La declaración del participante (a menudo llamada exención de responsabilidad) le permite exigir a los clientes que confirmen información relevante y la firmen digitalmente antes de reservar (p. ej., estado de salud, consentimiento informado, aceptación de responsabilidad). Este artículo le guía por todo el proceso: desde la creación de una declaración hasta las situaciones en las que un cliente no ha firmado la versión vigente, y dónde encontrar las respuestas que dieron los clientes. No trata de sus términos y condiciones, que los clientes aceptan con una casilla, ni de las preguntas adicionales del formulario de reserva (vea Campos personalizados en el formulario de reserva).
Qué es la declaración del participante y cuándo se utiliza
La declaración del participante es una declaración independiente vinculada a una reserva.
Puede exigirse tanto en las reservas en línea como en las reservas creadas desde el panel de administración.
Si un cliente no ha firmado la versión vigente, su reserva puede quedar bloqueada.
Las declaraciones del participante están disponibles en los planes Expert y Ultimate y durante el periodo de prueba.
Configurar una plantilla de declaración
Vaya a Ajustes › Página de horario y abra la pestaña Declaración del participante.
Haga clic en Crear declaración y rellene el Título del formulario, el Texto de la declaración y los Campos del formulario (al menos un campo). El campo de firma se añade automáticamente.
Añada todos los campos obligatorios que deben completarse antes de firmar.
Utilice Vista previa para comprobar que tanto el texto como los campos tienen sentido desde la perspectiva del cliente y, después, haga clic en Guardar.
Active Pedir a los clientes que rellenen este formulario en la misma pestaña. El interruptor está disponible en cuanto existe una declaración.
Pruebe el flujo con una reserva real.
Consejo: Mantenga la declaración breve y fácil de entender. Un texto largo o confuso aumenta el número de reservas abandonadas.
Versiones de la declaración y por qué importa el motivo del cambio
Cuando edita una declaración existente (Editar declaración), se crea una nueva versión. Las declaraciones ya firmadas se conservan, pero todos los clientes, incluidos los que firmaron una versión anterior, tienen que firmar la versión vigente.
Al editar, rellene el campo obligatorio Motivo del cambio (para el registro interno de modificaciones).
Comunique los cambios relevantes a sus clientes con antelación.
Tras publicar una nueva versión, revise el formulario de reserva público.
Firma de la declaración durante la reserva
Si hay una declaración activa, el cliente confirma su consentimiento y completa los datos requeridos, incluida su firma digital, durante el proceso de reserva.
El cliente tiene una firma vigente
La reserva continúa con normalidad, sin ningún bloqueo.
El cliente no tiene una firma vigente
El sistema le pide que complete y firme la declaración. La reserva no se puede finalizar hasta que lo haga.
Anulación del requisito en el panel de administración: crear una reserva en nombre de un cliente
Cuando crea una reserva desde el panel de administración, puede encontrar una situación en la que el cliente no ha firmado la declaración vigente. En ese caso, el formulario de reserva muestra El cliente no ha firmado la exención de responsabilidad actual. Escriba un motivo en el campo de texto y haga clic en Confirmar anulación para continuar. El botón permanece inactivo hasta que introduzca un motivo.
Cuándo utilizar la anulación
Situaciones operativas excepcionales (p. ej., una reserva de última hora por teléfono).
El cliente ya dio su consentimiento por otro canal y la firma se añadirá más adelante.
Cuándo no utilizar la anulación
Como atajo habitual en lugar de obtener la firma real.
Si no tiene certeza sobre las implicaciones legales u operativas.
Importante: Anular el requisito significa que usted procede con la reserva conscientemente sin una firma vigente de la declaración del participante.
¿Dónde veo las respuestas que dieron los clientes en la declaración? ¿Puedo exportarlas?
La declaración del participante firmada de cada cliente, con las respuestas a los campos de su formulario, se puede consultar en dos lugares:
Clientes › columna Declaración del participante: haga clic en el icono del ojo junto a un cliente que haya firmado la versión vigente.
Detalle del cliente › Estado de la declaración: la declaración firmada vigente y, en Historial, las versiones anteriores.
La ventana Declaración firmada muestra las respuestas en Información enviada, junto con la firma. Haga clic en Descargar PDF para guardar esa declaración firmada. La columna y la sección solo aparecen mientras Pedir a los clientes que rellenen este formulario está activado.
Las respuestas de la declaración no se pueden filtrar ni exportar de forma masiva. La lista de clientes solo muestra si un cliente ha firmado la versión vigente, y ni la exportación de clientes (Descargar archivo CSV) ni la exportación de participantes de una clase contienen las respuestas. Por eso, si añade una casilla de newsletter a su declaración, no podrá obtener la lista de los clientes que la marcaron. Para el consentimiento de newsletter, use el consentimiento de marketing integrado, que sí puede filtrar y exportar (vea Descargue sus contactos de Zenamu como un archivo CSV).
Problemas frecuentes y soluciones
"La reserva no se completa"
Compruebe si el cliente ha firmado la versión vigente de la declaración y si todos los campos obligatorios están completados.
"El cliente firmó antes, pero el sistema vuelve a pedirle la firma"
Es probable que se haya publicado una nueva versión de la plantilla. La firma de una versión anterior no cuenta como firma de la versión vigente.
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