O documento de pagamento é criado no momento em que o pedido é pago. Só então ele recebe o número da série de numeração, a data de emissão e, nas faturas, a data do fato gerador. Esses três valores nunca mudam depois, nem quando você edita ou cancela o pedido mais tarde.

Funciona da mesma forma em todos os métodos de pagamento. Com cartão e PayPal, o documento fica disponível quase imediatamente após o pagamento. Com transferência bancária ou pagamento no local, ele aparece quando você concilia o pagamento com o seu banco ou o registra no pedido com Registrar pagamento.

O Zenamu só emite documentos quando Emitir comprovantes de pagamento está ativado em Configurações, seção Pagamentos, e o seu plano permite isso. Sem essa configuração, os pedidos funcionam exatamente da mesma forma, só não têm documento.

Enquanto o pedido não está pago, não existe documento nenhum, apenas uma solicitação de pagamento. O cliente recebe um e-mail com os dados bancários, a referência de pagamento e a data de vencimento. Uma solicitação de pagamento não tem número de documento e não entra na contabilidade. É só uma instrução para pagar.

A data de vencimento aparece nesse e-mail, e o Zenamu conta o prazo a partir do momento em que o pedido foi criado. Ela nunca é posterior ao início da sessão que o cliente reservou. Quando a data de vencimento passa, o Zenamu não cancela o pedido sozinho. Essa decisão é sua.

Se o seu estúdio emite documentos, o e-mail também avisa o cliente de que ele pode baixar o documento nos detalhes do pedido assim que o pagamento chegar.

A fatura traz o número da fatura, a data de emissão, a data do fato gerador e a data do pedido.

A data de emissão é o dia em que o pedido foi pago. A data do pedido é o dia em que o pedido foi criado, ou seja, quando o cliente reservou ou comprou. Em reservas pagas depois, essas duas datas são diferentes, e isso está correto.

A data do fato gerador pode ser anterior à data de emissão, por exemplo quando o cliente participa da sessão antes de o pagamento ser capturado. O Zenamu só cria o documento depois que o pagamento é realmente capturado, então a data de emissão nunca se baseia em uma simples autorização do cartão.

O recibo, que é o documento emitido pelos estúdios que não são contribuintes de IVA, mostra o número do recibo, a data do pedido e o número do pedido. Ele não tem data do fato gerador e, ao contrário da fatura, também não mostra a data de emissão, embora você continue vendo essa data nos detalhes do pedido.

No painel de administração, abra Pedidos, clique no pedido e os detalhes mostram o número do documento, a data de emissão e a data do fato gerador. O cliente vê os mesmos valores nos detalhes do pedido na conta dele.

Enquanto o pedido não está pago, essas linhas não aparecem, porque o documento ainda não existe.

Quando você edita um pedido que já tem documento, o Zenamu avisa que a alteração vai aparecer no documento. O número e a data de emissão não mudam.

Um pedido não pago não tem documento, então cancelá-lo não emite nada. Ele também não consome nenhum número da série, então não fica nenhuma lacuna na sua numeração.

Quando o dinheiro volta para o cliente, o Zenamu emite um documento de correção que faz referência à fatura ou ao recibo original. O documento em si tem o título Documento de correção, ou Correção de recibo quando o original era um recibo, enquanto o botão nas ações do pedido se chama Baixar comprovante de cancelamento. A data de emissão é o dia do cancelamento, e o documento original continua inalterado.

Quando nada volta para o cliente, por exemplo com uma taxa de cancelamento de 100%, nenhum documento de correção é criado e o documento original continua válido.

Você baixa um documento avulso nos detalhes do pedido. Para pegar um mês inteiro de uma vez, abra Pedidos e depois Documentos emitidos, onde você pode exportar um PDF único ou um ZIP com PDFs separados. Estúdios na República Tcheca e na Eslováquia também recebem ali o ISDOC e o Pohoda XML.

A exportação de pedidos tem uma coluna Data de emissão ao lado da data do pedido e da data do pagamento.

A exportação ISDOC e Pohoda XML também contém faturas de pedidos que foram cancelados depois, junto com o documento de correção correspondente. Se você já tinha exportado um período anterior e o seu contador lançou alguns documentos à mão, confira depois de uma nova exportação se nada foi lançado duas vezes. Documentos que você já baixou não mudam.

Quando você registra o pagamento depois e informa uma data de pagamento anterior, o documento recebe a data de emissão do dia em que você registrou o pagamento e a data do fato gerador do próprio pagamento.

Na virada do ano, isso significa que o documento recebe um número da série do ano novo, mesmo que a data do fato gerador ainda caia em dezembro. Se você precisar do documento na série antiga, registre o pagamento antes de o ano terminar.

Antes, as faturas recebiam o número e a data de emissão já na criação do pedido, e a data do fato gerador só era preenchida depois do pagamento. Pedidos pagos mais tarde geravam, assim, faturas com data de emissão anterior à data do fato gerador. Não alteramos essas faturas retroativamente, porque um documento emitido nunca é renumerado nem tem a data alterada. Este artigo serve como explicação de onde vem a diferença.

Pedidos não pagos que foram cancelados ficaram com o número que tinham recebido na época, então pode haver números não usados na série. Não os renumeramos nem emitimos documentos de correção para eles. Enviamos a lista dos números não usados do seu estúdio quando você pedir, é só escrever para o suporte.

Pedidos que foram numerados segundo o comportamento antigo e ainda estão esperando pagamento mantêm o número. A data de emissão e as linhas do documento aparecem nos detalhes do pedido no dia em que o cliente pagar.