Tags en notities op klantprofielen dienen verschillende doelen, maar worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Dit artikel helpt u te kiezen wanneer u wat gebruikt. Het gaat over de onderdelen Tags (labels) en Notities in het klantdetail. Het gaat niet over de Interne notitie bij een afspraakboeking; die hoort bij die ene boeking (zie Afspraken: het boekingsdetail stap voor stap).
Het kernverschil
Tag — een kort kenmerk om klanten te categoriseren en snel te filteren (bijv. VIP, zakelijke klant, prospect). Boekt een klant een les, cursus of evenement met tags, dan voegt Zenamu die tags automatisch aan de klant toe.
Notitie — een gedetailleerde aantekening bij een klant: communicatiegeschiedenis, individuele afspraken, specifieke wensen. Antwoorden op Extra vragen voor nieuwe klanten worden na de eerste boeking ook automatisch aan de notities van de klant toegevoegd.
Waar voeg ik tags en notities toe aan een klant?
Klik in de zijbalk op Klanten en klik op de klant om het klantdetail te openen.
Tags: klik in het onderdeel Tags op de knop +. Typ de naam van de tag (bestaande tags worden voorgesteld terwijl u typt), kies een kleur en klik op Opslaan.
Notities: klik in het onderdeel Notities op de knop +. Vul in het venster Notitie toevoegen het veld Notitie in, kies bij Type voor Informatie of Let op en klik op Opslaan.
Wilt u klanten met een bepaalde tag vinden, filter dan de kolom Tags in de klantenlijst. Op notities kunt u niet filteren.
Best practices
Houd het aantal tags beperkt (idealiter 10–15 actieve tags).
Geef tags een korte naam — één of twee woorden.
Vermeld in notities een duidelijke context: wat is er gebeurd, wat is de volgende stap.
Veelvoorkomende scenario's
Ik wil snel klanten filteren voor opvolgcommunicatie
Gebruik een tag. Zo blijft het zoeken en segmenteren consistent voor u en uw collega's.
Ik moet operationele info over een klant doorgeven aan een andere docent
Gebruik een notitie. Schrijf een korte samenvatting van het besluit, de reden en de datum.
Belangrijk: Tags zijn voor categorisatie, notities zijn voor het vastleggen van context.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tags moet ik hebben?
Voor de meeste studio's werken 10–15 actieve tags goed. Meer dan dat wordt op den duur lastig te onderhouden.
Waar zet ik eenmalige informatie over een klant?
In een notitie, niet in een tag.
Kan ik tags en notities later bewerken?
Ja. In het klantdetail bewerkt u een notitie met het potloodpictogram of verwijdert u die met het prullenbakpictogram. Om een tag bij een klant te verwijderen, klikt u op het × van de tag. Een tag kunt u bij de klant niet hernoemen; verwijder de tag dan en voeg een andere toe.
Is een notitie hetzelfde als de interne notitie bij een boeking?
Nee. Notities horen bij de klant: ze staan in het klantdetail en gelden voor alle boekingen van die klant. De Interne notitie hoort bij één afspraakboeking: u schrijft die bij het aanmaken van de boeking met Boeking toevoegen in Individuele afspraken > Boekingen, en ze wordt getoond in het detail van die boeking. Ze wordt niet naar de Notities van de klant gekopieerd.
Gerelateerde artikelen