Este artigo trata das regras de cancelamento pelo cliente para cursos (sessões de reposição quando o cliente cancela a presença em uma sessão do curso dentro do prazo, e cancelamento do curso completo) e para eventos e workshops. Aulas avulsas e agendamentos seguem outra regra, o prazo de cancelamento e as taxas de cancelamento do cartão Aulas; veja Prazo de cancelamento e taxas de cancelamento para reservas de aulas e agendamentos.
O cliente cancela a presença em uma sessão do curso na própria conta, não na página do curso no seu horário público: em Meus cursos, ele clica em Cancelar ao lado da sessão e confirma com Cancelar presença (ou usa o ícone de lixeira em Minhas reservas), e isso só vale para uma sessão paga que ainda não começou. Eventos e workshops não têm taxas percentuais; os clientes só podem cancelar sozinhos a reserva de um evento quando Permitir cancelamento pelo cliente está ativado, e até o limite que você definir.
Como configurar sessões de reposição para cursos?
Vá em Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva e escolha Cursos.
Em Reposições, ative Permitir que os clientes ganhem reposições nos novos cursos. Os cursos que você criar a partir de agora começam com a opção Permitir obtenção de sessões de reposição ativada. Um curso existente mantém a própria configuração; para alterá-la, edite o curso e, na seção Reposições, ative Permitir obtenção de sessões de reposição.
No cartão Quando o cliente ganha uma reposição, defina o Prazo para cancelar com reposição: quanto tempo antes do início da sessão o cliente precisa cancelar a presença para ganhar uma reposição. Você pode informar o prazo em minutos, horas, dias ou semanas. Com 0, qualquer cancelamento até o início da sessão é considerado dentro do prazo. Um cancelamento dentro do prazo só dá direito a uma reposição se o curso permitir reposições e o cliente ainda não tiver atingido o limite de reposições do curso. Depois desse prazo, o cliente ainda pode cancelar, mas não recebe reposição. Esse prazo vale para todos os cursos com reposições e é independente do prazo de cancelamento das aulas avulsas, que fica no cartão Aulas.
No cartão Por quanto tempo a reposição é válida, escolha o Tipo de validade: Por um número definido de dias (informe o Número de dias; a validade é contada a partir da data da sessão em que o cliente cancelou a presença, e não do dia do cancelamento) ou Até o fim do curso (com Dias adicionais opcionais depois da última sessão do curso).
Em Outras opções padrão dos novos cursos, você pode definir o Máx. de reposições por cliente (disponível nos planos Expert e Ultimate e durante o período de teste) e ativar Permitir pagar sessões avulsas de um curso com reposição (o curso precisa ter a opção de preço Preço por sessão). As duas opções só definem o valor inicial dos novos cursos.
Clique em Salvar.
As reposições valem apenas para sessões de um curso que o cliente reservou inteiro. Se o cliente reservou uma única sessão do curso pelo Preço por sessão, essa reserva segue o prazo de cancelamento e as taxas de cancelamento das aulas avulsas e não gera reposição. Nenhum valor é reembolsado quando o cliente cancela a presença em uma sessão do curso: a compensação é a reposição.
Por que meu curso existente não gera reposições depois que mudei a configuração?
Permitir que os clientes ganhem reposições nos novos cursos (em Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva > Cursos) só define o valor inicial dos cursos criados a partir de agora. Um curso que você já tem mantém a própria configuração. Para alterá-la, edite o curso e, na seção Reposições, ative Permitir obtenção de sessões de reposição. O mesmo vale para Outras opções padrão dos novos cursos (Máx. de reposições por cliente e Permitir pagar sessões avulsas de um curso com reposição). Um curso criado com Usar como modelo recebe essas configurações do curso de origem, em vez das opções padrão. Nos planos Expert e Ultimate e durante o período de teste, ele também recebe a Validade das reposições do curso de origem. Ao contrário dessas opções padrão, os dois cartões também valem para os cursos existentes: o Prazo para cancelar com reposição do cartão Quando o cliente ganha uma reposição vale para todos os cursos com reposições, novos e existentes. A validade do cartão Por quanto tempo a reposição é válida vale para os novos cursos e para todos os cursos que têm a opção Usar a configuração padrão selecionada em Validade das reposições, na seção Reposições. Os cursos com a opção Definir para este curso mantêm a própria validade. Você pode alterar os dois cartões mesmo com a opção Permitir que os clientes ganhem reposições nos novos cursos desativada.
Você pode alterar a opção Permitir obtenção de sessões de reposição de um curso em qualquer plano. O campo Número máximo de reposições e a opção Definir para este curso na validade das reposições estão disponíveis nos planos Expert e Ultimate do Zenamu e durante o período de teste. Nos outros planos, essas configurações ficam desativadas. Um curso que já tem validade própria exibe essa validade somente para leitura, e você pode mudá-lo para Usar a configuração padrão.
Como o cliente cancela a presença em uma sessão do curso e usa a reposição?
O cliente deve ter uma conta no sistema de reservas
Para que seus clientes usem o sistema de reposição, eles precisam ter sua própria conta no sistema de reservas. Sem ela, o sistema não consegue gerenciar as reposições, exibir saldos e datas de validade.
O cliente entra na conta e abre Meus cursos, clica em Cancelar ao lado da sessão e confirma com Cancelar presença, ou clica no ícone da lixeira ao lado da sessão em Minhas reservas. O cliente faz isso pela própria conta, e não pela página do curso no seu horário público.
Após confirmar, o cliente recebe um e-mail informativo. Se ele cancelou dentro do Prazo para cancelar com reposição das configurações de reposição, o curso permite reposições e o cliente ainda não atingiu o limite de reposições do curso, a página principal mostra que ele tem direito a uma sessão de reposição. Caso contrário, a presença é cancelada sem reposição.
Depois, o cliente pode usar a sessão de reposição em qualquer aula ou sessão de curso que permita pagamento com reposições, clicando em Reservar e selecionando Reservar usando uma reposição. O pagamento com reposições vem ativado por padrão nas aulas novas; você pode desativá-lo com Permitir pagamento com sessões de reposição, nas Configurações avançadas de reserva da aula. Em um curso, use Sessão – permitir pagamento com uma reposição, na seção Reposições; os novos cursos recebem o valor padrão de Permitir pagar sessões avulsas de um curso com reposição em Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva > Cursos. Mais detalhes em Sessões de reposição: obtenção, uso e validade.
Políticas de cancelamento para workshops e eventos
Os clientes podem cancelar sozinhos a reserva de um workshop, desde que você permita. Vá em Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva, escolha Eventos / Workshops e ative "Permitir cancelamento pelo cliente". Depois preencha "Antecedência para cancelar o evento" — com o prazo em 0, o cliente pode cancelar a qualquer momento até o início do evento. Você pode informar o prazo em minutos, horas, dias ou semanas.
O que você definir aqui passa a valer como padrão para os workshops criados daqui em diante, e cada workshop pode substituir esse padrão nas próprias configurações. Assim, um único evento com prazo mais rígido não obriga você a mudar a regra para todo o resto.
Workshops não têm taxas de cancelamento em porcentagem. Antes do prazo final, o cliente recebe tudo de volta. Quando o cancelamento pelo cliente está desativado, o cliente vê uma mensagem pedindo que entre em contato com o estúdio. Depois do prazo final, uma reserva paga com cartão ou PayPal não pode ser cancelada online, e o cliente é orientado a entrar em contato com o estúdio. Uma reserva paga com créditos, entradas, um plano do cliente ou uma reposição ainda pode ser cancelada depois do prazo final, mas nada é devolvido. Reservas pagas por transferência bancária ou em dinheiro sempre precisam ser canceladas e reembolsadas por você.
Você sempre pode cancelar a reserva de um cliente pelos detalhes do workshop no painel de administração. Ao cancelar, o sistema vai perguntar como tratar o reembolso (devolver créditos, devolver entradas, marcar como não pago etc.).
Cancelamento do curso completo pelo cliente
Uma coisa é o cliente cancelar a presença em uma sessão do curso; outra é cancelar a reserva do curso inteiro, que tem uma configuração própria. Você a encontra no mesmo lugar: Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva, em Cursos. Ative "Permitir o cancelamento do curso completo" e defina "Antecedência para cancelar o curso". Com o prazo em 0, o cliente pode cancelar o curso completo a qualquer momento até o seu início. O que você definir aqui passa a valer como padrão para os novos cursos; os cursos existentes mantêm suas configurações. Cada curso também tem a sua própria cópia dessas configurações no formulário do curso, em Configurações avançadas de reserva.
O cliente que cancela o curso completo antes do prazo final recebe o reembolso integral. Com essa configuração desativada, ou depois do prazo final, o cliente precisa combinar o cancelamento diretamente com você. Um curso pago por transferência bancária ou em dinheiro sempre precisa ser cancelado e reembolsado por você.
Cursos também não têm taxas de cancelamento em porcentagem. Se o cliente cancelar a presença em uma única sessão do curso dentro do prazo, isso é resolvido com as sessões de reposição, como descrito acima.