Den här artikeln handlar om dina kunders beställningar under Beställningar i administrationen: vad varje beställningsåtgärd gör (Registrera betalning, Markera som obetald, Bekräfta återbetalning, Redigera belopp och nedladdning av dokument), när du ska använda den och hur du själv skapar en beställning åt en kund. Den handlar inte om den månatliga beställningsgränsen i din Zenamu-plan (se Vad händer när du når din plans beställningsgräns eller gränsen för kurser och evenemang?) och inte heller om de fakturor som Zenamu utfärdar till dig för din plan (se Var hittar du faktura för Zenamu bokningssystem?).
Var hittar du beställningsåtgärderna
Klicka på Beställningar i den vänstra sidomenyn i administrationen. Användare med behörigheten Chef eller Administratör ser det här menyalternativet.
Klicka i listan på de tre punkterna (⋯) i kolumnen Åtgärder bredvid beställningen. Menyn visar de åtgärder som finns för just den beställningen, plus Beställningsuppgifter.
Du kan också öppna Beställningsuppgifter. Där finns Registrera betalning, Bekräfta återbetalning och Ladda ner betalningskvitto som knappar högst upp, och de övriga åtgärderna finns i menyn mer (⋯) bredvid dem.
Bara de åtgärder som passar beställningens betalningsmetod och betalningsstatus visas. Om en åtgärd saknas, kontrollera först de två kolumnerna.
Huvudåtgärder och när du använder dem
Redigera belopp
Använd Redigera belopp för att korrigera priset på en beställning (t.ex. individuell överenskommelse eller felaktig prissättning). Du kan bara ändra beloppet på beställningar som betalas på plats eller via banköverföring. För andra betalningsmetoder (till exempel kort eller PayPal) är alternativet gråmarkerat. Kontrollera alltid relaterade dokument och interna anteckningar efter ändringen.
Registrera betalning / Markera som obetald
Registrera betalning markerar en beställning som betald när kunden har betalat på plats eller via banköverföring. Åtgärden finns för beställningar som har statusen Väntar på betalning eller Obetald. I fönstret Ändra beställningens status anger du Betalningsdatum och klickar på Betald. Beställningar med kort och PayPal ändrar status automatiskt, så åtgärden erbjuds inte för dem.
Markera som obetald finns bara för beställningar med betalning på plats eller banköverföring som fortfarande har statusen Väntar på betalning. Var försiktig med "obetald" — se till att statusen stämmer överens med verkligheten.
Avbokning och återbetalningsbekräftelse
När en betald beställning avbokas och du själv måste betala tillbaka pengarna (vanligtvis vid betalning via banköverföring) visar beställningen Väntar på återbetalning. Zenamu skickar inte de pengarna åt dig. När du faktiskt har skickat tillbaka pengarna till kunden (t.ex. via banköverföring) klickar du även på Bekräfta återbetalning på beställningen. Bekräfta återbetalning erbjuds bara för avbokade beställningar med banköverföring eller betalning på plats som väntar på återbetalning.
Ladda ner dokument
Beroende på beställningens status kan du ladda ner ett betalningskvitto (Ladda ner betalningskvitto) eller ett avbokningskvitto (Ladda ner avbokningskvitto). Dokument kan laddas ner i alla planer utom Free och Lite, och bara när Utfärda betalningskvitton är påslaget under Inställningar › Betalningar.
Vanliga scenarier
Kunden betalade via banköverföring, men beställningen visas fortfarande som obetald
Om den automatiska matchningen inte fångade upp betalningen, kontrollera betalningen på ditt bankkonto. Öppna sedan beställningen och klicka på Registrera betalning.
Obs: Automatisk matchning av banköverföringar finns bara i Ultimate-paketet. Har du en annan plan behöver du manuellt markera beställningar som betalda baserat på ditt kontoutdrag.
Beställningen är avbokad och väntar på manuell återbetalning
Du skickar pengarna utanför Zenamu (via banköverföring eller kontant). Klicka sedan på Bekräfta återbetalning på beställningen så att den blir ekonomiskt avslutad.
Beställningen har fel belopp
Använd Redigera belopp (bara för beställningar som betalas på plats eller via banköverföring) och lägg gärna till en intern anteckning om varför ändringen gjordes.
Flytta en kund till en annan klass utan att göra någon återbetalning
Ibland behöver kunden bara byta sin bokning från en klass till en annan — hen ber inte om pengarna tillbaka. Det finns ingen särskild "flytta"-knapp i Zenamu, men du kan behålla betalningen i två steg:
Öppna den ursprungliga klassen och avboka kundens bokning utan återbetalning. Pengarna stannar kvar på beställningen.
Öppna den nya klassen och skapa en bokning för kunden från admin-sidan med Lägg till deltagare. Välj Anpassat pris som pris och ange 0 — kunden har redan betalat på den ursprungliga beställningen, så detta registrerar bara den nya bokningen utan att debitera igen.
Tips: Om kunden betalade med klippkort, medlemskap eller krediter kan du helt enkelt boka om hen i den nya klassen — klippet eller krediten som hen betalade med återanvänds automatiskt när du avbokar den ursprungliga bokningen och får tillbaka det på sitt konto.
Så skapar du en beställning åt en kund själv (t.ex. i efterhand för en klass som redan varit)
Zenamu har inget tomt beställningsformulär — en beställning skapas alltid utifrån en bokning eller ett köp. Så när en kund behöver en beställning och ett dokument för en klass som redan har ägt rum utgår du från bokningen:
Öppna klassen — det fungerar även för klasser som redan varit — och skapa en bokning för kunden från administrationspanelen med Lägg till deltagare. Välj betalning på plats eller banköverföring som betalningsmetod — bara sådana beställningar kan markeras som betalda manuellt.
Zenamu skapar den tillhörande beställningen automatiskt.
Registrera betalningen: kryssa i Markera som betald i bokningsformuläret, eller öppna senare beställningen under Beställningar, klicka på Registrera betalning, ange Betalningsdatum och klicka på Betald.
Ladda ner dokumentet från beställningsdetaljerna med Ladda ner betalningskvitto — ett kvitto eller en faktura. Fakturor finns i planerna Expert och Ultimate och under provperioden, och kundens faktureringsuppgifter måste vara ifyllda på beställningen.
Ska priset skilja sig från standardpriset använder du Redigera belopp i beställningsdetaljerna.
Klippkort och medlemskap fungerar likadant, bara med en annan startpunkt: du utfärdar dem från kundens detaljsida (Lägg till medlemskap, eller genom att lägga till krediter eller klipp). Där kan du sätta ett eget pris, även 0, och beställningen skapas automatiskt.
Vanliga frågor
Hur vet jag om jag ska använda återbetalningsbekräftelse eller "obetald"?
Om du faktiskt har skickat tillbaka pengar till kunden, använd Bekräfta återbetalning.
"Obetald" fyller en annan funktion — den markerar en kund som hade en bekräftad bokning med betalning på plats eller via banköverföring men som inte dök upp och inte betalade. Efter markeringen visas kundens namn i rött i systemet, med ytterligare information om utestående förpliktelser.
Jag bekräftade en betalning av misstag — kan jag ändra tillbaka beställningen till obetald?
Inte på egen hand. När en betalning väl är bekräftad går det inte att ändra tillbaka beställningen till obetald i appen — "obetald" finns för att flagga en kund som är skyldig dig pengar, som beskrivs ovan, inte för att ångra en bekräftad betalning.
Skriv till oss i chatten i appen, så fixar vi det från vår sida.
Var laddar jag ner avbokningskvittot?
I beställningsåtgärderna väljer du Ladda ner avbokningskvitto. Om alternativet inte visas, kontrollera beställningens status.
Ett avbokningskvitto kan bara skapas om det redan finns ett betalningskvitto för beställningen.
Påverkar en beloppsändring bokföringen?
Ja, det kan påverka relaterade dokument och rapporter. Gör bara ändringar när du har en tydlig anledning.
Relaterade artiklar