La liberatoria del partecipante (spesso chiamata anche liberatoria di responsabilità) consente di richiedere ai clienti di confermare informazioni importanti e di firmarle digitalmente prima della prenotazione (ad es. stato di salute, consenso informato, assunzione di responsabilità). Questo articolo La guida dall'inizio alla fine: dalla creazione della liberatoria alla gestione dei casi in cui un cliente non ha firmato la versione attuale, fino a dove trovare le risposte date dai clienti. Non riguarda i Suoi termini e condizioni, che i clienti accettano con una casella, né le domande aggiuntive nel modulo di prenotazione (veda Campi personalizzati nel modulo di prenotazione).
Cos'è la liberatoria del partecipante e quando viene utilizzata
La liberatoria del partecipante è una dichiarazione autonoma collegata a una prenotazione.
Può essere richiesta sia per le prenotazioni online sia per quelle create dal pannello di amministrazione.
Se un cliente non ha firmato la versione attuale, la prenotazione può essere bloccata.
Le liberatorie del partecipante sono disponibili con i piani Expert e Ultimate e durante il periodo di prova.
Configurare un modello di liberatoria
Vada in Impostazioni › Pagina programma e apra la scheda Liberatoria del partecipante.
Clicchi su Crei una liberatoria e compili Titolo del modulo, Testo della liberatoria e Campi del modulo (almeno un campo). Il campo per la firma viene aggiunto automaticamente.
Aggiunga tutti i campi obbligatori che il cliente deve compilare prima di firmare.
Utilizzi Anteprima per verificare che il testo e i campi siano chiari dal punto di vista del cliente, poi clicchi su Salva.
Nella stessa scheda attivi Richiedere ai clienti di compilare questo modulo. L'interruttore è disponibile quando esiste già una liberatoria.
Testi il flusso con una prenotazione reale.
Consiglio: Mantenga la liberatoria breve e comprensibile. Un testo lungo o poco chiaro aumenta il numero di prenotazioni abbandonate.
Versioni della liberatoria e importanza della motivazione della modifica
Quando modifica una liberatoria esistente (Modifichi la liberatoria), viene creata una nuova versione. Le liberatorie già firmate restano archiviate, ma tutti i clienti — compresi quelli che avevano firmato una versione precedente — devono firmare quella attuale.
Al momento della modifica, compili il campo obbligatorio Motivo della modifica (per il tracciamento interno delle modifiche).
Comunichi ai clienti in anticipo le variazioni significative.
Dopo la pubblicazione di una nuova versione, verifichi il modulo di prenotazione pubblico.
Firma della liberatoria durante la prenotazione
Se una liberatoria è attiva, il cliente conferma il proprio consenso e compila i dati richiesti, inclusa la firma digitale, durante il processo di prenotazione.
Il cliente ha una firma attuale
La prenotazione prosegue normalmente, senza alcun blocco.
Il cliente non ha una firma attuale
Il sistema chiede di completare e firmare la liberatoria. La prenotazione non può essere conclusa finché questo passaggio non è completato.
Deroga dal pannello di amministrazione — creare una prenotazione per conto del cliente
Quando si crea una prenotazione dal pannello di amministrazione, può capitare che il cliente non abbia firmato la versione attuale della liberatoria. In tal caso il modulo di prenotazione mostra Il cliente non ha firmato la liberatoria attuale. Inserisca un motivo nel campo di testo e clicchi su Confermi la deroga per procedere. Il pulsante resta inattivo finché non inserisce un motivo.
Quando utilizzare la deroga
Situazioni operative eccezionali (ad es. una prenotazione telefonica dell'ultimo minuto).
Il cliente ha già dato il consenso tramite un altro canale e la firma verrà aggiunta successivamente.
Quando non utilizzare la deroga
Come scorciatoia abituale al posto della firma effettiva.
Se non si è certi delle implicazioni legali o operative.
Importante: Utilizzare la deroga significa procedere consapevolmente con la prenotazione senza una firma attuale sulla liberatoria.
Dove vedo le risposte che i clienti hanno dato nella liberatoria? Posso esportarle?
Può consultare la liberatoria del partecipante firmata da ciascun cliente, comprese le risposte ai campi del modulo, in due punti:
Clienti › colonna Liberatoria del partecipante: clicchi sull'icona dell'occhio accanto a un cliente che ha firmato la versione attuale.
Dettaglio del cliente › Stato della liberatoria: la liberatoria firmata attuale e, in Storico, le versioni precedenti.
La finestra Liberatoria firmata mostra le risposte in Informazioni inviate, insieme alla firma. Clicchi su Scarichi il PDF per salvare quella singola liberatoria firmata. La colonna e la sezione compaiono solo finché è attivo Richiedere ai clienti di compilare questo modulo.
Le risposte della liberatoria non si possono filtrare né esportare in blocco. L'elenco clienti mostra solo se un cliente ha firmato la versione attuale, e né l'esportazione dei clienti (Scarica file CSV) né l'esportazione dei partecipanti di una lezione contengono le risposte della liberatoria. Quindi, se aggiunge alla liberatoria una casella per la newsletter, non può ottenere l'elenco dei clienti che l'hanno selezionata. Per il consenso alla newsletter usi invece il consenso marketing integrato, che può filtrare ed esportare (veda Scarichi i Suoi contatti Zenamu come file CSV).
Problemi comuni e soluzioni
"La prenotazione non si completa"
Verifichi che il cliente abbia firmato la versione attuale della liberatoria e che tutti i campi obbligatori siano compilati.
"Il cliente ha già firmato, ma il sistema chiede di nuovo la firma"
Probabilmente è stata pubblicata una nuova versione del modello. Una firma su una versione precedente non vale come firma su quella attuale.
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