Este artigo trata das regras de cancelamento pelo cliente para cursos (sessões de reposição por uma sessão perdida e cancelamento do curso completo) e para eventos e workshops. Aulas avulsas e agendamentos seguem outra regra, o prazo de cancelamento e as taxas de cancelamento; veja Prazo de cancelamento e taxas de cancelamento para reservas de aulas e agendamentos.
Como configurar sessões de reposição para cursos?
Vá em Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva e escolha Cursos.
Em Reposições, ative Permitir acumular reposições.
Preencha Direito a reposição: quanto tempo antes do início da sessão o cliente precisa justificar a ausência para receber uma reposição? O valor 0 significa que o cliente recebe uma reposição sempre que justificar a ausência antes do início da sessão. Depois desse prazo, o cliente ainda pode justificar a ausência, mas não recebe reposição.
Escolha a Validade padrão das reposições para cursos: Por um número definido de dias (contados a partir da data da sessão perdida) ou Até o fim do curso (com um Prazo de tolerância após o término do curso (dias) opcional).
As reposições valem apenas para sessões de um curso que o cliente reservou inteiro. Se o cliente reservou uma única sessão do curso pelo Preço por sessão, essa reserva segue o prazo de cancelamento e as taxas de cancelamento das aulas avulsas e não gera reposição. Nenhum valor é reembolsado quando o cliente justifica a ausência em uma sessão do curso: a compensação é a reposição.
Por que meu curso existente não gera reposições depois que mudei a configuração?
Permitir acumular reposições e Validade padrão das reposições para cursos são valores padrão para cursos recém-criados. Um curso que você já tem mantém as próprias configurações. Para alterá-las, edite o curso e abra a seção Reposições: Permitir obtenção de sessões de reposição, Número máximo de reposições e Validade das reposições para este curso.
Esses controles de cada curso estão disponíveis nos planos Expert e Ultimate do Zenamu e durante o período de avaliação. Nos outros planos eles ficam desativados, e cada curso mantém a configuração que recebeu ao ser criado.
Como o cliente justifica a ausência em uma sessão do curso e usa a reposição?
O cliente deve ter uma conta no sistema de reservas
Para que seus clientes usem o sistema de reposição, eles precisam ter sua própria conta no sistema de reservas. Sem ela, o sistema não consegue gerenciar as reposições, exibir saldos e datas de validade.
O cliente entra na conta e abre Meus cursos e clica em Justificar ausência na sessão, ou clica no ícone da lixeira ao lado da sessão em Minhas reservas. O cliente faz isso pela própria conta, e não pela página do curso no seu horário público.
Após confirmar, a página principal exibirá a informação de que o cliente tem direito a uma sessão de reposição, e ele também receberá um e-mail informativo.
Depois, o cliente pode usar a sessão de reposição em qualquer aula ou sessão de curso que permita pagamento com reposições, clicando em Reservar e selecionando Reservar usando uma reposição. O pagamento com reposições vem desativado por padrão em cada aula. Você o ativa com Permitir pagamento com sessões de reposição, nas Configurações avançadas de reserva da aula, ou com Aula – permitir pagamento com uma reposição, na seção Reposições do curso. Mais detalhes em Sessões de reposição: obtenção, uso e validade.
Políticas de cancelamento para workshops e eventos
Os clientes podem cancelar sozinhos a reserva de um workshop, desde que você permita. Vá em Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva, escolha Eventos / Workshops e ative "Permitir cancelamento pelo cliente". Depois preencha "Prazo final para cancelar: quanto tempo antes do início?" — com o prazo em 0, o cliente pode cancelar a qualquer momento até o início do evento. Você pode informar o prazo em minutos, horas, dias ou semanas.
O que você definir aqui passa a valer como padrão para os workshops criados daqui em diante, e cada workshop pode substituir esse padrão nas próprias configurações. Assim, um único evento com prazo mais rígido não obriga você a mudar a regra para todo o resto.
Workshops não têm taxas de cancelamento em porcentagem. Antes do prazo final, o cliente recebe tudo de volta. Quando o cancelamento pelo cliente está desativado, o cliente vê uma mensagem pedindo que entre em contato com o estúdio. Depois do prazo final, uma reserva paga com cartão ou PayPal não pode ser cancelada online, e o cliente é orientado a entrar em contato com o estúdio. Uma reserva paga com créditos, entradas, um plano do cliente ou uma reposição ainda pode ser cancelada depois do prazo final, mas nada é devolvido. Reservas pagas por transferência bancária ou em dinheiro sempre precisam ser canceladas e reembolsadas por você.
Você sempre pode cancelar a reserva de um cliente pelos detalhes do workshop no painel de administração. Ao cancelar, o sistema vai perguntar como tratar o reembolso (devolver créditos, devolver entradas, marcar como não pago etc.).
Cancelamento do curso completo pelo cliente
Justificar a ausência do cliente em uma sessão do curso é uma coisa; cancelar a reserva do curso inteiro é outra, e tem uma configuração própria. Você a encontra no mesmo lugar: Configurações > Reservas e regras > Cancelamento de reserva, em Cursos. Ative "Permitir o cancelamento do curso completo" e defina "Prazo final para cancelar o curso: quanto tempo antes do início do curso?". Com o prazo em 0, o cliente pode cancelar o curso completo a qualquer momento até o seu início. Cada curso também tem a sua própria cópia dessa configuração no formulário do curso.
O cliente que cancela o curso completo antes do prazo final recebe o reembolso integral. Com essa configuração desativada, ou depois do prazo final, o cliente precisa combinar o cancelamento diretamente com você. Um curso pago por transferência bancária ou em dinheiro sempre precisa ser cancelado e reembolsado por você.
Cursos também não têm taxas de cancelamento em porcentagem. A falta em uma única sessão é resolvida pelas sessões de reposição, como descrito acima.