldokumentet fortsätter att gälla.

Ett enskilt dokument laddar du ner i beställningens detaljer. Vill du ha en hel månad på en gång öppnar du Beställningar och sedan Utfärdade dokument, där du kan exportera en samlad PDF eller en ZIP med enskilda PDF:er. Studior i Tjeckien och Slovakien får även ISDOC och Pohoda XML där.

Beställningsexporten har en kolumn Utfärdandedatum bredvid beställningsdatum och betalningsdatum.

Exporten till ISDOC och Pohoda XML innehåller även fakturor för beställningar som avbokades senare, tillsammans med den tillhörande kreditfakturan. Om du redan hade exporterat en äldre period och din redovisningskonsult lade in några dokument för hand, kontrollera efter en ny export att inget har bokförts två gånger. Dokument du redan laddat ner ändras inte.

När du registrerar betalningen i efterhand och anger ett tidigare betalningsdatum får dokumentet utfärdandedatum den dag du registrerade betalningen, och leveransdatum enligt själva betalningen.

Vid årsskiftet betyder det att dokumentet får ett nummer ur det nya årets serie trots att leveransdatumet fortfarande ligger i december. Behöver du dokumentet i den gamla serien får du registrera betalningen innan året är slut.

Tidigare fick fakturor sitt nummer och sitt utfärdandedatum redan när beställningen skapades, medan leveransdatumet fylldes i först efter betalningen. Beställningar som betalades senare gav därför fakturor vars utfärdandedatum ligger före leveransdatumet. Vi ändrar inte de fakturorna i efterhand, eftersom ett utfärdat dokument aldrig numreras om eller dateras om. Den här artikeln är förklaringen till var skillnaden kommer ifrån.

Avbokade obetalda beställningar behöll numret de fått då, så det kan finnas oanvända nummer i serien. Vi varken numrerar om dem eller utfärdar kreditfakturor för dem. Vi skickar listan över din studios oanvända nummer på begäran, skriv bara till supporten.

Beställningar som numrerades enligt det gamla beteendet och fortfarande väntar på betalning behåller sitt nummer. Utfärdandedatumet och dokumentraderna dyker upp i beställningens detaljer den dag kunden betalar.